用友U8+让企业费用处于实时的全面管控之中

访客:7048  发表于:2017-03-20 11:01:12

企业为什么要进行费用管控?“为利润而战!”面对记者的问题,用友网络中端BG产品经理姜冬梅毫不犹豫的给出答案。

企业在经营管理过程中的各种经营费用,如果得不到有效的管理和控制,将严重吞噬企业利润。

企业急需改变传统的费用管控模式

那么,企业的费用管理到底存在哪些问题?

传统模式下的费用管控,主要依靠手工。姜冬梅说,这种模式管控效率低下、管理粗放、制度形同虚设、费用控制不力,费用分析更是无从下手。比如:员工超标准报销,故意绕过关键审批人;人情关难过;企业员工经常在外地出差,报销慢,占用大量备用金,长时间不还;重要事项的预算经常被占用、挪用;每个部门费用与贡献难以公正衡量等等问题大量存在,令管理者困惑不已。大家虽然都知道预算是费用管控的最有效管理方法,但靠手工,预算与执行必然是两张皮。

怎么办呢?

随着技术的发展,信息化对数据的获取和处理速度更高、更准确,信息分析更容易,信息质量更高。信息化应用于费用管控,这些问题便迎刃而解,用友U8+就是一个优秀的代表,帮助企业高效管控并降低经营费用。

众所周知,用友网络公司已服务企业信息化二十九年,旗下产品一直伴随中国企业成长,帮助中国企业管理进步。

用友U8+全面费用管理方案

在费用管控方面,用友U8+积累了几十万家企业的最佳业务实践,U8+费用管理方案从当初的简单费用预算控制,到网络化的费用预算管控,现已走进了以预算为纲的移动互联时代,是众多企业解决费控难题的首选。

体系完整 覆盖全流程的费用精细化管理

姜冬梅告诉记者,U8+的全面费用管理方案,能帮助企业建立起费用预算编制、费用预算控制和费用预算分析一套完整的费用控制体系;覆盖自预算、控制、执行、分析等全流程。

用友U8+费用管控的精细化体现在:

在编制方面:可以按部门或专项编制费用预算,费用预算项目可以比会计科目更精细,比如U8客户北京凤凰旅游,将办公费用中的绿植,作为一个预算项目单独编制预算;支持依据不同的费用类型选择不同的预算编制方法和编制流程,比如:办公费可以由公司办公室统一进行编制,也可以由预算执行部门自己编制。

在控制方面:支持多种控制方法、控制时点、控制期间和控制内容设置,实现费用的事中实时控制。比如差旅费和招待费这两种费用,就可以单独设置各自的审批流程;而且可以规定招待费需要提前填写用款申请;又比如针对差旅费,可以按照不同的地区、不同的职位职称等设置不同的消费标准等等。

在分析方面:支持多维度和多管理目的预算分析表设计,包括分析内容、分析口径和分析方法,随时进行预算差异分析。

完整的体系和精细化的设置,为费用精细化管控,打下了坚实基础。

事中控制 确保预算执行落地

姜冬梅表示,“其实,在整个费用管理控制中,最难的就是事中控制。”因为企业组织多、项目多,员工构成复杂,存在很多不确定因素,常常会导致项目预算不能按原本的计划执行。为此,用友U8+全面费用管控对事中控制有很好的应对方案,以确保预算执行落地。

U8+费用事中控制从三个层面进行:预算控制、审批流程控制和费用标准控制。

第一,在U8+中编制了各个组织的各项预算,相当于为每部门、每项费用设定了基线;U8+将费用支出控制在预算范围内,而且U8+可自动进行费用预算超额预警;若超过预算基线,自动启动超预算审批流程。

第二,U8+中的审批流程控制,支持多种控制方法、控制时点、控制期间和控制内容设置。比如某项费用,流程中设置了什么节点什么人员审批,U8+会自动按流程推送报销单给应该的审批人,只有审批通过才会继续向下传递。

第三,对于控制精细度高的费用,可定义相应的执行标准,确保每一笔费用不但不超预算,而且符合报销标准,若报销时若超过标准,系统不予保存。

还有,考虑到企业的管理水平,U8+特意设置了不控制、柔性控制、刚性控制三种方式。如果企业刚刚采用信息化管理,预算基础较弱,可以采用不设标准,不控制,等待对某项费用心中有数和时机成熟后再采用柔性控制或刚性控制。这样就解决了企业经验不足或员工抵触的问题,促进费用管控信息化逐步走入良性循环。

移动化管理 提高企业运营效率

随着社会的发展和业务的需要,领导、员工移动、异地办公成为常态。如何保证报销和审批效率又是一个难题,使用用友U8+移动端便可迎刃而解。

姜冬梅告诉记者,员工可以在手机上将费用申请或者报销录入,U8+会自动按预置的审批流,及时发送邮件或短信给下一节点的审批人员。领导可利用零碎时间便可轻松审批。这样就避免业务员亲自拿着单据跑财务、找领导多人签字的痛苦,大大提升了办公效率,而且,审批流程是可视化的,员工可清楚了解单据的审批进度,有效督促审批人员及时审批。若该员工有备用金借款,出纳直接冲销个人借款。若还有剩余,则通过网银直接将应付报销款支付给员工,快速到账。

移动费用管控,从根本上解决了员工报销时间长,备用金数额大,长期得不到清理的问题,为企业节省大笔资金占用。

姜冬梅与记者分享了一家企业应用案例。北京凤凰假期国际旅行社有限公司是国家旅游局授权的特许经营中国公民出境旅游业务的国际旅行社,业务遍布全球。实施用友U8+全面费用管控前后变化巨大。从没有费用预算到全员使用预算管控和网上报销;费用项目从30个细化到169个,从粗线条、包干制,只考核毛利到到精细化,定标准,考核人效比,上线一年时间就将费用与销售收入占比从8%降到6%,企业直接减少经营费用4000万元。

最后,姜冬梅讲到,随着社会化商业促进社会化财务的发展,比如:电子发票,云报销等互联网新产物,U8+全面费用管控方案全面支持。用友U8+始终和客户在一起,不断为企业持续降本增效服务。

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