OA办公系统在企业应用的思考

标签:企业管理OA

访客:8916  发表于:2016-11-23 10:05:28

OA办公系统在企业应用的思考

办公自动化系统(Office Automation System)是利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公自动化处理的系统。它采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据,深受众多企业的青睐。

办公自动化系统主要面向组织中的业务管理层,为各种类型的文案工作提供支持,通过应用信息技术,支持办公室的各项信息处理工作,协调不同地域之间、各职能间和各信息工作者间的信息联系,提高办公活动的工作效率和质量。不同组织中的办公业务是不同的,所以,不同办公系统有很大的区别,但一般情况下,办公自动化系统都具有通过文字处理、桌面印刷、电子化文档进行文档管理;通过数字化日历、备忘录进行计划和日程安排;通过桌面型数据库软件进行数据库管理;通过电子邮件、语音信箱、数字化传真和电视会议等形式进行信息联络与沟通的功能。

1 OA办公系统的优势

1.1 提高效率。

特别是在企业中,日常工作繁多而且复杂,每个人都有可能接触到企业事务的参与和决策,尤其是在那些分工细致,管理严格的企业。通过OA系统办公,节省了时间,提高了效率。

1.2 空间巨大。

传统的办公手段在人少时操作方便,但员工规模较大时就显得力不从心,OA办公系统可以容纳较大数量的信息和资源,空间巨大。

1.3 办公安全性高。

办公系统都有密码登陆等限制程序,非本人操作不能进入,保证了信息的安全。

1.4 使用方便。

其功能庞大,单位可以根据需要自己定制服务内容,满足不同的需求。

2 OA办公系统的特性

主要包括:独创web服务器、数据库和应用程序全部自动傻瓜安装,建立企业信息中枢只需几分钟;客户机无需安装专用软件,使用浏览器即可实现全球办公;无线OA新概念,结合手机短信、手机浏览器实现无线办公应用;支持任意多级部门/成员单位模式,灵活定义角色权限,全面面向集团应用;内置工作流系统,通过傲视同群的可视化“智能表单设计”、灵活的图形化自定义流程,实现各项业务流程的管理,文件流转及审批;完善灵活的菜单自定义机制,方便挂接外部的B/S、C/S或单机版系统,具有良好的扩展性;独特的界面主题,允许每个用户选择不同风格的界面及自定义桌面;主界面图片和文字亦可灵活设置;内置Office文档在线编辑控件,支持文档自动上传,手写签名、电子印章、全文批注,可设置文件阅读或下载打印权限;集成IM Anywhere即时通讯工具,实现类似企业QQ 的即时消息、文件发送与共享、消息广播等;集成Internet 邮件管理组件,提供 Web方式的远程邮件服务;集成网络硬盘组件,提供便捷的局域网、广域网文件共享方案;集成商业管理组件,轻松的管理客户、供应商资料、销售合同和产品销售记录;集成公告、新闻、邮件、短信、文件柜、聊天室、论坛等模块,提供企业内部信息交流的多种途径;集成人事档案、考核、考勤、工资管理、办公用品、通讯簿、日程安排、工作日志、会议管理、车辆管理、工作计划等模块,提供企业管理者全新的管理工具;支持外部人员管理,OA可作为企业对外的窗口和与业务伙伴联络的纽带;通过USB 用户KEY 身份认证、系统访问控制、系统安全设置、系统资源管理,确保系统安全和稳定运行;提供表单手写签章、OA精灵、即时通讯、视频会议、通用报表、进销存等丰富的可选组件功能支持。

3 OA 办公系统的适用范围

那么,什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统,但不同企业使用的目的性会有所不同,具体是:

3.1 信息化尚未入门的企业

由于没有信息化应用基础,先上办公自动化(OA),注OA 有着近乎100%的成功率,有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

3.2 信息化失败的企业

信息化失败,特别是大型业务管理系统失败,例如ERP,给企业方面的信心打击是十分沉重的,为了重塑信心或者一开始就回避一下风险,选择办公自动化不失为一种选择。

3.3 缺少信息化资金准备的企业

信息化投入一般比较昂贵,在没见到实际效果的时候,多数企业会犹豫不决。因此,对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业,先上办公自动化(OA),有利于企业逐步了解企业信息化及其作用,减少今后信息化工作的盲目性。

3.4 已拥有业务管理系统的企业

办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充,可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。

4 如何在企业推广OA 系统

4.1 统一思想,全员行动

OA 系统功能很强大,在设计上可以增加一些人性化的服务,特别是要根据企业内部的实际情况来确定。同时,也要考虑到使用者的情况,尽量人性化。比如对于年龄大的,和一些电脑操作不熟练的,可以配合使用手写板;在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组等。

4.2 充分运用个性化的服务

OA系统功能很强大,在设计上可以增加一些人性化的服务,特别是要根据企业内部的实际情况来确定。同时,也要考虑到使用者的情况,尽量人性化。比如对于年龄大的,和一些电脑操作不熟练的,可以配合使用手写板;在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组等。

4.3 要对全体员工进行使用培训,保证使用效果

特别是企业内部使用,培训是必须的。有关部门可采用集中授课和现场培训等方式进行,针对不同的人员和不同的权限分开培训,保证使员工了解其操作原理以及相关的方法,从而提高使用效果。

来源:e-works

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