苏泊尔CIO王波:规范数百个流程 应用管理升级

标签:CIO企业管理苏泊尔IT流程

访客:25145  发表于:2012-08-31 08:37:59

有这样一个企业:从浙江东部沿海的玉环县走出来,产品覆盖了全国及东南亚等市场,炊具产品位于国内市场第一,它就是浙江苏泊尔股份有限公司(下称苏泊尔)。

目前,苏泊尔是中国最大、全球第二的炊具研发制造商、中国厨房小家电领先品牌。苏泊尔拥有炊具、小家电、大家电、海外4个事业部,在杭州、玉环、绍兴、武汉和越南建立了5大研发制造基地,有1万多名员工。

苏泊尔从公司总部、事业部到基地的三层体系结构,包含了采购、生产、发货、仓储、销售、市场等各类业务,如何高效地管理其IT应用系统,成为企业CIO必须面对的问题。8月22日,苏泊尔IT总监王波就公司的应用管理优化问题接受了记者的采访。

T+1的报表系统

“我刚来苏泊尔的时候,公司的管理会大约要到每个月的12日至15日才能开。”王波告诉记者。苏泊尔尽管早就进行了SAP部署,但是由于没有统一的流程和规范,而且手工操作的项目过多,导致报表的数据汇总速度慢,准确度不高,直接影响了高层的分析与决策。

早在2009年,苏泊尔就意识到了其中存在的问题。由于前期各个基地的SAP部署都是独立进行的,很多流程不同,导致了汇总的数据并不一定符合实际情况。王波举例:“比如成本分摊,这个基地可能将费用记在某个科目,而另一个基地可能就记在了另一个科目上。”为了获得准确的数据、支持公司高层的分析决策,也为了让SAP发挥其应有的作用,经过一年多公司各个层面的调研和论证,苏泊尔决定进行SAP优化。

王波介绍,之前,根据业务的不同,短则一两天,多则四五天,才能出一个快报。所以,总部看到快报,就是月结七八天之后的事情了。

“快报只是显示一些关键的指标,如收入、毛利、净利润率等,更为细化的指标还是出不来。”王波介绍,“所谓T+1,就是在月结的第二天就能够实现结账。通过实施SAP优化项目,现在第一天结账,第二天就能出快报。”

“公司管理会现在可以提前至每月的6日至8日召开。”王波说。项目的优化直接带来提速,大大提升了出报表效率和公司的管理水平,公司上下也都对这样的效果赞许有加。

规范数百个流程

负责苏泊尔项目的IBM全球企业咨询服务部大中华区咨询经理何勇向记者介绍,苏泊尔的项目非常务实,有明确的目标,这也是项目成功实施的关键。

王波介绍,项目的实施有三个关键目标,一是建立快速的报表系统,二是统一标准,三是进行财务等业务流程方面的规范,在基地层面做了局部优化。王波的目标很明确,就是要提高应用系统的效率和数据的准确度。

基于不准确的数据进行统计分析,没有任何意义。所以,数据的准确性是关键。而原先流程中的手工操作数据太多,管理口径不统一,会计科目调整不规范,是造成数据不准确的重要原因。IBM协助苏泊尔进行了大量的优化工作,例如将内部单证由系统生成并输出,系统自动报关分票等,避免了手工区分进料加工及手册号进行报关分票容易产生的错误,减轻了工作人员的工作量,还提升了效率。

此外,统一的标准和规范的流程是项目实施的重要组成部分。苏泊尔在全国各地及海外都拥有基地,统一的标准和规范的流程才能使公司业务有效的协同。王波介绍,在业务流程规范上,涉及到采购、询报价、存货、制造、财务、管理等各个方面,杭州和绍兴基地每个有100多个流程,玉环和武汉基地各有近100个流程。特别是财务流程,王波介绍各个基地的23个财务流程是百分之百一致的,因为财务涉及公司的经营数据和管理指标,也是每月财务报表的基础。

