从微信、钉钉看高效的企业沟通产品应具备哪些特质?

标签:移动互联微信产品高效企业沟通钉钉

访客:23494  发表于:2016-04-01 11:23:24

在互联网对生活高度渗透的今天,无论是工作节奏还是生活步调,都随之渐渐加快。越来越多的人开始注重效率,不知道从什么时候开始,「高效协作」已经成了工作里贯穿始终的主旨。

“工欲善其事,必先利其器”,为追赶这个“效率为王”的时代,人们开始借助工具管理工作,节约时间成本,“团队协作软件”,“团队沟通软件”等新鲜词汇也逐渐进入人们的视野被大家熟知。大家都坚信,只有协作好了,才有可能真正提高团队效率。

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利·器

团队协作,最基础的就是沟通,一切协作都以此为桥梁。随着工作的复杂化和多样化的加剧,如何降低沟通成本,怎样提高决策效率,成了大部分企业的刚性需求。

但如今团队沟通问题一直饱受人们诟病,问题频发,例如:

传统企业文化等级观念根深蒂固,导致沟通断层,沟通往往单向被动;

组织结构复杂的公司,信息传递层次多,过程中损耗严重,消息丢失,处理不及时,信息失真等问题严重;

随着场景切换沟通软件导致信息割裂,工作生活混杂交错,不利于协同办公,信息管理难度大,降低了办事效率等......

正因如此,一大批为解决团队沟通,促进成员协作的企业级软件如雨后春笋般应运而生,但到底什么样的企业沟通工具才能胜任如今复杂多变的工作场景,或者说真正高效的企业沟通产品到底该具备怎样的特质呢?

下面先从如今炙手可热的两款IM工具入手来探讨吧。

微信

1. 天生就不是为工作而生

大概和张小龙的情怀有关,微信把“人性化”做到了极致。

在这个开口就“谈情怀“的世界,微信绝称得上是一款有温度的产品,但也正是这样的温度,让微信注定不可能成为适用于工作的沟通软件。

首先,「一个生活方式」这一Slogan已经确定了微信的定位,而人们会将其应用到工作中来,多多少少是因为习惯驱使。

我们使用一个工具的时间越长就会对某个工具产生感情和依赖,正因为平时大家习惯于用微信交流,很多人自然而然就将这一习惯延续到了工作中。但由于微信过度的把人们的工作和生活糅合在了一起,越来越多的人并不接受把它作为一种工作道具,这便是用微信谈工作难以提高工作效率的症结所在。

大部分的人会静音工作群,这时如果你在微信里交代工作,对方可能根本看不见,即便是通过私信传达,很多人也可以选择“装死”,等到回复尚且困难,更别谈执行和跟进的问题了,许多沟通演变成了「无效沟通」。

再者,微信会降低人们对工作的专注度。

第十二次全国阅读调查表示,人均每天读微信超40分钟,多数人基本上每12分钟看一次微信。

设想一下,你原本只需要保持2个小时的专注度就能完成的工作,由于你工作途中不经意刷刷微信,打乱了原本的思路,看完后不得不重新整理思绪和灵感,这样完成工作的时间很可能从2小时变成了3-4个小时。

再设想一下,如果在微信群里讨论开会,亲朋好友的一句消息,公号里推送的一篇文章,朋友圈里一则有趣的动态,都可能成为夺走你的注意力凶手,很多人有一搭没一搭的回复,也许一句:“中午吃什么?”就能带跑整个讨论主题,辛苦组织还花了时间,结果还一事无成。

这让人心生疑虑:”微信到底是让人利用碎片时间工作,还是工作时间碎片化了”。

由此可见,不论是微信的定位还是是它引导人们产生的使用习惯,都决定了它不适合为企业服务。

2. 在C端越强大,离B端就越远

微信除了基本的“说话”,其功能结构不能适应工作场景。例如:

