企业上ERP项目后别忘管理,不可一叶障目

标签:ERP企业管理

访客:16982  发表于:2017-02-08 10:13:25

企业上ERP项目后别忘管理,不可一叶障目

耗巨资引进并成功实施ERP之后,庆功的宴席散了,聚光灯暗淡下来。ERP的应用逐渐成为企业经营运作日常工作中不可分割的一部分。故事似乎圆满结束,其实,故事才刚刚开始。此时,企业易患的毛病是误把起点当终点。

结果,一年半截之后,一些ERP实施之前的老做法,在压抑很久之后开始回弹反击,并以新的形式出现在ERP流程中。同时,面对已经改变了新的业务要求、以及出现的新问题,一部分在ERP实施过程中固化的流程也开始显得力不从心。于是,企业陷于了一种不好不坏的泥潭。而且,对于任何进一步流程优化与变革的企图,固化于ERP系统的流程也开始是露出其强大的惯性阻力。

其实,只要我们消除一些观念上的误解,回归到一些基本点上,完全可以利用并挖掘ERP系统,进一步提高企业的核心竞争力。

坚持细节与企业自身的管理水平决定ERP在企业中的真正地位和价值

虽然ERP是个复杂的集成信息管理制度,它的长期成功,却完全取决于企业能否坚持做那些简单但极为重要的事情,比如说,确保数据的准确性,系统参数的正确维护,等等。同时,一定不要忘记:先进的管理理念是ERP的灵魂。数据处理的那句古老名言“垃圾进,垃圾出”实际上更有管理思想上的启示:不反映企业实际经营运作的数据与流程,不管其准确性有多高,实时性有多好,流程效率有多高,从企业经营管理的角度来说,都是浪费企业资源的垃圾。因此,应用ERP而忘却管理,无异于一叶障目,不见森林。下面的三个案例希望能够抛砖引玉。

1.沃尔玛的动态盘点VS数据准确性

前不久,我去青岛台东沃尔玛购物,刚好碰到沃尔玛盘点。整个购物广场除了货架上贴了一些盘点表以外,与平常没有多大不同,购物者照样悠然地选购着自己喜爱的物品。我却了大吃一惊,禁而不由得暗暗佩服。

如果此情形发生在其他商家,可能我也认为也稀松平常。可是,这里是沃尔玛,故事就完全不同。只要想想商业巨头沃尔玛的信息化的程度,我们就不难猜想,沃尔玛对数据准确性有怎样的要求。没有过人的本事,谁敢边盘点边营业?要知道,无人能准确预测购物者在盘点期间将要消费什么、以及消费多少。再对照一下,大多数工厂的盘点,所有生产线完全停止生产,仓库完全停止出货,收货和发料;整个ERP系统也实际上停止了任何数据操作。可是结果呢?

看来,卓越的企业之所以卓越,不仅仅是由于其出色的管理,先进复杂的信息处理系统,还在于他们坚持细节,从小事做起。仔细想想,也有道理。虽然站得高,才能看得远;但是,如果站的地方地基不牢,哪来得高瞻远瞩,独领风骚呢?

2.产出率(Yield)的调整VS救火与防火

近来,企业A接连发生由于采购件物料A短缺而无法按时交货的情况,四、五个销售定单因此无法按时交货。此事惊动了销售经理。他要求工厂必须在一周内将拖期的定单完成。物料经理马上召开会议,讨论对策。是物料A没有及时采购,还是采购定单的数量不正确?初步的调查发现:采购员的确及时采购了正确数量的物料A;而且,该批物料也检验合格。如果哪里不出现问题的话,照理说不应该出现短缺的情况。那么,问题出在哪个环节呢?

面对销售的巨大压力,物料A的采购员如热锅上的蚂蚁,建议先马上紧急采购(最近的一批海运最快也要10天才能到厂),然后再查清原因。因为企业A对物料A的需求很大,供应商No.1为企业A设有安全库存。不过,在正常情况下,总是安排海运。而虽然物料经理也很着急,但他不愿意盲目出击。因为,物料A价格高,又很重。要在满足销售经理的要求,必须叫海外供应商No.1紧急空运物料A。如果不能准确计算出需要紧急空运的数量,那么,紧急空运的数量不够的话,有可能花了钱还不能在一周内赶完那五个拖期定单;紧急空运的数量太多的话,成本又太高。更为重要的是,在问题彻底解决之前,怎样管理物料A的采购?