规范基地的业务流程的同时,王波的团队和IBM结合基地的实际业务需求,做了很多优化工作。例如苏泊尔的炊具产品,有很多外形相似但属于不同的品类,在人工出货的时候差错率很高。王波就为武汉基地实现了条码扫描,通过交货单的条码扫描控制出货,扫描不准确不允许出货,这样使得武汉基地目前的出货准确率达到99%以上。通过优化,项目还使玉环基地的半成品库存量得到有效降低,周转率提高;玉环、武汉物料编码数量大幅下降,并消除了一物多码现象。


业务重心由基地转向事业部

在王波看来,苏泊尔的各个事业部才是业务的核心。虽然基地肩负着采购、生产、发货等供应链业务,但是事业部负责市场、销售等环节。业务的核心,也应该是企业信息化的核心。

何勇认为该项目的另一个重要意义,就是将很多业务应用从基地层面上升到事业部层面,达到了业务及组织结构转型的目的。“苏泊尔以前的应用都是以基地为侧重,而现在例如财务、销售等业务开始向事业部集中。”何勇补充道,“能够实现这种应用的迁移与集中,一方面因为IBM在该项目中做了大量的工作,另一方面也因为SAP的灵活性能够提供很好的支撑。”

“如果IT部门没有为核心业务做些事情的话,这个IT部门是失职的。”王波说,“在进行流程优化过程中,我们专门为事业部做了一些流程,例如收入确认、订单、开票等等。”

现在,苏泊尔已经开始部署BI和CRM,这些都是专门为事业部和高层提供业务支撑的IT系统。王波认为,BI和CRM都要以SAP的数据为基础,苏泊尔的BI目前使用情况比较理想,就是因为SAP优化项目为其打下了坚实的基础,提供了准确可靠的数据。基于成功的SAP优化,目前在BI中可以实现销售日报、损益日报、毛利日报等各类报表,支持用户实时的分析与查看。

结果导向型的项目

王波介绍,这个SAP优化项目是非常明确的结果导向型项目,在一开始就有明确的目标和指标。经过一年多的调研,苏泊尔选择与IBM合作,一方面因为IBM有着专业的方法论和能力,另一方面也因为IBM具有的专业精神。

据了解,苏泊尔SAP优化项目自2011年2月开始,一期于2012年1月上线,二期于2012年4月上线。2012年7月,苏泊尔对该项目进行了验收。这时,一期项目已经运行了6个月,二期项目运行了3个月。王波介绍,在验收时由公司的财务部门牵头,对项目进行了审计。最后,通过试用、审计和验收,公司认为项目达到了预期的效果。

何勇认为,由于苏泊尔在行业内处于领先地位,之前没有类似的案例,同时苏泊尔方面对项目的把控非常精细和严格,所以该项目的成功实施是一个很好的案例,可以供其他企业参考借鉴。

应用管理将越来越重要

目前很多企业进行了ERP系统的建设,但随着公司的发展和业务的拓展,ERP体系不能满足当前的企业需求,需要对这些应用进行管理和优化的情况并不在少数。

苏泊尔SAP优化项目,属于IBM的应用管理服务(AMS)类别。应用管理服务正是应对当前企业的应用越来越多,IBM为企业提供的高效服务。IBM全球企业咨询服务部大中华区应用管理服务部合伙人凃松柏介绍,应用管理服务是从应用出发,从需求模型建立开始,到应用开发,一直到后面维护,涵盖整体应用生命周期,形成整个的应用维护。它包涵了应用服务的管理、技术应用的管理和技术平台的不断更新等。

凃松柏介绍,在成熟市场里,企业IT预算的65%用于运营,新的应用开发只占到21%,而中国企业用户在运营上花费的IT预算目前只占据40%左右。可见,随着企业信息化水平的不断提高,应用的不断增多,在应用管理和运营上的投入必然会越来越多。毕竟,只有实际的应用才有真正的价值。

凃松柏的观点或许会在越来越多的企业那里得到验证。王波介绍,SAP优化项目覆盖了苏泊尔的大部分业务,但是,未来苏泊尔仍然有类似的工作要做,例如在海外事业部、其他控股公司等等。

“做之前一定要找准它的痛点。”王波说,“如果能够产生实际的效果,我们就会去做。”

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