在微信里,没有组织架构,没有群发功能,统一交代事情只能靠微信群,不同的项目就有不同的群组,久而久之,手机会被各种群组消息霸占,而且很多都是垃圾消息。

另外,在微信里传输文件十分不便,也没有多人在线会议的功能,更不能查询聊天记录,重要信息也无法在线的储存,很不利于团队的信息管理,消息丢失遗漏常有发生。

可见微信并没有针对团队工作的功能设计,它强调的是私人沟通体验,注重个人的兴趣和社交,这样的设计在C级市场里是很值得肯定的,但以此应对B端,难免捉襟见肘,若脱离了“个人”这个场景,微信会变得很笨拙,你会发现它在其他方面并不擅长,而这些天生的短板也必将会拖累工作效率。

太偏向于C端,注定无法服务好B端,微信本质就是完全个人的产品。

钉钉

1. 「Ding」出来的工作方式,未免用力过猛

对应微信「一个生活方式」,钉钉则喊出「一个工作方式」的口号。

显而易见,钉钉专注于工作场景,很多功能都是针对企业交流的现状衍生出来的,比如成员的组织架构、群聊、免费电话、Ding一下等等。并且钉钉依靠其强大背景也在这方面做到了绝对优势,比如它的免费电话,直接接通三大运营商,通话质量很稳定,不受网络环境影响,在同类IM软件中独领风骚。

但纵观钉钉的功能结构,它用力过猛的产品功能并未讨好到所有用户,倒更像是为了迎合老板而设置。不得不提的是Ding功能,对管理者来说,「Ding一下,使命必达」这句话是有相当的诱惑力的,因为「掌控」总是领导们最核心也最本质的需求。

每个管理者都希望自己的指示能直达下属,甚至希望员工们立刻执行。在钉钉里,每条发出去的消息都有回执,如果有未读的员工,老板还能把信息通过电话短信等方式Ding出去,直到对方回复,不用再担心对方太忙看不到或者故意不回复,领导想要问的问题也能即刻收到答案。

但实际上这可能是一种“伪高效”。

员工收到一个紧急Ding消息,必须即刻回复,不然很有可能受到连环骚扰。因为忌惮老板所以优先执行,原本的工作节奏被打乱。久而久之,员工很容易丢失自己的工作重点。

回执、签到、考勤等反馈机制太过保护老板的利益,让员工时刻处在高压状态。

另外,站在老板的角度来看,虽然这样的功能让多数管理者获得了安全感,看似掌控大局,但通过Ding消息发出的任务,由于缺乏有效的管理,后续再临时建立建反馈机制效果不佳,员工也因为过于被动在执行过程中与管理者互动几乎为零,反倒是拖累了工作效率。

丁香网的冯大辉先生也在他的《产品的价值观》中也直白提到:

所谓「钉」功能,员工拜访客户打卡功能,甚至要绘制出员工拜访客户的路线图,产品这样做确实很创新,但其实是管理者把员工当囚犯管,这本身就在传递不信任感,那些对这些功能叫好的人也不会是好的管理者,好的管理工具不应该是只为了做管理。

钉钉的产品设计初衷是从「打动老板」下手,让老板成为最终买单者然后普及员工,市场策略本身没错,不过终归是用力过猛,严重的打击了员工的工作热情,未免太急功近利。

2. 功能太重,用户体验不佳

在多数人的工作场景中,钉钉扮演者沟通工具的角色。

现如今钉钉已陆续推出钉应用、钉云盘、钉邮箱等功能,官方表示还可能提供财务管理,行政管理,云储存,ISV应用平台等多方面的服务。

这样繁重的功能似乎早已经打破沟通工具的界限。

钉钉里很多功能与协作软件重复,体验下来,却不如协作软件优质,达不到真正的高效协作;另外,由于阿里的信息安全漏洞频发,钉钉的安全性也颇受人质疑,文件储存功能让人想用而不敢用,许多企业转而选择专业的企业级云盘分开管理。

可把钉钉只当成IM软件使用也显得不够专业,强行接入如此多繁重的功能,不仅刚开始会让用户迷茫,加重了用户的使用负担,相对的,功能越多用户对软件的可控性也就越小,后续的产品体验也不会好。

