企业ERP实施中的“八大降险原则”

标签:ERP企业管理

访客:11918  发表于:2017-08-11 10:37:30

大多数企业管理ERP项目的失败不是发生在方案的设计阶段,而是在于ERP的实施阶段。ERP项目在实施过程中,会遇到种种的阻碍,遭受种种的风险。有些比较明了的风险,企业比较容易避免,但是,有些风险比较隐蔽,用户可能一开始还不能觉察。而往往这些风险才是企业ERP项目实施过程中最大的阻碍,稍微不小心,企业EPR项目就会以失败而告终。然而,很多企业引入的企业管理ERP系统效果并不明显,反而为其所累。怎样才能使一个动辄几十万,甚至几百万的ERP系统能顺利发挥作用呢?众所周知,中小企业在ERP实施过程中一直遇到挑战。如何实现快速实施并降低风险呢?下文笔者将根据其多年的实施和研究总结了八大实施原则,希望对准备实施ERP项目的企业有所帮助。

降险原则一:提前做好实施策略

首先、做好项目实施的总体规划。在项目开始实施前,首先要做好项目实施的整体计划,各分项目的实施都应在整体计划所划定的框架内进行,以保证整个项目实施的协调一致。企业在上ERP项目前必须清楚企业自身的现状,明确引入ERP项目的目的,这样选型和实施都会做到有的放矢。企业管理ERP实施与做板凳其实是一样的,不要总想得到最完美的。在确定本阶段实施ERP的具体目标和投入成本时,首先就要认识到万能的ERP是不存在的。千万不要被销售代表天花乱缀的承诺搞晕了头,你必须坚守己见,选择适合自己的、在行业内成功使用的ERP产品。

其次、充分利用企业现有的软、硬件资源。在保证项目整体先进、合理的前提下,尽量利用企业现有的软、硬件资源,根据企业现有的软、硬件状况,提供接口与企业的ERP系统集成,并且充分利用现有的数据,以避免重复劳动、给企业带来不在计划中的支出。

再次、企业管理ERP系统采用分步实施的策略。实施ERP这样一个大系统,涉及到人力、物力、财力的消耗都比较大,因此在遵循“满足需求、先进、科学、符合实情”原则的前提下,采用“总体规划、分步实施、重点突破、效益驱动”的实施策略是非常必要的。

第四、认真进行数据准备工作。企业管理ERP系统的运行依赖数据的准确、及时和完备。可以说数据准备工作是整个系统实施过程中头绪最多、工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易犯错误且错误代价极大的一项工作。所以一定要提早进行并认真对待。企业管理ERP系统试运行前的数据准备是一个相当繁琐的工作,是一个系统工程,它直接决定着企业实施ERP系统的成败。为此实施企业管理ERP系统的企业一把手和信息化负责人一定要做好有关数据准备的管理工作,同时有关参与人员也应该做好密切的配合工作,最终保证企业ERP系统的成功实施,并企业带来竞争力和经济效益。

最后、重视高层领导在项目中的作用。对于企业管理ERP项目需要解决高层面的生产和经营管理问题时,企业高层必须与项目保持十分密切的关系。比如需要解决库存控制、成本各项目和各阶段的控制、生产和投资决策等等对生产经营决策有重大影响的问题。如果对这样的层次需求企业高层重视不够或参与程度不够,会造成底层的互相扯皮推委,并且使一些问题的解决没有连续性,最后又推翻原来的解决方案。

降险原则二:合理安排项目组织机构

在整个项目的组织机构中,实施领导组、实施小组和软件公司项目组在整个项目的进展过程中,分别担负不同的责任和扮演不同的角色。具体地说,实施领导小组是以企业主管领导为首的决策机构,该机构应站在企业经营战略的高度,从计算机应用与企业经营管理的长远规划出发,提出企业管理信息系统的目标和要求。实施小组负责制订和下达分期项目实施计划,解决和协调实施过程中遇到的各类具体问题,定期向实施领导组汇报计划执行情况,指导各业务部门、车间的项目实施工作。软件公司项目组负责与用户实施小组共同制订项目实施的具体计划,对用户的管理人员进行培训,指导用户进行规范化的实施工作。

