制度和流程——管理落地的轨道

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访客:11302  发表于:2017-07-17 09:51:48

制度和流程——管理落地的轨道

在企业管理中离不开制度,可是很多企业的管理制度并不少,管理效率却不高,究其原因,可能主要有两个:一是制度没有得到有力执行;二是可能制度得到执行了,但制度本身存在问题,即“法非良法”,企业的制度没有恰当地立足和服务于企业的流程,反而降低了管理的效率。那么,制度和流程都有着怎样的内涵,二者之间的关系又是什么?它们对于企业的管理各发挥着怎样的作用?本文将围绕企业管理中的制度与流程问题与业界探讨。

一、制度和流程的涵义

“制度”,简单的说,就是约束组织成员的行为规范或评价准则。有了正式组织,便有了制度的出现。人们在这个组织中共同约定和遵守的行为准则就是制度。制度规定组织成员可以做什么、不能做什么,什么人对什么事负责,什么行为会带来什么样的后果。“流程”是做事的先后顺序。企业中的流程是指,在合理利用资源的前提下,将输入转化为输出的相互关联的活动。一般来讲,企业的流程包括两大类型,一是价值(包括产品和服务)创造流程,二是服务支持流程,包括财务、人力资源等。从更微观的角度看,流程也是正确地完成某一工作的步骤和顺序。比如采购流程,就是指导采购功能团队完成原材料采购并入库的过程。

二、制度和流程的区别

1.管理思想的不同起点:“疏”与“防”

不同的企业有着不同的管理模式,我们不能简单地划分孰优孰劣,但是我们能从不同的管理模式和措施上看出其背后的管理思想和逻辑。

历史上有名的典故“大禹治水,三过家门而不入”只是赞扬大禹治水的执着精神,而让大禹名垂千古的则是他的治水方略“疏导”,而不是黄帝治水的“死堵”,后人在总结两人的治水功过时,无不指出二者最大的差异在于“治理思想”的差异。

现代企业管理所倡导的“流程导向”,更多地体现了大禹的“以导治水”,其基于的管理假设是“人性本善”或“Y理论”。它以完成工作步骤、顺序为核心,结合组织结构、人员素质以及其他资源,站在公司的高度来设定流程;流程是企业价值创造的载体与核心过程,它提倡“对自己职责的高度负责”、“对上下游的积极信任”。

而“制度导向”更多地体现了“以堵治水”、“以防治水”,其基于的管理假设更多地是“人性本恶”或“X理论”。在企业中,制度是解决什么能做、什么不能做这个问题,以及违反制度之后的相应惩罚措施、遵守制度获得良好结果之后的奖励等。因此,制度是企业正常运行的保障,它更多地体现了“防”的管理思想。

2.管理功能的局部与系统

从流程的定义中,我们可以了解到“流程导向”是为实现某项功能的一个系统,这个系统可大可小,整个企业由价值创造和服务支持两大流程构成,这两大流程内部又可分为若干个独立系统,如我们通常所讲“人”、“机”、“料”、“法”、“环”等子系统。但不管如何分类,各系统之间都会通过各流程的接口建立起紧密联系,最终构成一个涵盖整个组织的流程网络,实现对企业的系统化管理。“制度导向”更多地是针对局部出现的执行力问题而采取的奖惩措施,包括对执行人主观态度以及客观过失造成公司损失的处理。

三、制度和流程的联系

制度与流程是企业管理的两个方面,它们之间的联系也非常紧密:

1.流程是制度的灵魂

如果制度不能反映流程,就像失去了灵魂,它的执行一定会出现问题。所以制度无法执行时,往往是它所包含的流程有问题。企业管理中常常会遇到“法不责众”的情况,如果频繁出现这种情况,就说明一个制度或规定是不合理的,而不合理的地方往往是它相关的流程与实际情况不符,使得业务流程“两张皮”的现象无法避免。

2.制度有助于流程的执行

制度是流程得以执行的保证。流程是河道,制度则是堤坝,要使河流不会泛滥成灾,梳理河道和加固堤坝都是不可或缺的。

3.制度的激励作用可以促使流程改善

在很多公司,制度更多地起到“守门人”的作用,是“处罚”的代名词。实际上,这是一种误区,制度中的奖励要比惩罚更容易起作用,奖励这种“正强化”会促使大家更多地关注组织的流程、以及流程所倡导的工作行为,这种关注还会推进流程不断得到优化。

比如,大家逛公园时都会对“损坏花草、罚款100元”等类似的标语习以为常,但有公园却贴出了:“凡举报损坏花草者奖励200元”的标牌。管理方的做法很聪明,这种由“罚”到“奖”的思路变化也带来了管理流程的调整,即以前设置的“专人巡查”工作取消了。

四、通过制度提升管理效率要解决的几个问题

通过制度来提升管理效率,要解决好以下几个问题:

