国庆来了!节前一波关于OA选型的讨论

标签:OA

访客:19270  发表于:2016-09-29 09:43:12

互联网极速发展的时代,无论生活还是工作,我们都在追求着是简单、便捷。电子产品的普及,工作中各种应用软件也改变了传统的办公模式。在企业中,OA软件是最基础的应用,面对众多软件厂商提供的OA软件,采购者真的需要好好学习了解:OA系统选型其实一项系统化的工程,由浅入深、由易入难、循序渐进、逐步推进。(此文非特别专业的指导建议,内容来自互联网、知乎等网友意见及小编总结分析,欢迎来交流)


国庆来了!节前一波关于OA选型的讨论

了解需求及容易忽略的细节

对于选型决策者来说,要充分理清自身需求、不为外因所惑,掌握主动。理清OA需求需要对系统概念、功能、效果、市场等有所了解,然后做出判断。可以从工作流程、协同工作、公文管理等OA系统的基础功能出发,添加其他必要的功能应用。

光有需求和规划还不够,没有一款好产品也等于竹篮打水。认识产品是对OA系统选型者的关键考验。一般来说,识别OA可以从易用性、安全性、稳定性、扩展性、开放性、集成性以及易维护性等方面进行辨别。

在以上两个环节中,还有易忽略的细节:软件采购成本及常被忽略的系统架构等等。

a、价格是OA软件选型者必然关心的问题,概括地说,整个OA项目下来,涉及到的成本构成有这么几块:软件成本、人工成本、二次开发成本、维护成本以及OA以外的设备成本。

如果仅仅关心其中的部分构成便容易造成对参选OA软件的误判,影响项目的实施、上线与应用。

b、关于OA软件的技术要素,目前毫无疑问地JAVA为王,但除此以外,系统的技术架构也应该重点关注,因为这关系到系统未来的扩展实现。

c、OA系统中搭载众多数据库,未来更将有众多文档、数据写入与交互,因而,需要另行配置储备硬件。过去,如果用户方没有服务器,则需要另行购买,如此一来,服务器的采购标准也是一个问题,不同OA系统对服务器的要求也是大相径庭的。如今,云服务器大行其道,用户不再需要在当地配置服务器,但降低OA系统对服务器的压力依然是控制成本、提高性能的途径之一。

d、现在选型OA软件,超出产品本身的扩展费用往往是高昂的,且风险与不确定因素并存,求助渠道往往比较单一,仅限软件供应商。因此,OA软件的开放性成为接下来用户选型的关注点。

实际可以执行落地的网友建议

知乎网友孙剑锋他表示很多关于OA选型的分析都比较虚,因此他给出了自己觉得可以落地的建议…

1. 要明确上OA的最终目的,是为了有一个OA而上OA项目,还是企业信息化战略的一部分?如果是前者,市面上任何一家企业的OA产品基本都可以用(OA的功能都大同小异,加上一些个性化定制基本能满足企业的应用需求)。如果是后者,那么OA产品背后的厂商在企业信息化领域的水平就比较重要了,你不能指望一个只做OA的厂商可以很好的帮助你完善和实现整个企业的信息化战略。

2. 别过分看重技术指标,产品是买来用的,不是买来显摆的。一个好的产品背后应该有一个好的实施和支持团队,可以帮助企业最大可能的挖掘产品的价值。如果有条件,可以和OA的产品经理或者项目经理聊一聊,考察一下他们的客户使用情况

3. 衡量好“管控”与“人性化”的关系。企业信息化通俗来说就是“复杂化的事情简单化,简单化的事情标准化,标准化的事情流程化,流程化的事情IT化”。上线系统一方面是为了规范管理,另一方面是为了方便业务开展。如果系统太“生硬”,成为使用者的负担,反而会降低工作效率;如果系统太“灵活”,则管理上会出现混乱

4. 最后是最近很火的关于移动办公的应用,移动办公的功能不要求多求全,要针对移动办公的“痛点”,结合企业实际的应用场景来考量。比如移动考勤签到,如果全员基本都是固定场地办公,这个功能聊胜于无。但是如果有大量业务需要员工各处奔波,考勤无法记录这样的“痛点”,则这个功能就能体现它的价值

企业重利 最关注的投入问题浅析

如何能用更少的投入,得到性能更好的OA产品?这个问题已经是每个注重自身利益的企业在进行OA选型时都会考虑的。

OA系统发展三十余年,在OA市场还被Domino技术统治时,技术和产品都不够成熟,开发投入大,带来的是高价格,产品又低质,存在很多漏洞,导致企业使用体验不佳。因此不论是Domino还是.net都销声匿迹了。

在这样的经验教训下,Java技术诞生,并且快速的成为技术主流。JAVA技术开发出的产品较之前更加安全稳定。开发更快捷,操作更简便,更能满足用户们不断增加、不断改变的需求,更加易用,更加实用,这也可以说是OA产品在提高性价比方面迈出的巨大一步。

每一个企业对于OA产品的需求和看法不同,对于性价比这一参考因素的认同程度也不同,但不论是追求档次还是需求实用的企业,都可以把产品的性价比当做一个参考的突破口。

OA产品当以技术为本,产品为辅

如今,信息化管理成为必须。许多企业选择OA协同系统来优化管理组织结构,希望通过数字化办公来调整管理机制,增加协同办公能力,提高工作效率。但是许多用户在使用过一段时间的OA系统后却从其中发现了各种各样的问题,例如使用起来操作复杂、故障较多、维护投入过大等问题,这时难免会产生后悔情绪,后悔没有在选型时期做出更好的选择,这也就足够说明了OA选型的重要性。对于初次选用OA系统的企业来说,一看技术,二看服务。

技术是支撑产品的根本,先有技术,才生成产品。不同企业的管理结构各有不同,对于办公软件自然有许多自适应的个性化需求。而产品本身的更迭,也证明技术的重要性。

俗话说:卖软件就是卖服务。世上无完美,虽然选择技术先进完备的OA产品可以尽量减少出现故障的风险,但这还远远不够,既然故障会发生,那么企业就不能不去考虑一旦出现故障了应该怎么办,因为OA系统是要和企业整体运作紧密结合的,故障后带来的不便与损失是无法估量的…

这时厂商的售后服务效率就成了企业损失大小的关键点,服务响应、服务效率、故障处理等都是企业选型应该考虑做好调查的。

总结

技术为本,服务为辅固然没毛病。但是其他方面也不可忽视。产品、功能、品牌,每一个企业都要根据自身的特有情况来选择真正适合于企业运作的OA产品。

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