ERP系统的实施的成功与否,人的因素占很多比重。因为实施企业管理ERP,不仅是单纯掌握如何使用一套软件,而是要实现以计算机为工具的人机交互的管理系统。所以,在整个项目的实施中,对于项目实施人员的配置也变得尤为重要。

根据ERP专家的意见,项目实施人员应该由企业的总经理带队,副总经理和信息主管共同负责,生产各部门、各流程的业务主管,技术负责人共同实施。项目实施小组的组长应该由企业的高层领导担任,要有足够的权威,具备在各部门协调ERP项目实施的权力。

降险原则三:人的因素是第一位

企业管理ERP实施是一项艰巨而复杂的高技术工作,实施项目成功与否,人的因素是第一位的。ERP项目几乎涉及到企业方方面面的所有人员,因此要完成这项工作,就必须要提高所有人员(包括各级领导、管理人员和职工)的技术水平和素质。首先,在技术方面要培训员工能主动地将系统的运行与本职工作和实际业务流程结合起来,尽快地适应和使用新系统。对软件与企业实际流程有出入的地方,应能积极主动地想办法变通,以在系统中得以实现;其次,培训还应包括人员的理念和认识方面,要通过培训提高全员对实施企业管理ERP项目根本意义的认识,提高积极性和主动参与意识,提高和增强全员的信心和热情,使所有员工都能尽快地进入角色。

培训要贯穿于项目的始终,应分阶段、分内容、分人员、分管理层次进行。只有在ERP项目的实施过程中,始终将对全体职工的教育培训放在首位,做好了坚实的培训工作,才能使项目具有长久、鲜活的生命力。

企业管理ERP系统在企业中的实施必须有一个具有推动力的项目小组,核心成员在企业中要求是具有一定影响力的人员,并且具有较强的业务综合能力、工作协调能力和领导能力,最好是全职的,只对决策层负责,如果核心成员归属于部门,在开展工作时会先考虑自已部门利益或受制于部门领导而必须服从本部门利益,这样实施ERP系统时将会产生一定程度的不必要的管理上的妥协,而给系统实施增加人为的风险,以牺牲系统运行的有效性为代价。

其次项目核心成员必须具有必要地承担实施压力的能力。因为在项目的实施过程中,不可避免地会面临职能部门的压力,特别在系统实施的关键点,如动态数据切换、业务操作变化时,如果没有坚定的意志,有技巧的释放、转化、协调这些压力,其结果往往是妥协。必须明确在实施过程中,有些是可以妥协的,有些则坚决不可妥协,否则严重的后果将是前功尽弃。具有核心成员的高效的项目小组是实施企业管理ERP成功的重要保障,如果企业暂时没有这样的人员,也要注意在实施过程中配合软件公司做好有意识的培养工作。

企业实施ERP系统是一项大型的技术工程,除技术依托单位组成的技术服务队人员参与设计与开发实施外,企业也应组织有关部门相应的技术人员参与系统的开发以及系统地运行与维护工作。参与系统的开发与维护的技术人员应由以下几类人员组成:第一、系统分析及管理人员;第二、应用系统维护人员;第三、网络和硬件及及数据库专职管理人员;第四、计算机操作和数据录入人员;第五、各部门都应配备相应的操作人员。

降险原则四:不断培训是重点

企业管理培训管理涉及到软件提供商和企业两方面。对于企业来说,通过培训让企业的各级人员明确ERP的概念,清楚ERP的实施将给企业带来的可能变化,并且应该明晰实施ERP后各个岗位的人员的新工作方式和相应带来的人员变革。

