CIO进行OA选型需避免落入的五大陷阱

标签:CIOCIO职场重磅推荐OA系统

访客:22944  发表于:2012-02-28 10:16:16

我国企业常会利用OA办公自动化软件来改善企业的办公效率,为使得后期应用更顺畅,前期选型工作就尤为重要。作为协同OA项目的主要负责人,在组织赋予CIO肩负起协同OA项目选型和建设职责的同时,不少CIO却满怀激情地冲向了陷阱。如何避免落入这些陷阱呢?具体如下:

OA办公自动化软件选型陷阱一:缺乏长期规划

CIO一般有当前的项目规划,而无长期战略规划,为项目的早夭埋下了伏笔。

OA办公自动化软件选型陷阱二:实施急功近利

从需求开始,有专业的人员进行需求的采集、提炼、评估,形成应用的“概念设计”;经过评审后,技术高手会充分考虑诸多因素后提出“构架设计”,评审后才会到开发部形成“应用设计”,评审后才会有“代码开发”,然后是“功能测试”,最后才能交给你。这期间,所有的环节都应该是最优秀的人力资源在保障质量,所以你千万不要指望找到一个非常廉价还百依百顺的供应商,根据你的指令快速而完美地帮你达成目标。

OA办公自动化软件选型陷阱三:需求贪大求全

如果你坚信自己采集的需求是一种客观的需求,是必须被100%满足的需求,你就离失败不远了。那么,如何认识自己的需求?

首先,绝大多数的协同OA需求都是发问卷给相关人采集汇总而得来的,以这样的形式采集汇总的需求造就了中国过去近20年几乎所有的协同OA都走项目化;

其次,看着别人的协同OA产品还凑合拿来就用。如果你也是这样整理需求的,那简直就是自杀,这种看上去合乎逻辑的需求成型方式里面却埋藏着失败的种子;

再次,世上没有一套现成的软件能够100%地满足。依据企业各部门甚至个人的需求开发出来的协同OA软件,可能功能看上去非常丰富,但实际上却形成了一个个以部门为中心的应用孤岛,最后大家用起来一头雾水。

所以,如果我们要以整个组织高效协同为目标,那么,把我们协同在一起的功能软件才是企业真实所需;

最后,企业CIO要提醒大家放下本位主义,先找到一个组织共性的需求,然后才是关键部门的需求,最后才是重要角色的需求。

OA办公自动化软件选型陷阱四:片面追求新技术

对新技术的片面性追求常常导致项目成为了项目负责人(特别是CIO)自娱自乐的畸形产物。探索的精神无可厚非,但是毕竟尝试性的技术探索对于组织应用所期望的稳定性、实用性而言是高风险和高成本的。

我们相信CIO对于协同OA软件的评估侧重应用和技术是理性的,但我们也同时注意到,CIO对于推动组织建立新型工作行为模式的艰巨性和挑战性的重视程度不够,常在对未来技术应用发展趋势的无限可能性的冥思苦想中忽略了组织与协调成本,导致系统实施成为踏入泥潭的第一步。

OA办公自动化软件选型陷阱五:实施缺乏导向

实施被不少CIO理解为软件开放、安装调试、培训、测试、上线这一类的事务,但我们认为这不是实施,至少实施的目标错了,不是结束一个软件的部署过程,而是在这个过程中达成管理提升的目的。如果前面所说的工作是必需的过程,那么达成管理目标才是实施的结果。遗憾的是,极少有CIO在实施计划中明确地提出管理提升目标,最高的层次也就是具体枝节需求的满足。最理想的结果也就是安装了一套对大家没有价值感受的软件!

评论(0)

您可以在评论框内@您的好友一起参与讨论!

<--script type="text/javascript">BAIDU_CLB_fillSlot("927898");