企业应避免实施文档缺陷致ERP实施陷困境

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访客:13573  发表于:2016-10-25 10:31:21

什么是ERP项目实施文档?

ERP实施文档是用来记录、描述、展示实施过程一系列信息的处理过程,通过书面或图示的形式对项目活动过程或结果进行描述、定义、规定及报告。例如,分阶段实施计划文档、标准业务流程文档、标准编码及数据文档、标准参数设置文档、功能操作指南文档等。这些文档将会伴随着ERP实施的各个阶段逐渐充实、完善,也同时记载了整个实施的过程和成果。

企业应避免实施文档缺陷致ERP实施陷困境

从内容上说,ERP项目实施文档可分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目可交付物的一个组成部分,其重要性自然不言而喻。过程文档主要记录了项目管理进程中的各种信息,为实施人员提供决策依据,以保证ERP项目的顺利实现;另一方面,过程文档也是实施过程最为宝贵的资产,通过对过程文档进行归纳和分析,可以对实施项目的成功经验和失败教训了然于胸,从而对后续ERP日常运作、维护更加有的放矢。

常见的ERP实施文档缺陷

一般来说,实施文档是否规范和专业已成为ERP实施的重要评价指标之一。经过深入分析,我总结这个项目主要存在这些缺陷:①文档编写不够规范:主要表现为项目实施过程中,没有对每一个阶段的文档进行分层次整理和管理,各类文档资料缺少一致性。②文档内容描写不够完善:在编写各种文档过程中,虽然大家都按事先规定的模式进行了编写,但编写的内容经常不够完善;要么文档极其简单,相当于没有文档;要么文档流于形式,没有什么实际的价值,甚至于有的实施文档与实施过程完全不相符。③文档没有统一入库管理:随着ERP系统的不断优化、升级,新需求的不断产生,各种文档越来越多,没有建立一个文档资料库。不同时期的各种文档零散存在,造成查询文档时非常困难。④只重视文档的形式,实用性不强。在实际的实施过程中,编制人员没有时间去关心它们的用途,也不知道哪些部门使用,更多的是在规定的时间内完成任务,以免影响考核成绩,这样一来一些不实用的、重复的文档不但阻碍ERP实施的可执行性,而且还影响项目的整体进度。

文档对项目实施起到什么作用?

与本项目前任负责同事沟通中了解到,他对实施文档的作用存在非常多的误解,认为实施的事情本来就多,有许多用户抱怨的事情要处理,根本没有时间来写文档。因为有了这样的想法,就开始忽略文档的编制。例如,认为写文档太累了,能用嘴说的就不用手写,能简单写的就绝不详细写。实际上,实施文档是一种工具,是古语有云的"磨刀不误砍柴功"。

(1)文档能提高实施过程的能见度

规范、齐全的文档会详细记录项目实施过程中发生的事件,便于实施人员掌握项目实施进度、实施质量以及各种资源的调配。同时,文档还有助于实施人员与操作人员明确了解各自的职责,信息互通,共同把握实施过程的节奏。因此,实施成员用一定时间编制、整理实施文档,可以使实施人员对各个阶段的工作进行周密思考、理顺和找出存在的问题,从而减少差错,提高项目实施质量。例如,通过对文档的检查,在项目实施早期发现文档错误或不一致的地方,及时纠正以减少大问题的出现和为纠正失误而付出的更大的成本。

(2)文档能规范实施问题的处理

实施过程中肯定会遇到各种各样的问题需要解决,这类问题的处理和解决是关系到实施效果是否有效的标志。这类问题主要分两种情况:①是重要的反馈迟迟得不到解决和回复,当文档化做得好时,在出现问题的时候,打开文档可以一目了然,责任不会被推卸。②是有些问题在不同部门和不同的阶段频繁出现,简单而又琐碎的重复问题会让实施顾问疲于奔命,效率低下。这时,一个文档化的FAQ问题集对项目实施就显得意义重大。

(3)便于项目成员之间的交流与合作

文档是一种无声的语言,它记录了项目实施过程中有关软件配置、运行、维护和培训等方面的信息,有利于管理人员、实施人员、操作用户之间的交流和合作。例如,明确的操作指南文档可帮助最终用户规范化操作,强化培训效果。因此,描述清楚、完备的文档便于团队成员了解实施过程中的各项指标,为企业领导与实施团队之间架起的一座桥梁。