培训是成功实施ERP系统的重要因素。企业管理ERP培训有两个重要目的:一是增加人们对ERP相关知识的了解;二是规范管理人员的行为方式。通过培训要使用户的各级管理人员不仅要明确什么是ERP,它的实施将给企业带来那些变化,并明确实施企业管理ERP后各个岗位的人员如何进行新的工作方式。培训将采用授课和现场培训的方式进行,将对ERP理论、ERP软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训。通过培训使下列人员达到如下目标:

第一、技术人员:了解ERP原理,理解系统中产品结构的组成和作用;会运用计算机熟练地输入、查询、修改产品的组成等;第二、生产管理人员:懂得ERP运行原理,会操作菜单查询工单状态,熟悉工作规范,对工单从领料到加工、汇报整个过程清楚,对缺料、拖期工单了解原因,并能进行处理;第三、数据维护人员:理解自己维护的基础数据在系统中的来源和用途,能熟练操作菜单进行数据维护;第四、系统管理人员:深刻理解ERP运行原理和各模块间的关系,能够为各业务部门提供咨询与培训,并能对系统进行日常维护;第五、操作员:对ERP的基本概念和原理有一定了解;会正确使用菜单上的功能进行数据输入;熟悉数据输入的具体注意事项和规定;熟练地操作计算机。ERP培训的三个层次是指:

1、面向企业高层管理的培训。这个层次的培训目标是使企业高层管理者全面地了解ERP原理、相关管理理论和ERP的实施方法,能用企业管理ERP理论及相关的BPR思想来指导企业具体的管理创新和流程再造工作,能在宏观层面上指导ERP的实施工作。

2、面向中层部门业务骨干的培训。这个层次的培训目标是使企业中层部门业务负责人明确ERP原理、相关管理理论和具体的ERP实施方法,全面了解ERP的各个模块例如生产管理、财务管理、销售管理、库存管理、人力资源管理等的具体运作体系,明确各个部门应该如何具体做好配合工作来保证企业管理ERP实施的成功,防止有些部门负责人出于部门利益或个人利益的原因不愿意与其他部门实现信息共享,从而导致“信息孤岛”现象的出现,为ERP的成功实施埋下隐患。

3、面向基层普通员工的培训。这个层次的培训目标是使基层员工基本了解ERP原理和相关管理理论,使ERP的管理理念深入人心,熟悉ERP软件的具体应用和操作,能解决一些简单的软件和硬件故障。另外,在ERP培训中还需要特别强调的一点是,企业必须通过ERP培训建立企业在ERP项目实施中的主体意识。

降险原则五:高层必须全力支持并适当放权

ERP系统是一个很耗费企业资源的工程,对企业能否成功借助此系统进行转型,具有生死攸关的重要意义。如果没有企业决策层的正确认识,企业将很难实施、运行这个系统。经常有业内人士把ERP的实施称为“一把手工程”,也是不无道理。毕竟,ERP是一个牵动全局的管理系统,没有第一把手的参与和授权,很难调动全局。在实施ERP时,如果每个企业的老总都能够正确支持并适当放权,企业管理ERP项目一定会快速在企业内推广,减少由于时间所造成的诸多风险。

企业最高管理层的支持对ERP的实施结果至关重要。高层管理者的支持表现在:项目决策的制定、明确授权、解决问题标准保持一致、引入有效的变革管理战略、选择企业最恰当的时机实施项目。在中国,尤其需要强调企业最高层领导的认同和参与,在项目规划和实施各阶段进行有效的领导、协调和监督。

ERP系统的实施是一项投入大、风险大、实施难度大的系统工程。是企业管理模式、管理思想、管理方式的一场变革,没有企业决策者对这一巨大工程的认识、支持与直接参与就没有成功的可能。大量的实践表明,高层领导的承诺是企业成功实施ERP的关键,主宰着系统的成功与失败。