这时候,生产部热处理车间主管来了。他带来了物料经理想要的信息:由于此批采购件物料A突然出现材质异常,其热处理产出率急剧下降。造成装配时物料A的短缺。他还发现,热处理不同,物料A的产出率也不同(不同的产品要求对物料A进行不同的热处理);并拿出了QA部刚刚统计出的物料A在目前那五个拖期定单中三个产品的不同的产出率。

根据上述情况,物料经理马上决定:第一,根据QA部刚刚统计出的物料A在三个产品的不同的产出率,物料A的采购员迅速计算出完成那五个拖期定单所需要的数量,马上通知供应商No.1安排紧急空运。第二,物料A的采购员协作调整那三个产品BOM中物料A的产出率。只有等到真正查明物料A材质异常的原因,并彻底解决此问题之后,才准将产品BOM中物料A的产出率调回到正常的水平。

赶完了那五个拖期定单之后,企业A发现了那批物料A突然出现材质异常的真正原因。原来,由于供应商No.1的供应商的工艺装备因事故而出现问题,供应商No.1被迫临时从另外一家供应商采购物料A的原材料。而修复该工艺装备,据供应商No.1说,至少需要一个月的时间。于是,企业A的物料经理email给供应商No.1,要求供应商No.1尽快恢复采购物料A原来的原材料。并且保证如果今后发生类似问题,供应商No.1必须及时通知企业A。否则,供应商No.1将承担企业A因此而遭受的所有损失。一个半月后,供应商No.1恢复了采购物料A原来的原材料。物料A材质异常的问题因此彻底解决。产品BOM中物料A的产出率也调回到了正常的水平。就这样,物料A短缺的问题得到了圆满解决。

3.ERP中的生产计划与采购管理

A君跳槽到一家企业,接手管理物料部。上班没几天,就发现情况比想象的还要糟糕:生产定单经常不能按计划完成,企业经常被迫给货代支付不菲的加班费;要不,被迫给客户支付延期出货的罚金;紧急空运物料赶货的情况也并不鲜见。而且,物料部内部就相互猜疑。计划指责采购经常无法按时交货;仓库也对采购颇有微词:采购物料太多,对库存造成压力。采购却抱怨吃力不讨好:供应商不守信用,经常推迟交期;销售定单频繁变动,还经常不给足够的提前期,所以只有凭经验采购一些物料。不过,整个物料部的工作态度却是一大亮点。人人都勤勤肯肯,经常加班加点。

既来之,则安之。A君决定着手逐步解决这些问题。通过与生产、计划、采购、仓库、船务、QA,销售以及供应商的进一步交谈,收集到以下信息:

a.生产排程经常因缺料而无法继续执行。

b.有些供应商之所以及时交货率不高,是因为没有足够的时间准备其原料;或者质量不稳定,比如说,急需的物料好容易催到工厂,却发现质量问题。

c.船务不能及时将物料进口到工厂。

d.库存数据不准确也是缺料的一大原因。

e.采购的提前期不准,计划经常无法保证确认了的销售定单的交期。

有了这些信息,A君找来他的四位主管(PMC,采购,仓库和船务),准备宣布他的决定。采购主管一脸紧张,静等命运的安排。等来的却是A君下面的几项决定:

生产排程必须可行(feasible)。从今以后,生产线将拒绝执行任何缺料的生产定单。

船务出货的截止时间必须遵守,过期不侯!

计划排产时,每个生产定单的数量最大不得超过生产线一天一个班的产能。原则是小批量,多批次。此外,将生产定单分为两类:利用现有库存就能够生产的;必须等待在定物料(on order items)才能够生产的。优先安排前者,及时调整后者。

建立销售定单优先等级制度。在“先下单,先服务”的基础上,优先安排处理重要客户的定单。如果生产突然发生异常影响成品出货的情况,按“工厂损失最小”的原则调整生产排程。

仓库一次性将一个生产定单的全部物料发给领料员,并及时完成ERP中的相应的库存转换(inventory transactions)。如果生产线补料,必须严格按补料流程处理,以便ERP系统能够忠实反映任何产出率的异常变化。

计划对生产定单的缺料负责,采购对采购定单及时交货负责;船务对进口物料的进厂日期负责。

在任何情况下,禁止任何绕过ERP的采购、计划行为。

这回却是PMC主管嘴巴张得最大。A君暂不理会,继续平静但坚定地告诉他的四位主管,前两条决定三周后必须不折不扣地执行;后五条下周一立即生效。四位主管满脸的惊讶与怀疑并没有减少多少,尽管A君花了两、三个小时作详细解释。不过,他们还是下去为新规则的实施做准备。不管怎样,老板总是老板。

三周后,关键的新规则实施了。虽然工厂总的及时交货率比以往下降了近12%,生产却不再叫缺料,货代的车队也第一次按时离开了工厂。但是,更为重要的是,实际完成销售额却只比计划的销售额少了3%,只比以往下降0.5%.新规则实施了三周后,计划员和采购员自己都发现:由于不再每天忙着催料,本周的生产排程也比以前稳定得多,几乎不用再做任何调整,因此,有时间从容及时处理重要的信息,安心周全地安排下一周的生产排程或下一周的生产所需要的物料,工作效率反而比以前提高了许多。

