浅析高端ERP选型的四大阶段

标签:ERP业务流程

访客:23304  发表于:2012-04-05 10:52:24

高端ERP选型一直是摆在大型企业集团CIO面前的关键难题。这种困难来自于两方面:第一,没有一套合适、可操作性强的高端ERP选型方法论做指导;第二,没有合适的辅助选型工具。CIO们因此而非常苦恼,因为ERP选型工作费时费力,无论是CIO们自己还是ERP提供商,都为此付出高昂的成本。在很多有经验的CIO看来,更为麻烦的是,用户被厂商误导,导致选择了不合适的ERP产品或ERP厂商。选型失败,必然导致整个ERP项目的失败。本文主要介绍高端ERP选型方法论的基本框架。

目前,高端ERP产品在中国市场已经比较成熟。但企业对于ERP软件的选型仍然存在很多问题,没有找到一套科学、实用的方法论。

通过对多个案例的剖析,作者总结了一套高端ERP选型方法论。该方法论包含四个阶段,即评估需求、确定ERP重点厂商名单、确定ERP产品短名单、评估与招标等四个阶段,在每个阶段都给出具体的工具内容和阶段工作成果。

一、评估需求

评估需求是企业确定进行ERP软件选型所需要做的第一步,也是最重要的一步。这个阶段的输出结果是“企业ERP需求分析报告”。

评估需求的主要内容是企业在ERP软件选型前,对于自身所属行业、经营状态、发展规模、主营业务等进行的全面分析与评估。一般而言,对于企业自身的评估需要重点侧重企业的发展战略、企业组织结构和企业业务流程三方面,并根据对以上方面的客观评估得出符合企业当前需求和发展规划的IT系统建设需求,并根据需求制定相应的信息化和ERP软件策略。

从评估方式而言,可分为企业自主评估,厂商评估,以及第三方评估三种方式。其中自主评估对自身需求比较了解,但评估专业性欠缺;厂商评估能够很好的根据厂商需求提出产品的功能设计,但公正性欠缺;第三方评估能够做到专业、公正,成本相对较高。综合考虑,依据评估需求的重要性和企业的自身实际情况,最好能采用第三方评估。

另外,研究小组发现,企业在需求评估过程中,经常出现三种误区。第一,评估内容有的不全面,有的没有重点。研究小组认为,评估需求要注意全面性,ERP是会涉及企业经营管理的各个方面,因此,评估时不能缺少某一方面的需求;但在保证全面性的同时,企业还容易犯另外一个错误,即忽视企业的关键与重点需求。企业最需要通过ERP软件解决什么问题,这一定要分清楚。一般而言,要列出三个企业最关注的问题。第二,评估需求时要注意结合企业当前与未来的需求。很多企业往往忽视未来的需求。第三,评估需求时也应注意确认项目预算量级,以及项目需求级别。如是百万元级的投入还是千万元级的投入,是部门级的需求还是企业级的需求。这些一定程度上都能够提高选型效率,节约成本。

二、确定ERP重点厂商名单

确定ERP重点厂商名单是指企业在做完需求评估之后,首先通过对当前市场上的ERP软件产品提供商进行初步的筛选和比较,确定重点考察的厂商名单的过程。研究小组建议,此阶段应该对10家左右的ERP厂商进行考察与评估,最终确认的厂商名单在5家左右为宜。企业可以通过本次研究给出的高端ERP选型辅助工具——《高端ERP软件厂商选型指标》对ERP软件厂商进行评分和定位,从而高效地确定5家左右的重点ERP厂商名单。更重要的是,通过《高端ERP软件厂商选型指标》评估出来的厂商,都是和企业需求相应的、最有实力的品牌厂商。选择其中任何一家品牌,都可以满足企业现在和未来的发展需要。这个阶段的输出结果是:给出所评估厂商的分析报告,并确定5家左右的候选名单。

从具体执行而言,确定ERP重点厂商名单的环节可以分为如下步骤:

1、圈选ERP软件厂商

可以通过桌面研究的方式,圈选当前市场上活跃的ERP产品提供商。并从公开信息资料初步了解这些厂商的基本素质、市场份额、系列产品、以及服务支持等相关信息。

2、厂商评分

企业根据自身需求评估过程中确定的IT建设需求,通过高端ERP选型工具——高端ERP软件厂商选型指标对ERP软件厂商进行评分和定位,然后根据权重计算公式给ERP厂商打分。

3、确定重点厂商名单

选取得分前五名的厂商,作为ERP选型的重点考核对象。

三、确定ERP产品短名单

在确定ERP重点厂商名单之后,企业需要进一步了解这些重点厂商所提供的ERP产品,并结合自身需求,选择适合出自己的ERP软件产品,作为最终招标的重要考察对象。研究小组建议,此阶段名单以3家以内为宜。企业可以通过本次研究给出的高端ERP选型工具——高端ERP产品选型指标对具体的ERP软件产品进行评分和定位,从而高效确定最终参加招标的ERP产品名单。这个阶段的输出结果是:给出这5家厂商的评估分析报告,并确定参加招标的3家厂商名单。

从具体执行而言,确定ERP产品短名单的环节可以分为如下步骤:

1、选择ERP产品

根据已经确定的5家左右的ERP重点厂商名单,选择出其对应的高端ERP产品,并深入了解这些产品的功能与深度、平台与架构、易用性等方面的相关信息。

2、产品评分

根据自身的行业性和业务需求,通过高端ERP选型工具——高端ERP产品选型指标对每款ERP产品进行评分和定位,然后根据权重计算公式给出打分。

3、确定产品短名单

选取得分前三名的产品及其相应的提供商,作为最终的参加评标对象。

四、招标

在确定最终参加招标的短名单之后,企业可以根据自己所掌握的情况进行标书的撰写与发放,并根据标书进行ERP软件的专门招标。通过评估与招标等商务流程,最终确定ERP软件的合作伙伴,完成选型。本阶段的输出结果是:完成招标分析报告,确定最终选择的ERP厂商和相应的产品。

从具体执行而言,企业实施ERP项目招标的环节可以分为如下步骤:

1、撰写与发布标书

根据需求报告和前期的ERP厂商与产品评估分析报告,撰写ERP项目招标书。将招标书在相关媒体或自己网站上进行公布,同时向3家短名单厂商发出投标邀请。

2、成立招标专家委员会

邀请业内在ERP、信息化领域具有深厚经验的专家参加评标。专家人数一般在5~9人为宜。

3、召开评标会

收到厂商们提交的标书、成立评标的专家委员会后,在合适的时间召开评标会,根据评标会的评估结果,最终确定合作的ERP厂商。

研究小组建议,在评估专家选择时,需要考虑专家擅长的领域、专家知识的时效性等方面;在招标时的评分指标确认时,则可以主要考虑商务方面的要求,以及厂商现场的发挥。

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