办公自动化系统浅析

标签:企业管理数据管理OA流程优化信息化自动化

访客:35662  发表于:2017-05-26 09:44:26

办公自动化系统浅析

1 绪论

随着计算机网络技术的发展,我们的生活方式也在不断变化着。办公自动化,英文Office Automation,简称OA,是办公业务中基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作,全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。

2 办公自动化的功能需求

1)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求。在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统,如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等。

2)确立信息发布。在单位内部网络上建立一个及时的信息发布和数据交流的平台,例如内网公告、单位新闻简报、企业内部短信通知、工作技术交流等内容。

3)建立科室之间的业务办公流程自动化。业务办公流程就是一个科室的人员为完成某一项业务工作,与其他科室人员之间进行的网上业务互动。如业务主发起人通过办公系统进行公文拟稿,经别的主管科室领导进行审批或其他科室协同办公后,再发还给业务主发起人。

3 办公自动化的设计

1)设计原则。①在组织内部构建通信平台(如电子邮件系统、电子论坛等),工作人员之间建立网上协同工作;②要求企业可以在办公网络中,以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段,具有公文管理、档案管理、会议管理等模块,并可实现手机短信提醒、全文批注、手写签名、电子印章、移动办公等功能。实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化,为办公和领导决策提供服务;③要求企业可以在外网上建立自己的网站,用于发布信息、数据收集等。

2)系统构架。办公管理系统是采用B/S(BROWSER/SERVER)结构,实现整个企业的信息化管理。这种系统的优势在于系统简单,功能强大,扩展能力良好以及跨地域操作性能。B/S模式通过公网进行通信,客户的登录界面是通过IE来实现,一少部分的工作内容在浏览器的前部分进行实现,并且使其主要的工作内容是机房的服务器端进行实施,这样就减少了客户端电脑工作的负担,降低了用户的总体成本。由于系统数据的实时性要求并不高,因此采用B/S结构比较合理。

3)设计技术与开发环境。办公信息管理系统采用的设计技术和软件有:Dreamweaver页面设计软,Photoshop图像处理软件,MyEclipse为主要开发软件,JSP结合JavaBeans的动态页面制作技术以及SQLServer 2000数据库管理系统。

JSP(Java Server Pages)是目前十分流行的一种技术,主要运行于开发服务端的脚本程序和动态生成系统的内容。JSP是一种全新的技术,它借助了ASP的许多优点,同时JSP使用灵活而强大的Java语言,实现了与平台无关的特性。JSP在众多的动态页面技术中是最优秀的,也是未来发展的必然趋势。它具有内容的生成和显示进行分离,采用标签简化页面开发,一次编写,大大简化了整个程序的编写,提高了程序编写的安全性,并使程序编写过程更为规范。

4)系统数据库设计。①数据库结构设计。数据结构是网络计算机存储、管理数据的方式。数据结构指同一种类的数据元素中,各元素之间的相互关系,包括三个组成成分,数据的逻辑结构,数据的存储结构和数据运算结构;②数据库逻辑设计。数据库逻辑设计包括所需的实体和关系,实体规范化等工作。设计的后半段则是数据库物理设计,包括选择数据库产品,确定数据库实体属性(字段)、数据类型、长度、精度确定等。

4 办公自动化系统的安全

在办公自动化系统安全上提出下面几类主要的防范方法。

1)加强机房管理。对单位机房的网管人员要做好选择和日常考察,采取一定的手段来严格控制网络管理员的权限,结合单位机房内部的软、硬件系统,服务器系统和硬盘数据等各个方面的安全问题进行教育,提高网络管理人员的个人素质和技术素质。

2)建立访问控制策略。访问控制策略是网络系统安全防范和保护的主要策略,其任务主要是保证网络数据内容不被非法篡改和使用。网络安全策略包括很多种类:有用户名和口令的认证,操作权限的设置,还有管理员对目录和文件的属性控制策略等。

3)建立日志审计。对所有合法登录用户的操作情况进行跟踪记录。对非法用户,要求系统能够自动记录其登录次数,时间,IP地址等信息,能够使工作人员根据计算机的系统日志信息,监控网络的非法行为,对其采取必要的防控措施。

4)建立防火墙。防火墙是一种网络安全保障手段,是讨论网络通信时执行的一种访问控制标尺,它主要是控制入、出一个网络权限,迫使所有的连接都进过这样的检查。

5 总结和展望

现今,计算机网络技术和设备的迅猛发展,对信息数据处理的应用范围有了明显提高,对单位的办公自动系统建设标准也有了更高的要求。网络通信也在进一步的扩大,给企业的异地办公提供了跟有效和节约的便利条件。通过信息处理和信息通信两者的紧密结合,使办公室自动化技术具有更高的效能,也是办公室自动化技术发展的重要趋势。

来源:互联网

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