1.管理制度的起点

因为不同的组织对人性的理解不同,也造就了许多不同的管理模式。比如摩托罗拉的严格管理与惩罚制度、戴尔的柔性管理制度等。我们不能简单地对不同的制度冠以“好”、“坏”的标签,而要看这个制度究竟适不适合该企业对人性的理解,能否得到企业大多数成员的认同和支持。

2.管理制度的出台要经过充分的酝酿与沟通

很多企业在起草制度的时候,还没有经过充分的考虑和酝酿,就过急地下发制度。可能会导致员工对新出台制度的不认同、甚至抵制。因此,制度的制定者们事先要经过充分沟通,尤其是和一线的具体执行者进行沟通,必要的时候进行试点,避免“一刀切”带来的被动。另外,还可以让部分优秀的一线执行者参与制度的制定,这样就可最大程度提高员工对制度的认同度。

3.要解决好管理层级与跨度的问题

过多的管理层级势必会人为增加流程的复杂程度,同时也会由于职责划分的不够清晰,留下管理责任的盲区,这会为管理留下隐患,带来推诿扯皮、越级指挥、越级汇报等管理顽疾。同时还要注意管理的跨度问题,理想的下级人数为6-8人,管理人数过多,会使得上司无法了解和驾驭下属的工作,也就谈不上及时有力的领导和支持。

4.要注意管理制度的合理性与系统性

管理制度的制定要做到尽量全面、合理,不能厚此薄彼。比如有的企业领导者非常重视生产管理和财务管理,而认为人事管理用处不大,所以生产管理、财务制度就制定的很完善,而招聘、薪酬、培训等制度就不够完善、甚至靠拍脑袋来定,这势必会导致企业管理在制度上的失衡。同时,好的管理制度还要保证不同员工在利益诉求上的公平、公正。

五、通过流程执行来提升管理效率的步骤

无论是价值创造流程还是服务支持流程,它们只有被有效地执行,才能带来组织的绩效和管理效率的提高,那么如何保证流程得到有力执行呢,具体的操作步骤有哪些呢?

1.明确所要执行流程的目标

流程目标的制定必须要清晰、而且要具有可操作性。具体说来就是要符合SMART原则,即Specific,具体;Measurable,可测量;Achievable,可以达到;Relevant,与企业的发展目标相关;Time,清晰的时间截点。

2.将流程目标分解为切实可行的行动计划

首先收集相关的信息,然后提出备选的计划方案,确定可行的计划方案,认真实施计划,同时进行及时的评估反馈。

3.明确流程的具体执行者及其职责

流程要想得到切实执行,必须明确每一环节的具体执行者。在挑选执行者时,要注意发挥不同下属的不同专长,同时将任务具体分解到人,明确每人的职责,最后还要授予一定的权限。

4.建立流程执行的标准

这里的标准主要包括三个方面,一是时间标准,二是质量标准,三是成本标准。标准是人们在执行流程时的尺度,缺乏标准的流程,人们只能按照自己的理解来执行,这势必会带来与流程制定者本意的偏差,引起管理的混乱。

5.加强指挥、指导和控制

在流程的执行过程中,管理者一定要统一指挥、指令清晰,同时适时加强对下属的具体指导,同时对流程执行中下属的不当行为予以控制纠正。事实证明,领导者的指挥和支持是必要的,因为,本土情境下的管理往往是“一把手”工程,只有领导重视,下属才能积极执行。领导者如果只做“事后诸葛亮”,不仅会引起下属的不满,对于流程执行也不利。

6.协调流程执行过程中出现的问题

领导者除了指挥、控制之外,还要及时处理流程执行过程中出现的各种问题,这些问题可能发生在部门内部,也可能涉及流程线上的多个部门,对于问题的协调和处理是需要智慧的,指摘和命令往往换不回来配合与效率。

7.流程的执行需要不断地跟进、检查与监督

组织中的员工并不都是积极负责的,依赖人的自觉性来进行企业管理是靠不住的。因此领导者一定要对流程的执行状况进行跟进检查,企业强调什么,就要检查什么。

8.组织要适时优化流程

流程的制定并不是一劳永逸的,企业中的管理情境、业务状况都是在不断变化的,因此,要对已有的流程进行适时的优化。优化的手段包括:部门内部的自我检查、跨部门的集中讨论、对讨论结果的汇总分析、优化调整、新流程的固定强化等。

9.对流程执行结果的考核与评估

管理者必须对流程的执行结果进行及时的考核与评估,并根据考核结果作出相应的奖惩措施。考评与奖惩的实施要符合“热炉原则”,即:及时、公平、一贯性强。只有这样,才会强化人们对于流程的执行,固化员工的行为,形成良好的工作习惯、最终提升组织的管理效率。

来源:互联网

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