从产品到实施关于ERP的十大误解

标签:ERP企业管理

访客:6482  发表于:2016-11-18 09:59:55

从产品到实施 关于ERP的十大误解

从二十年前负责企业计算机化开始到信息化如此发达的现在,在推行ERP的过程中,来自于各单位基层员工的反应,其中一些存在多年的迷思就是下面这些内容吧。

用了系统会剥夺现有人员的工作?

相信有不少首次或没真正接触过ERP的人都可能会以为有了计算机就能替代现有人力,所以有些员工会担心自己的工作会被计算机取代,甚至有些老板也以为导入ERP系统会节省人力。

但事实上在导入ERP的初期需要建制一些基本数据,需要大量人力的投入,即使上线完成之后,每天发生的事还是要靠人工输入ERP系统,而且最重要的是一些判断的工作是一定要靠人来完成的,如果计算机发展到人工智能成熟到可以有创新和判断的能力时,那时再来担心工作会被计算机取代吧。

所以ERP系统不是用来减少人力支出,而是提升每个人的生产力,而提升员工的效率不是用来裁员的,而是让公司成长二倍三倍时,还可以不需增加人力来完成更多的工作量及提升管理的强度,这才是导入ERP系统的真义。

用了ERP系统会节省用纸?

有些人在宣传ERP或计算机化的好处时,除了说人力会节省之外还说透过e化可以节省纸张作环保等等,但一实际导入ERP之后会发现,纸张的用量会大量增加,因为真的能够彻底e化的通常是办公室人员远大于生产线人员的公司,如果不是人人都有一台计算机的话,e化只是个理想,因为各种信息的传达还是要靠书面,有了ERP可以增加数据处理速度,提升查询及报表的效率,但还是要透过纸张的型式来展示统计分析的结果,所以实际上大部份的中小企业ERP的导入会让纸张的用量增加。

贵的ERP系统就比较好?

俗话说一分钱一分货,在绝大部份的情况下都是成立的,一套数百万的ERP系统当然是比几十万的ERP系统具有更强大的功能,比起几万元的系统更是相去甚远。但是在大型企业的信息化都己经建制完成之后,大型企业的ERP就把客层向下延伸到中型企业而采取降价策略,而有些中型企业看到大型ERP大降价之后就心动了,加上业务员的如簧之舌说要为以后预作准备之类的话,就可能没有先以公司现况作完整的评估就引进超过企业能负荷的大型系统,等到发现大系统需要的导入成本和日常作业的重重关卡所需增加的人力负担实难负担时,就容易处于进退维谷的窘境了。

就好像很多男人都爱汽车,但是不是人人都适合买跑车或高级车,即使有机会便宜买到高级的车子,各项后续产生的费用却不一定是人人可以负担的,因此选择一套适合目前到未来二年内发展的ERP系统,会比选择一套名牌或高价的ERP更为恰当。

量身订作的ERP比套装产品好?

如果今天是个大型企业或不是一般贸易或制造业的特殊产业,的确大部份会采取量身订作的信息系统,因为很少ERP厂商会为小众的客户设计套装产品。但是大部份会使用ERP系统的还是集中在中小型的企业,而且相当比例的企业都有ISO认证,较具规模的则可能会有上市的计划,而ISO和上市和ERP的共通性就是都会影响到一些现行的工作流程甚或要增加新的工作流程,如果导ERP时没考虑ISO和上市的话,等到要上市时才发现要更动流程,到时又要改ERP流程又要改ISO流程才能符合九大循环的话,就好像作了二次ERP导入或企业改造。

而一般熟ERP的人可能对ISO不熟,懂ISO的人对上市可能没有经验,会上市的可能不了解ERP的功能,而要找同时熟这些工作的人的难度通常比找一套符合ISO和上市的ERP系统来得高出许多。所以量身订作不一定比套装差,大型企业有自己的管理模式,特殊行业有太多特殊的需求要满足;软件包也不一定比不过订作的软件,订作要花时间讨论规格和撰写程序还要DEBUG,常会缓不济急,套装系统随时可用,而且常是汇集许多家企业的经验,在导入ERP时还可以学到一些他人管理的经验,所以那一种好还是看产业型态而定,没有所谓标准答案。

免费的ERP最节省成本?

网络上早就出现有免费下载的ERP软件,表面上似乎十分节省成本,但是在整个ERP的导入上,软件只是一个平台来处理资料,但是Garbage In Garbage Out,如果没有完整的规划和教育培训,综使空有一套ERP软件也可能只是个快速垃圾数据制造器而己。

而且天下那里有白吃的午餐?天下没有什么善心人士会闲到去写ERP程序送大家用吧,程序可以免费下载使用,但是碰到问题时就会发现“知识有价”了。所以虽然网络上会有很多免费资源可以享用,但那通常仅限于一些小品程序。

ERP不用顾问也可以上线?