另外,文档的重要性还表现在对于项目"传承"的重要性。有了好的文档,那么当项目有新成员进入,ERP实施文档就可以承担起指导新成员快速工作的作用,而不是单单询问原来的成员,节省了大家的时间。而且当实施完成后,实施文档可成为企业实施信息化的文字载体,为在后续人员培训方面提供详尽的素材。

(4)实施文档是人员经验提升的最好途径

善于学习,对于任何职业而言都是前进所必需的动力。对于ERP实施来说,这种要求就更加高了,项目文档对于项目实施人员的素质提升大有裨益的。目前不少企业在进行ERP项目实施时都会出现一个通病:由于人员素质有限,许多的决定只凭口头叙述,缺少足够的文字记录,以至在项目出现问题时往往显得无所适从。而从本质上讲,项目文档强调的是一种规范化管理,要求项目人员利用书面语言进行沟通表达,以指引项目运作。所以,实施人员不应该只为写实施文档而写文档,良好的文档是思想交流、沟通的基础,也是整理和理清思路的基础。不懂得从经验中学习和成长,永远不会有质的提高。只有当每次完成一个实施任务时,都有目的的随时总结和寻找不足,一个实施顾问才可能成长起来。因此,专业的实施文档是涉及到一个实施顾问的做事能力和风格,不但是体现实施顾问能力的标志,也是体现一个ERP实施团队管理水平的重要标志。

(5)有利于项目实施的监控作用

ERP实施是一项风险很高的工程,需要进行严谨的项目监控。一般来说,在ERP项目实施过程中每项工作的事前计划、事中实施记录、事后分析结果都要形成相应的文档,文档包括与项目相关的资源及其使用情况。因此,阶段性的检查、评审和文档化成果是实施项目监控的重要方法之一。因为详尽而规范的实施文档成果不仅有利于监控项目进度,也利于项目验收。项目的阶段性成果是以文档形式体现的,由此人们熟知的一句话"项目的运作在一定程度上是由文档驱动的"是有道理的。从文档的角度来看,ERP项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。

高效管理实施文档的策略和方法

如前文所述,实施文档对于ERP实施项目管理的作用是不容置疑的,但实施文档的管理却通常是ERP实施管理中最容易忽略的部分。通过对这次项目的反思和经验总结,我认为在文档管理中应该要注意以下几个方面:

(1)应建立规范的文档管理制度。重点应体现为两点:①要对实施文档的数量、名称、标识、类型、管理责任人、内容等基本内容做出事先安排,得出实施文档的总览表。②是制定对各种项目文档的管理程序,如批准、发布、修订、标识、密级、贮存、传递、查阅等,为项目的文档配置管理铺设一个良好的基础平台。

(2)规范化文档版本管理。这是一个非常重要的步骤,因为版本混乱不但是实施文档的一个致命伤,更是一个非常常见的缺陷,所以实施文档的有效管理必须要实行版本控制。

(3)创建文档库的访问规则,这是文档管理的重要环节。访问规则确定谁可以访问、阅读、升级以及在文档库中添加文档。同时,文档库还应定期进行检查,以便对哪些文件进行存档或对哪些旧文件进行清理,以确保实施文档的管理符合公司、项目实施组的需求。

(4)文档的审核。除用于沟通之外,重要的文档应该要进行审核。审核就是检查编写的项目文档是否齐全、有无遗漏、是否符合文档的规范要求、内容描写是否正确紧扣主题、列出的图表信息是否准确等等,以确保实施文档的质量。例如,阶段性成果实施文档应该由相关主管签字,以确认阶段性成果符合要求并予以接受。

(5)使用工具管理文档。对于一个大型的ERP项目实施来说,经过调研、实施、二次开发和应用维护等各个阶段,整个实施周期中都会有大量的文档。这些文档的内容有的是在不断变化的、有的是连续的、有的是承前启后的、有的是新增加的、也有的是废除的。这就需要一个统一的文档管理工具,分门别类的统一存放管理各种实施文档资料,或应要建立实施文档资料库。

总之,实施文档在ERP项目实施过程中起到关键的作用。从某种意义上来说,实施文档是项目实施规范的体现和指南,按照规范要求编制一整套实施文档的过程,也就是完成一个项目的实施过程,是绝对不应该轻视的。

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