往往一些企业做ERP项目时,解决问题的目标订的很高,但是,不注重企业本身的条件,如本身的素质、高层对项目的认识、高层对项目的参与程度、可能达到的效果都未考虑成熟。所以结果与愿望相差很大。

ERP系统的实施是一项投入大、风险大、实施难度大的系统工程。是企业管理模式、管理思想、管理方式的一场变革,没有企业决策者对这一巨大工程的认识、支持与直接参与就没有成功的可能。大量的实践表明,高层领导的承诺是企业成功实施ERP的关键,主宰着系统的成功与失败。

降险原则六:重视人才是关键

千夫易找,一将难寻,企业管理ERP的困境,也是人才的困境。ERP要求企业的实施者既要懂响应的计算机技术,又要懂管理。尤其是企业的信息管理部门,他们的素质要求更高。当前,很多企业的现有人才远远满足不了企业的需求。因此,企业必须重视人才的选聘和挖掘。

ERP人才的获取,一是通过外部空降。聘请相关行业的信息管理工作主管虽然可能困难些,企业也要因此担一定的风险,但那无疑是一支捷径。除此之外,企业也应该重视复合型人才的培养。很多企业管理者常把信息管理人才当作一般的行政人员,没有把他们当作是企业来之不易的财富,这些人才在企业中的地位远远不及市场销售人员和产品开发者,造成信息管理人才的流失,对ERP的实施也造成了影响。因此,企业应该重视信息管理方面的人才,为他们提供一个合理的生存、发展空间,以便使ERP正确实施。简单地说,企业管理ERP人才分为三个层次。

最高端的是ERP高级人才。该层面人才包括研发人才和企业的CIO(首席信息官)等。他们一方面要熟练掌握技术,另一方面还必须有丰富的管理经验,能将技术和管理紧密结合,将常规的管理技术与公司特点相结合。因此,高级ERP人才要有深厚的行业背景,因为对于企业信息化这个特殊应用市场来说,仅仅了解信息技术和软件产品是远远不够的,还需要了解企业管理方法、目标市场特点和企业的运营模式,以及企业所处社会的文化背景等。只有深刻理解企业的需求,才能提供有效的信息技术解决方案。

中间层面称ERP中坚人才,又称ERP实施顾问。这类人才必须是技术和管理的复合型人才。从知识层面上讲,一名合格的ERP实施顾问必须有财务知识、计算机知识和管理知识;从经验上看,要有一定的企业管理实践,了解某行业企业研发、生产计划、采购库存、财务、销售、人力资源中的一个或多个管理过程。因此很多优秀的企业管理ERP顾问不是计算机专业出身,而是从企业管理岗位上转行过来的资深行业专家。优秀顾问的年龄一般都在30岁以上,没有较长时间的ERP实施经验,称不上合格的ERP人才。

最底端的是普通应用人才。必须懂得企业管理ERP的基本原理,能够熟练操作和维护ERP相关工具。

降险原则七:制定计划是前提

很多企业实施ERP项目之初没有根据企业所在行业的特征以及目前的状况,制定一个完整详细的实施计划和实施范围,什么模块都想上,结果真正使用的都是很小的一部分。所以,有一个周详完善的实施规划,是保证高效完成这个项目的大前提。

企业需要从选型的时候就开始分析自己的需求,应该着眼于未来几年的发展计划,考虑在这期间经营管理需要什么样的工具来辅助;然后再和最主流的企业管理ERP平台比对,用科学的方式把系统分解为不同的功能,再看看哪些是经营管理所必需的,哪些是可有可无的,哪些是对整个业务没有什么影响的,按比重进行打分。在这些基础上,最终确定企业的实施范围。

从优化整个供应链价值流的角度简化ERP系统组织结构的设计。构成ERP系统的主要元素有:组织结构、基础数据、业务流程、控制参数和交易数据等,而组织结构的设计又是影响ERP系统实施和运行的最关键因素,组织结构的变化可能要求ERP系统的重设计和重实施。

