用T+工作圈酒易酩庄订单处理周期提效47%

标签:工作圈

访客:7944  发表于:2016-07-28 16:11:43

酒易酩庄主要从事法国、南非、西班牙、澳大利亚等国家优质葡萄酒的进口业务,有多个国际著名品牌的中国独家代理权。公司处于高速发展期,有批发、零售、专卖店、电商等多个渠道。我们希望在公司业务升级的同时,财务软件、办公软件能同步跟上。现有的软件只能满足批发业务,很有必要换一个靠谱的大厂商。在朋友的推荐下,我们用上了T+、工作圈。3个月下来,从业务层面讲,下单、审批、发货整个订单处理上,一个月多处理了100多张单子,提效47%以上!

 

(本文口述人:北京酒易酩庄酒业有限公司财务总监曹亚玲女士)

我们的红酒都是从国外直接采购的,合同里凡是涉及到价格的,要先把欧元要折合成人民币,中间的运费,也要算清楚;运到国内海关要清关要交税,还要印标贴标、走完仓储,流程非常非常多。我们做中高端红酒讲究的是品质和口碑,不想合作方吃亏,更不想顾客吃亏,所以既想把成本算准确,分摊清楚,还想把应付给合作方的都对应上,麻烦着呢!

 

(酒易酩庄举办的法国名庄波玛酒庄中国品鉴会)

接到客户订单,从签订合同到收款、下单、审批、发货,再最终运到顾客手里,整个业务流程也是相当繁琐。

 

(酒易酩庄酒仓)

总结来看,换成T+工作圈,我们享受到了四大益处:

第一, 查库存、查账款、下单,快!

之前要库存信息,销售经理都要打电话现问,或者等我们定期发送。在双方沟通的间隙,或许库存就有了新的变化,这种信息不对称性难免出现差错。现在他们在手机上就能查库存,能查客户的应付账款、还能自己下单。不管是在拜访客户的路上,还是出差途中,想查看业绩情况,随时随地轻松搞定!

 

第二, 简化下单流程、错误率为零!

订单管理这块,以往的做法是让总部销售助理去下单,所有订单他们统计完会在系统里下单、发货。红酒的产地、品牌、系列、规格非常繁多,再细心的都避免不了一个错误率,除非你好几个人来审。换了T+之后,销售经理将他们与客户沟通的单子原始数据录入,直接审核通过,减少了中间环节误差几率,我们有3个大的仓库,到了这个月库存都能对的上,错误率直接为零!

第三, 移动审批,高效!

有时候销售经理想做一些回馈顾客的活动,类似某品牌某系列红酒订购到一定量,可以赠送其他系列,最终能不能送、送多少要经过销售总监审批。我们传统的做法是,销售经理与总监电话或邮件沟通,再跟我们说结果,不管他俩的沟通有没有凭证,财务审批时都要再跟销售总监打电话核实一遍。如果总监出差,还要等他回来才能签字,走财务流程让库房备货。

 

现在的订单审批,我们都用工作圈里的T+审批功能。一般销售经理下单后,会把申请特批的内容填写清楚,总监看到了如果不同意就会备注原因,如果同意,单子就到财务那里了,财务确认完收款,就可以安排发货了。不管销售总监、财务在不在公司,都不耽误做审批,不耽误顾客收货。销售经理在外谈客户也能随时了解上一批订单的最新进展,库存有没有安排发货,什么时候发的,他可以算算大概几号能到货。比如,100万的奔富系列红酒大概5号就能到货,他就会跟客户沟通说要到货了,请他们准备下。

在审批环节,T+工作圈帮我们省去了3次多余的沟通环节,有效避免了因为审批人出差、请假而耽误发货的情况,同时能第一时间了解、告诉顾客发货时间,省的他们着急。

第四、请示,用工作圈更快!

请示这块,可以分3个层面来讲:第一个层面,我们公司最早的审批是邮件、微信,外审都是大区总监来审。邮件没有提醒功能,手机登录邮件操作也麻烦。微信不好的是,过段时间信息就被清理了或者被刷屏,销售的请示单报销单、市场的报销单、都在微信里聊,审批流一多,财务要忙、大区总监也忙,很容易遗忘。

工作圈就不一样了,它有消息提醒功能,比邮件更靠谱,历史消息可以一秒钟追溯到;它比微信快捷,如果着急还可以用电话、短信、群聊等催一下。

 

第二个层面,为了规范工作流程,之前总监批了的请示要截图给我们,他们忘记截图了,我们就不知道了,业务相关人不能同时了解进展,大家在沟通传达时难免产生一些失误。

有了工作圈之后,简单了很多,领导批了知会我们,我们一看就知道了。

第三个层面,还有一些电话沟通,员工申请了一个东西,他以为同意了,我们发完货跟总监沟通,总监说我没有同意,我的意思是再缓缓,问题接二连三就来了。

万幸,工作圈所有记录不可消除,万一出现了后期的纠纷,操作记录都是有的。而且是双层的审批,就更简单一些,销售总监审批了额度大没有这个权限,可以直接把董事长加上,同意就同意,不同意就把意见加上。

现在,公司员工请假、业务请示、报销、考勤签到、公告都用工作圈完成!

有了T+工作圈,节省了我们很多人力物力,降低了1/3的沟通成本、减少了很多错误,最主要的是订单处理速度上去了!之前我们一个月最多处理340个单子,现在一个月能处理500多个订单,公司效益有明显提升,客户的反馈越来越好,我们打造优质葡萄酒服务平台的脚步也越来越快!

公司简介:

北京酒易酩庄酒业有限公司由资深葡萄酒专家、法国国家酿酒师张言志先生创立,主要从事法国、南非、西班牙、澳大利亚等国家优质葡萄酒的进口业务,拥有多个国际著名品牌的中国独家代理权。

 

(酒易酩庄公司外景)

酒易酩庄倡导"优质葡萄酒文化"的概念,旨在成就"优质葡萄酒价值的传递者"的理想,在全球范围内选择"品质优良、品牌深厚、价位合理"的优质葡萄酒,酒易酩庄与合作伙伴共同搭建一个"合作共赢、稳定发展"的葡萄酒服务平台。

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