中小企业未雨绸缪应BYOD之变

标签:业务流程安全存储

访客:10963  发表于:2012-07-02 09:39:30

最初,员工们带入办公室的个人设备只是智能手机,但是现在平板电脑已经成为很多企业员工随身携带的个人电子设备了。BYOD(Bring Your Own Device)即将员工自己的设备带入办公环节的时代已经到来。对于中小企业来说,BYOD可以作为企业在削减预算的同时保证员工能够快乐工作的好方法之一。允许员工将自己的电子设备带入办公环节是一个全新的尝试,这种方式对于企业运营的利弊,应该值得企业管理层好好考虑。

BYOD并不适合所有人

很多企业员工喜欢使用公司提供的手机和平板电脑处理办公事务。他们不喜欢使用自己购买的电子产品进行与工作有关的活动。相反,有些员工则宁可使用自己购买的设备来办公。

对于公司提供的设备感到不满,是那些使用自己设备的员工普遍具有的动机。其中一部分员工是因为更喜欢使用自己选择的设备,而另一些则是痛恨或鄙视公司提供的设备。还有一些员工的动机更简单,他们认为能随时使用相同的设备是最好的,这样就不必在工作时使用一部手机,下班后又使用另一部手机了。

在允许 BYOD前仔细权衡

企业在欣然接受员工将自己的电子设备带入办公环节的行为之前,应该仔细权衡这样做对于企业的利弊。允许员工在办公流程中使用自己的设备,需要实现制定明确的实施规范。虽然员工认为所使用的设备是他们自己的,但是BYOD状态是一个灰色区域。

在BYOD环境下,有两件事是需要企业雇主和员工都需要牢记的:设备属于员工,但是其中建立的任何与工作有关的内容属于企业。这看上去没什么问题,但是很多员工趋向于认为在自己的手机(或其它设备)上做的事情都是自己的事儿。事实上,任何信息,不论是文档、照片、记录或类似内容,只要是在办公环节中创建并与工作有关,均属于企业。

这一点应该在建立有关BYOD的规章制度前就清晰的对员工和雇主阐明。在第一个员工将第一个个人电子设备带入公司前,企业双方就都应该知道这其中的意义,以及哪些内容该属于谁。

当员工开始使用自己的设备处理工作内容时,不可避免的会出现将潜在的企业(或客户)敏感信息存储在个人设备上的情况。这就需要企业制定一个明智的策略来确保这些信息能够在个人设备中与在企业设备中一样得到妥善的保护。这也是要在企业允许员工自带设备前就要计划好的。

做好应对意外情况的准备

意外的事情总会发生的,因此人人都要为此做好准备。在我们周围,每天都在发生着手机被盗、丢失的情况,早晚有一天,被盗或丢失的就可能是涉及BYOD状态的设备。应该为员工详细的设计出一旦发生这种情况时的应对步骤,以及该何时实施这一系列应急步骤。

如果员工的个人设备能够通过远程指令擦除其中存储的内容,这将是一个不错的保密方案。目前很多手机平台都有支持这种功能的应用程序,企业应该将其作为BYOD设备的必备软件,在一开始就强制安装到员工的设备中。虽然设备是员工的(员工对设备负责),但其中存储的信息可能是企业的,因此企业需要对数据安全负责,也有权利要求员工安装保护数据的相关应用。

如何处理故障时间

如今的个人电子产品做工都不错,但也保不齐会出现这样或那样的故障。这意味着员工自己携带的设备具有不可预测的故障时间,以及由此会导致该员工不能正常参与工作。不论员工将故障手机交给周围的技术精英帮助维修,还是直接寄回原厂或维修中心进行修理,该设备都会有一段时间无法参与到日常工作。

因此企业可能需要准备一些临时设备供给员工在这种时期临时使用。虽然个人设备属于员工自己,但是企业也不希望看到由于设备处于维修中,导致员工在公司无事可做的情况。因此企业有必要准备一两个备用产品以便企业的日常业务能够顺利进行。

另外,对于返厂维修的情况,也同样会出现企业敏感数据保护的问题。因此企业应该针对这种情况制定出相应的应对措施,在设备送修之前将内部存储的企业数据进行妥善处理。

解决潜在的兼容问题

虽然很多人认为移动设备更适合于娱乐内容,但是也有不少人并不赞同这种观点。很多员工之所以想将自己心爱的设备带到办公室继续使用,很可能是因为他们已经在这些设备上建立了与工作有关的内容。因此,理解了这种情况,在制定企业的BYOD规章时就会更合理和全面。

作为企业管理者,你肯定不希望看到员工收到的文档或信息是无法阅读或处理的。因此,最好是用能够在各种平台上通用的文件格式,比如PDF或其它常规文档格式。搞清楚是用移动设备的员工能够接受哪些文件格式,会让工作变得更顺利。

企业在配备公司设备时都会选择官方应用程序,因此个人设备也应该是用这样的应用程序。这样才能让所有员工之间的业务流程是顺利的。

接纳BYOD是必然的趋势

上述问题绝对不是BYOD所带来的全部问题,而企业需要应对不断出现的新问题给出相应的解决方案。这对于企业来说是一个全新的管理领域,企业将会从中看到一个又一个意想不到的情况出现。.

因此,最重要的是企业双方,即员工和管理层,都要抱着认真负责的态度对待BYOD。在制定相关管理制度时不必过度强硬,因为毕竟这些设备是员工自己的,只要对设备中的数据进行妥善保护即可,这样才会造就快乐工作的员工。

来源:ZDNet

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