有些公司在采用ERP时,为了节省一些成本而把顾问的费用完全省下来,可能只凭着公司里一二位曾经使用过ERP而非ERP顾问经验的人员就想把ERP导上线,或是找一些在学校学过ERP的同学来帮忙,但通常在二三个月后才发现问题远远超过想象。

当然,如果是很小的公司用很简易的系统当然是不用顾问的,而大型的公司人才济济加上通常也不会计较这些顾问的费用,因此这样的情形较有可能发生在注重成本的小型企业,但还是要提醒一下就是除非今天的ERP只是用来记流水帐,如果要有物控和成本结算的效益,还是要有顾问经验的人来辅导上线会比较妥当。

ERP只是MRP的升级版?

通常如果认为ERP只是MRP的升级版,就可能会以进产销存为主轴来进行规划,最近网络上认识一位网友的公司就是这个情况,由生产的主管来主导ERP,的确进产销存都十分顺畅的进行,但是财务部份却是完全独立作业,没有办法和前端的进产销存串联,因此导致ERP系统中一个很大的优点「90%以上的传票由系统自动抛转产生」完全不能发挥,也就是说财务人员的负担并没有因为ERP而减少,反而是增加的。而且在成本的结算上也十分困难,因为进产销存的各个单据都是可能会影响产品成本的,如果一开始没有把正确的进产销存流程纳入成本结算的因素时,等到大家都上手了之后才发现要结算成本还缺少很多信息,而这些信息其实都在很多日常的流程中就要进行搜集的,如果流程中没有纳入到最后又会变成在月底用大量的人工来搜集,那么一个应该会对企业各部门都产生正面效益的ERP系统就变成一个MRP的升级版而己。

ERP是财务部主导的?

到现在还有不少公司是把ERP纳入财务部的工作范围或是把信息室建制在财务部门之下,通常这样编制的公司ERP都很难推行成功的,因为ERP的推动是一个跨部门的大工程,今天如果ERP是以财务为主导时,就难免事事都以财务部门为出发点,但是像制造业的生产部门有许多的工作细节和工作流程并不是财务人员能够清楚了解的,因此以财务为主的规划是否真的能够解决其它部门的问题?

而以财务部门出发点的流程规划常常变成把应该财务部作的工作向前分散到各个部门,表面上财务部门的确享受到了ERP带来的好处,但其它接了本应由财务部门负责工作的单位会作何感想?而最重要的还是财务部门的负责人员如果不是很深入了解其它部门的工作细节,在其它部门提出不合理需求时也无法判断,只能原封不动的要求信息人员或是软件公司修改系统,到最后常常变成前端人员打ERP系统只是为了应付上级交代,而手里还有一本实际上的账本,ERP只是为了让财务部能出报表的工作而己,这样其实就失去了ERP真正应该有的成效了。

管理ERP人员需要是资管背景?

这可以说是最多人的迷思吧,总以为ERP是个计算机系统,所以就要很懂计算机的人才能管理ERP,但实际上却恰恰相反,因为现在的ERP己经设计成十分容易操作且相当稳定,只要服务器不当机网络稳定,定期作备份,其实没有太多IT的成本在其中。

而管理ERP最基本就是要把整个公司组织架构和工作职掌都放在脑中,然后把系统的功能了然于胸,再配合上SOP的规划,才能算真正的能掌握和管理ERP。而这些东西大部份在企管系的课程中都有提到,但却较少在资管系的课程中提及,因此如果仅有资管背景的话要管理ERP的话,最好要有三五年以上的实务经验才比较适合担任主导ERP的工作。

用其它家成功上线模式套用就能成功?

这也是要导入ERP的公司在征人时要注意的一个点,如果只有一或二次辅导ERP上线的经验的话,并不能保证在新的公司就能成功,特别是不同产业型态时更为明显。因为即使是相同型态的产业也会有企业文化的不同还有人员特质和组织架构的不同,还是会造成ERP上线时产生不同的问题需要解决,如果硬是要把之前的成功经验套用在新的公司而没有纳入新的公司的特性的话,很容易处处碰到一些积极或消极的抵抗,如果坚持原则下去的话,除非老板十分的支持,不然很可能就要知难而退了。

因此如果要顺利导入ERP的话,除了要借用过去的成功经验作为主轴,更不能忘掉的就是要先深入了解公司的各项细节,进而把各项变量纳入考虑再来作整体的规划,而不是一开始就拿过去的经验就兴冲冲的强力推行下去,等到真的落实到各部门之后才发现不可行时,还是要从头来过才能真正的解决问题。

小公司用的ERP功能简单可以像是清粥小菜一般平价且无负担,但如果公司规模或特性不同的话,ERP也可能变成如满汉全席一般华丽且费用惊人,如何选择一套适用的ERP才是所有想导入ERP的公司第一个要完成的课题。

来源:e-works

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