OA系统上线不是拍板决定就可以的!

标签:OA

访客:65557  发表于:2016-08-18 11:00:36

OA系统上线,直接拍板决定就可以了吗?NO、NO、NO!OA系统可不是一个想做就做的简单项目,没有足够的条件和准备,那就迎接失败吧!那么OA系统上线需要做什么准备呢?

宇博OA认为上线OA需要明确以下几个问题:

1、引入OA系统的目标是否明确?

在引入OA系统之前,最好能在管理层统一思想:我们引入OA系统的目的到底是什么?是业务流程建设?还是企业文化建设?还是为了及时沟通?或是进行知识管理?又或是满足移动办公的需求?

举例而言,如果是为了进行业务流程建设,实现标准化管理,那么就要以关键岗位为基础,明确公司的制度、流程、动作及质量和时效要求,并将这些要点反映在OA系统中。

2、公司内部管理是否规范化?

实际上,OA系统是辅助管理的工具,要引入OA系统,企业首先要把组织机构管理的基本工作做好。问自己几个问题——组织结构图是否明确?各部门的职能、责任、权力是否已明确?主要流程是否已明确?有哪些?线下是否已有执行规则并定期执行?基于流程的各个关健岗位,是否已明确岗位说明书、任职资格、绩效考核表?这一步,是为了确保流程上线后可以有效执行。

3、“OA”项目管理

到了这一步,作为企业方,需要设置项目管理人员,与实施项目的OA系统运营商充分沟通,使其了解公司主营业务,同时还要考虑时间、质量、成本的平衡点。(如何取舍的问题)而作为实施方,需要明确项目实施的几个节点,最少有进场实施(企业方方同期介入)、试运行、验收(明确核心功能)三大节点。

4、IT项目管理有几个原则

IT项目春节后上线实施,项目风险较小。春节前开始实施,风险相对较大。针对OA项目,其实我认为有很多工作(流程规范化),都是可以提前完成的。

OA项目上线,根据我的经验,需1-2个月。培训和使用,也是项目上线的重点,需要公司上下一心,管理层一定要支持。

项目交接到公司后,最好有专人负责运维,此人在项目实施时就介入。后期负责流程效率分析和优化。技术难度不大,业务复杂度相对较大,最好有临时性备岗。

5、OA与IT规划

OA系统属于企业信息化管理的入门项目。基于此,管理层很有可能会有其它信息化项目的需求,最好能提前1-3年做一次IT规划,以避免今后选型上的限制。

OA系统不仅仅是一套管理软件,他还是以一套管理是思想、一套管理制度、一种企业文化,它的上线是对整个企业管理上的一次大变动,如果没有做好准备,那么失败是必然的。

来源:中国报告大厅

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