做好流程优化的窍门

标签:企业管理流程管理

访客:12456  发表于:2017-03-27 10:07:24

做好流程优化的窍门

90年代出现的BPR概念提出,AMT咨询就不停的在流程管理、流程优化、流程再造、流程重组等方面的做研究。业务流程重组就是要通过对业务流程进行根本性地再思考和彻底性地重新设计来达到企业戏剧性地改善,从而让企业适应新的时代——即我们说的3C时代“顾客、竞争、变化”的要求。当时最典型的是两个企业。一个是通用公司,韦尔奇运用BPR大动企业的组织,缩减企业的层级,将组织从14级缩减到7级。另外一个就是ABB公司,通过流程再造,实现了全球化的组织。BPR是基于许多类似企业的成功经验而总结出来的,所以当时风靡了全球,但是后来有一半的企业都失败了,原因种种。成败皆有,我们该如何来拨开迷雾,看清做流程的本质?

流程框架体系的优化

框架体系的优化就是去优化企业的业务模式。优化的最终结果是流程模式加流程清单。这个清单需要几个因素来形成。一个是我们需要看到企业需要解决哪些问题,找到企业的战略要求;我们还会引出外部的最佳时间,和企业的最佳时间,最后形成对企业业务模式的优化。除了流程的框架体系还会对企业的组织进行调整,为后续编制流程作业手册打下基础。

AMT咨询曾经做过非常多的特大型企业的流程管理项目。都需要从战略的角度,以采购的业务模式为例来了解流程框架体系优化。通常来说企业采购要注意最佳时间和采购品分类。通过采购品分类我们了解企业的战略和组织应该怎么去设计,包括采购策略、管理方式、决策分权、组织配合,最后形成企业采购战略、采购管理模式、业务模式。举个例子来说,我们把所有工程性的产品做成战略采购,并进行集中采购。集中采购以后相应的业务管理的方式、业务运转的模式和业务流程都会不一样。采购战略来优化业务模式并不是一个简单的分类能做到的,我们做采购战略至少要考虑这样几个关键因素:比如供应商的数量多少是比较合理的,如何建立跨职能的功能团队等。

我们看一个企业采购的时候,会看到这个企业产品的总成本。总成本是在整个供应链,整个价值链上这个企业产品总体拥有的成本,而采购价格只是采购成本的一部分。我们要的是总成本的建模。当对供应商建模时,与供应商谈价格要分析他的成本构成,这些成本构成有哪些驱动因素让他去降低这些成本。每一个企业主要的采购品最后都需要做这样的建模,这是一项庞大而复杂的工作。同样我们来看量化收益。特殊采购品成本降低最怕的是损失。比如设备中一个非常关键的螺丝钉丢了,采购需要三个月,结果造成停工一天,可能这个设备很重要,那么给企业造成的损失就是一天几百万,甚至几千万。所以他降低成本的关键是要减少断料的损失。特殊采购品成本降低的空间在于保障供应,降低断料的损失,同时又不能增加太多的库存成本。

做流程框架体系就是优化企业的框架、优化企业的业务,最终形成的结果就是流程清单。流程清单看起来就是一级、二级、三级、四级的一些流程的名字。但它的关键在于如何运用和理解这些流程清单的涵义。流程框架体系会从整个企业的框架落到某一个业务的框架,最后落到流程清单。而所有这些背后的优化都要我们去分析企业的业务,业务形成这样的结构是有涵义的。比如一些缺失的责任。缺失的责任就是我们在分类分级建立这个流程清单以后发现企业现有的业务里面没有这样一个职能,所以我们要补上去;或者是有这个职能,但是这个职能是分解在别的几个流程里面去了。所以我们将流程清单分类分级,会发现企业缺失的是什么。反过来,流程优化是优化企业的流程,而不是增加流程。我们发现企业流程清单里面没有的流程都是应该优化的。它有两种情况,一种情况是这个流程就不应该存在。另一个情况就是这个流程分布在另外两个流程里去了。通过流程清单我们看出该要的职能和不该要的职能,原有组织里面哪些职能协调的不好,协调沟通不畅,或者是分布不合理的岗位职责设计得不合理。