公司组织结构的设计当然是从利润最大化、快速满足客户需求等企业目标出发,如何来优化企业运行当中的物流、资金流和信息流。为了更形象地说明这一点,就以XX集团为例。在XX集团各子公司的设计和分工上将子公司分为四大类:研究院、制造公司、采购公司和销售公司等,包括供应链上的产品开发、原材料供应、生产制造、销售和分销等四个环节。为简化组织结构的设计,笔者认为在采购公司、销售公司暂时不要走物流(即库存),先在制造公司实施完整的物流系统,等一期实施完毕再实施采购公司和销售公司,这样可以简化ERP系统中有关物流的设计,减少供应链上的供需循环,减少信息流的传输途径,并有利于减少库存量,降低供应链的“牛鞭”效应,使供需信息和库存信息更透明。

重点关注影响ERP系统集成的控制参数,而不是分散的计划和控制数据。企业管理ERP系统的最大优点是其信息集成的特点,某些系统控制参数的设计影响着业务流程和信息的集成,项目实施过程中必须给予重点关注;另一方面,为了扩大ERP系统的使用面和使用功能,软件公司在开发和设计ERP软件时,在集成功能的基础上往往还会开发出一些对个别部门或许有用的小功能,这些小功能对某些行业可能有用,而具体到某个企业却不一定实用,过分注意这些小功能的实施和使用,会分散项目组的实施精力,延长项目实施周期。

ERP系统的设计和运行主要有两条主线:以管理会计为核心的物流、资金流的集成和以供需平衡为核心的物流、信息流的集成,在实施ERP系统时,也主要是关注影响这些业务集成的控制参数。

降险原则八:不断革新是理念

企业管理ERP是一个依靠先进的管理理念打造出来的管理信息系统,很多企业,尤其是国内的中小企业都达不到ERP所要求的层次。但这不能成为企业拒绝ERP的理由,而应该进行相应的革新。所谓的革新,不是缝缝补补式的企业改良,那样将于事无补。这种改革更应该是一种大刀阔斧式的企业再造。在企业选择上ERP的模块时,一定要选择管理最规范和最重要的部门,聘请相应的专家,按照ERP的思想进行革新,然后采取以这些模块为范例,逐步在企业内部完全推行ERP。

在企业管理ERP实施过程当中采取同步工程的项目管理方法不断革新。ERP系统实施项目大体可以分为项目准备、培训、业务蓝图、系统设计、上线准备、上线支持及持续改进等阶段,各阶段的工作既有侧重点,又有交叉点。ERP实施过程当中的同步工程式项目管理方法与新产品开发项目的管理在原理和技巧上是类似的。采取同步工程式的项目管理方法,可以在同一时期内同时进行两项或两项以上的项目具体工作,从而缩短ERP系统的实施周期。

成熟的企业管理ERP系统都有一套完整的实施方法和项目管理方法,企业需要学习和借鉴其项目管理方法,同时结合同步工程的方法和技巧,可以确保ERP系统实施项目的质量,缩短项目实施周期。

对企业内部实施人员也要从新认识,不断革新。企业管理ERP的成功实施关键依靠企业内部实施人员,企业内部ERP系统实施人员因为熟悉企业现实情况,认同企业的文化和经营理念,同时又要在企业长期工作,在实施ERP系统过程当中往往会从长远角度来考虑ERP系统的实施,如果对他们予以系统的培训,同时采取快速化ERP系统实施原则,关键依靠他们,不仅可以降低ERP系统实施成本,还可以确保项目质量。

总之,企业信息系统的建设是一项时效性强,成本比较大的投资,就投资的性质而言,一方面要控制投资的金额,一方面还要使投资尽快见效益。本着简单、有效、实用的原则,采取快速化的企业管理ERP系统实施方法和理念,可以降低系统实施成本,缩短系统实施周期,提高系统实施项目的性价比,快速铺就贵公司的信息化的高速公路。

来源:互联网

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