A君虽然倍感欣慰,但是他清楚,目前的成功一部分是以很高的库存为代价的(对于以前经常因供应商的原因而缺料的物料,他默许他的采购员们稍微多买些)。而且,那些经常出问题供应商在这一期间也倍加小心,真正的供应问题并没有解决。现在,系统地解决问题的时机到了。于是,A君和他的团队又进行了以下的流程改进:

1)完善MPS与预测机制

根据客户对预测的承诺以及其预测的准确率,建立预测分级管理制度(主要由PMC主管负责)密切关注预测与实际之间的差异,及时将这种偏差反馈给相关供应商(由PMC与采购共同负责)以供应商及时送货率、送货频率等为主要反馈指标,加强与供应商的合作,确保企业的预测真正成为供应商生产计划的重要输入。

2)建立缺料风险等级管理与预警管理机制

重新梳理ERP中已失效的物料的ABC分类。对供应商及时送货率,质量稳定性等进行分析,结合物料公用性分析,建立物料缺料风险等级管理制度。根据物料的历史需求,现有需求(在订量)以及未来需求(forecast),计算出平均的时间单位需求量,如比,每周平均需求量。分析该物料的现有库存, 在订量,建立物料缺料的预警管理机制。

3)定期维护ERP中的计划、采购参数

根据物料的风险等级,生产、采购、质量等资料,定期维护ERP中的提前期,定单修订参数(Order Modifiers)、定货策略(Order Policy Code)等计划采购参数。确保ERP能够正确反映企业实际的经营动作。

4)建立库存目标分级控制指标体系

通过分析库存成本结构,将库存控制目标, 逐层分解到主要的成本分担体(Cost Contributors)上,如某一类产品,某一类原材料,直到某一常用原材料。这样,总的库存控制目标就分解到了每个计划员、采购员的身上。人人都有具体的控制目标与对象。

5)努力压缩提前期

通过将压缩提前期与供应商等级评估等供应商绩效评估挂钩,提高供应商的积极性,从而进一步降低企业的库存风险,提高对市场的能快速的能力。

经过一年多的辛勤努力,A君在成功地在降低库存的同时,提高了企业成品及时出货率,销售定单完成率。也为进一步的流程自动化(BPA)与流程改进(BPI)奠定了坚实的基础。

流程自动化(BPA)与流程改进(BPI)是ERP系统成为企业战略资源的核心工具

这里不准备就流程自动化(BPA)与流程改进(BPI)作详细阐述。只是,请关注以下之点(推荐感兴趣者参阅AMT唐志明先生的《成功的ERP到底需要什么》一文):

尽可能的将操作性流程如定单输入等自动化,将人力资源从中解放出来充分利用ERP系统的各种数据资料,进行适当的次开发,建立支持决策系统建立数据质量监控体系,确保信息流及时能够及时准确地反映物流(企业的实际运作)下面是一个BPA与BPI的案例。

小蔡在某集团公司的分配中心工作不到一年,就彻底提高了那里的工作绩效。销售代表们喜欢他,因为经他下达给工厂的定单几乎总能按时出货;求他出手的定单似乎总能满足。工厂也喜欢他,因为他的销售定单相对稳定;而且,一旦销售定单发生变化,他总能第一时间通知工厂。如果工厂由于某种原因不能及时出货,他也总能第一时间通知销售代表,他的魔力在哪里呢?

答案很简单,小蔡的销售支持决策系统。该销售支持决策系统有以下流程组成:

1)完全自动化的销售输入流程。

2)智能化的支持决策流程。

该系统能够根据某一产品的历史销售记录与预测,判断该产品处于哪个生产周期。根据该产品的需求波动记录,判断其需求稳定性。根据不同最终客户对该产品的需求,判断不同客户的需求方式(Demand Pattern)。在此基础上,该销售支持决策系统就能够评估某客户对该产品需求的真实度。因此,该系统能够看破大部分虚假需求,及时将那些虚假需求拦截在工厂之外,避免了供应链上的牛鞭效应。3.销售定单变化自动侦测与解决方案流程。

一旦ERP系统中的销售定单发生变化,该系统就能够自动侦测到。并自动提出销售定单交期提前、延后,定单数量的增加、减少,甚至是取消的解决方案。

3)工厂关键生产设备、生产工位的能力负载定量分析流程。

给工厂下新的销售定单,分配中心以前只能够做到每周最多三次。对于每天频繁变化的销售定单,分配中心也只能够做到一周分两次将销售定单变化情况EDI给工厂。有了这个销售支持决策系统,分配中心能够首先对销售信息进行过滤,减少供应链上的错误信息的干扰,然后将真实可靠的销售信息和相应的解决方案每天第一时间传递到工厂(一周五次)。而且,在同工厂计划部协商处理紧急插单,定单提前等问题时,有工厂关键生产设备、生产工位的能力负载定量分析数据做依据,面对工厂计划部说不时,就不会“有理无据”。在销售代表常常感叹“计划不如变化快“的今天,及时处理、快速反应的重要性不言而喻。

来源:e-works

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