框架体系优化的核心是对业务模式的分析及形成流程清单。这两个的作用落地到实践中是落地到企业组织。根据流程清单和业务模式来调整组织的模式,调整企业的职能分配和岗位职责,部门职责,这就是流程框架体系优化的落地,也是我们通常说的BPR,即用流程优化组织。

流程的优化

流程优化包括两个方面:一个是我们前面做的流程优化的结果要落地,变成流程图;另一个是基于解决问题来做流程优化。模式优化结果的落地是前面流程优化的结果,为什么放在这里来做?把前面组织,岗位职能等都流程优化完,这时候画的流程图才真正有意义。我们先做框架体系优化,优化完再调组织、调管控模式,再画直接的优化流程。

第二种是基于解决问题的流程优化,前期作诊断时,会发现企业存在着很多问题,这些问题比较散,应该把企业的问题归结起来形成关键的问题。流程优化要去解决这些关键问题。例如某电信企业投资流程优化过程中发现企业有这样的问题:市场导向不够、项目周期长、市场响应速度慢,影响投资收益。电信企业的投资在于建网、建基站。运营商之间的竞争是看网络铺建速度和覆盖广度。市级公司一年可能有上千个投资项目,这些项目都需要相应市场。我们对问题的根源进行分析,结论是企业对投资的项目没有进行区分,无论大项目小项目都是同样的流程;另一个是地市级建网授权不够,项目审批时间长,很多需要上经理会,甚至到省级公司审批。平均每个项目审批时间大约20天左右。框架体系优化后将企业的项目分为两类投资,一类是大型资本性的投资。第二类是小基站的建设,每个项目投资金额不大,但是项目多,总金额大,叫做滚动性投资。对滚动投资优化的结果是对零散的投资要通过预算来控制。前期可根据市场的情况制定投资计划预算。因此需要强化滚动性投资预算的流程。该电信企业的业务中原来没有这个流程,现在就要增加这个流程,对原有的滚动性投资流程进行优化。资本性投资的流程原来没问题。这个优化的流程里面所有公司的总经理会、上级公司不需要再参与这样项目的审批,审批周期由20天降低到8天。

流程作业手册的优化

流程作业手册的优化就是企业管理的规范化,即企业知识的标准化。作业流程手册一要通过手册来规范企业业务的运作;二要把企业的最佳实践进行总结,然后知识化。做了手册后,所有同类工作都要采用一个标准来做,采用一个流程步骤、一个流程操作规范标准来做,这就是做手册的意义。

做流程作业手册不仅仅是要把图画出来,还要考虑流程图中的每一个活动要考虑的因素是什么;凭什么判断这个事情该这么做;这件事这么做考核的标准是什么;指标是什么、操作的规范是什么;注意的事项是什么,另外需要学习哪些东西。AMT通常做企业作业手册,成文需要2—4个月。完成一个手册的循环,包括成文、IT的实现推广和评估改进需要4—8个月。做手册最难的是手册里面的标准,没有标批准就没法衡量做事的效果。具体的标准也要考核,如何考核执行的人员也需要考核的标准。标准涉及到的业务是各种各样的,因此标准的制定要不断地坚持努力。这有两个关键:标准运行的成本分析,有些标准很好,但是它会增加企业的运行成本;第二个是标准的阻力分析,有时候制定的标准实际上做不到,会受到抵触,导致流程没法执行。

流程优化是一个持续不断的过程。如果一个企业想从流程开始来展开企业业务优化,这里有一些策略性的建议:

1.企业做流程优化要见效果首先要找问题,找到关键的问题,对这些关键问题进行深入的流程分析,找出解决方案,最后去优化流程、优化组织,甚至一直做到相关手册全部标准化、IT化。

2.有的企业刚刚制定好战略,希望通过流程的手段来把它落实。这时可以制定战略的行动规划,在流程的帮助下落实这些问题。

3.引入咨询来加速优化的进程。

企业所有的问题要得到解决都要落到流程上。流程无外乎对企业业务模式、组织、业务的运转的一个表述。我们只不过是利用流程这个工具、方法来解决企业的问题。切记做事情不能忘了目标。希望大家用流程的手段来优化、解决、完成你的任务。

来源:互联网

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