浅析OA系统价值应用

标签:OA

访客:13225  发表于:2016-08-23 09:47:48

Oa系统发展到如今,已经不仅是大型企业的专利,中小企业为了适应时代的发展,面对市场内的竞争,不断提高企业管理效率已经成为企业管理的重要课题,而oa系统无疑是解决企业工作管理问题的有效工具。

浅析OA系统价值应用

Oa系统的价值主要体现在如下几个方面:

1.促进信息资源共享

实现信息传递畅通,内部员工可以及时获得邮件、通知、公告、短信等各种资讯;可以按照发布范围发布新闻、规章制度、员工风采、业界动态各种信息,可以自定义分类发布任意类型的信息。

实现内部实物资料管理,包括:光盘、内部刊物、期刊、内部资料、图书等,可以按照权限浏览内部资料库目录和资料名称,可实现资料借阅、预约等功能。

实现各种生产、销售、财务、制度、项目等电子文档的统一管理,可以按照用户、部门、工作组、职位、组织结构设定每一个文档或者文件夹的访问控制权限。

用户可以直接检索自己需要的各种资源资料,包括:电子文档、实物资料、信息资源等;

2.提升工作执行效能

围绕企业的目标和战略,逐层分解为子目标,明确计划责任最终细化为可执行的行动计划和详细任务,通过检查、交流、汇报在执行过程中逐层反馈和控制,最终达成企业目标。

任务分配人、负责人、检查人、关注人分工明确相互协作,对工作任务执行自动跟踪,提供任务下达、汇报进度、检查任务、查看进程状态、任务交流全方位工作任务管理体系,帮助管理者及时发现问题和总结经验,它是一个强有力的提升工作效率的工作平台。

及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。系统将记录每个工作的全程办理状态信息。

每位员工通过清晰的工作任务,有条不紊的进行工作;通过进度报告、反馈机制,向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议,工作透明化,自我促进完成;

对于公司中层管理人员分配落实任务、检查任务、统筹任务,监督、指导基层员工任务执行、任务交流与沟通、任务反馈机制,及时发现问题、解决问题;

对于公司高层管理人员可以总揽全局,可以掌握所有计划进展情况,对所有工作任务实时监控、跟踪工作进展情况。

3.规范工作流程办理

在工作流程中明确赋予各岗位的权限与职责,任何人都不可越权处理工作,使得办公流程清晰、各自责任明确,流程规范、落实到人、且可控,有据可查;

杜绝工作中出现职权不明、相互推脱扯皮现象。消除不必要的流程和环节,避免重复劳动,提高工作效率;解决多岗位、多部门的协同工作问题,实现高效协作办公。

实现办公流程的全面自动化,取代原有大量手工操作,提高工作效率和降低手工出错几率;

4.提高沟通效率

依靠互联网无论您身处何处,都可以随时掌握部门、项目组内部的工作进度与状况,便捷的投入工作中来,及时处理工作任何和问题,与部门成员和项目组成员方便的沟通和交流。

实现分支机构间信息传递交流、任务分派、资源共享,将大大提高办公效率,保证快捷、准确地处理工作。

提供多种途径、多种方式,使内部同级、上下级人员保持有效、快捷的工作交流与沟通,有效的减少因沟通不畅给企业发展带来的羁绊。

5.有效知识积累

通过知识贡献体系和互动式知识分享平台,帮助企业提升组织知识分享与交流的能力,以便于利用知识采取行动,建立企业的核心能力。

通过知识库建立、知识的组成、知识聚集、知识分享、知识管理、聚集手段六大管理模式和思想形成强大的知识管理体系。

通过知识管理工具,将为公司创建一个庞大的知识库,并以最方便的方式让所有需要使用该知识的员工以最快的速度得到这个知识,来提高业务能力,实现了隐性知识向显性知识的转化。

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