再者,对开发了如此繁多杂乱的功能对钉钉团队来说,关注和维护的成本也会大得多,精力分散,产品就很难做到最好。

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眼花缭乱

举个例子,钉钉花了大量精力在做移动端的开发,但事实上大部分的人办公还是在电脑上,对比市场上同类PC端软件,钉钉的PC版未免太过简陋,即使是应付日常办公都显得很笨拙,这样的体验实在难以给高分。另外,随着澡堂模式,红包功能等等一系列偏社交娱乐的功能的加入,也让产品走向越来越不清晰。

纵使企业级市场炙手可热,人人都在争夺这块大蛋糕,但拼命的往同一概念上靠,未免显得太过浮躁,也让人觉得钉钉不自信,生怕打动不了用户。或许开发人员应该冷静的沉下心来想想,团队沟通中的痛点,以及自己究竟要做成一款怎样的产品。

通过上面的分析可以看到,不论是微信还是钉钉,他们最大的问题就在于没有把产品和实际工作场景很好地融合,以至于出现了不同的层次的矛盾。

这时再谈到文首的问题:高效的企业沟通产品应具备哪些特质?相信很多人已经脉络清晰了:生活和工作要分开,工作的事专业的来。

上面已经提到,微信应用到工作中将生活和工作过多的杂揉在了一起,大家都觉得自己被工作绑架了,“全天都在工作”成了很多人的同感。下面的尴尬总是听到不同的人说起:“工作群下班后关不关?关了错过重要的事怎么办?发朋友圈要不要屏蔽同事?回家后老板发微信过来总让人很纠结。哎......又因为刷微信延迟了工作。”

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工作?生活?

生活和工作从来就是两码事,企业级IM是刚需,也必须要有的。让私人的社交软件去做协同办公,不仅牺牲了一部分生活,还降低了效率,更有可能引导员工产生不良的工作习惯,影响团队氛围和协作。

因此,高效的团队沟通软件,一定要是专门化的,所有功能为工作量身定制,没有杂乱的社交功能,少了外界的干扰信息,员工就更能把精力集中到工作上来,这样不仅为员工提供了一个纯粹的工作空间也保证了大家生活空间的私有化。

1. 功能戳中用户痛点,让用户相见恨晚

工具类的产品一直有着很高的替代性,当新的更好的产品出现的时候,很多用户往往“毫不留情”的更新换代。如何吸引用户?如何留住用户?这两个问题一直是工具类产品开发者的世纪难题。

思考微信与QQ,其实本质上并没有多大区别,都是社交软件,都是沟通工具,但为什么很多人还是冷落用了多年的QQ转而投入微信的怀抱呢?正是微信团队对人性的反复思考,找到了QQ无法满足大家的潜藏需求,用户一试即爽,故而纷纷转移阵地。再思考腾讯邮箱,它创新开发的超大附件中转站,解决了邮箱发送大文件的难题,一度让用户叫好,成为邮箱一霸。

对工具类产品来说,好功能无疑是打动用户的“敲门砖”。如果一个产品功能非常有价值,本身就能让用户愿意尝试,甚至不需要过多的宣传和推广。作为团队沟通的桥梁,企业沟通工具的功能的设计一定要满足用户最切实的需求,让用户有一种相见恨晚的心情。

比如,工作群聊很容易让话题跑偏,成员注意力不集中,这时在软件中增加“话题”这个场景,让大家围绕某个话题进行讨论,针对某一话题反复深入探讨,不仅沟通效率会提高,沟通质量也能得到优化。

再比如,我们经常会进行线上讨论,虽然不如开会正式,但这些讨论并不是没有价值的,或许可以增添一些整理收藏功能,让大家方便管理这些即时产生的知识,把有意义的线上交流成果,作为团队财富保存起来,方便随时查看复习。

又或者是,增添一个统一的消息聚合,让员工能自由添加需要的第三方消息推送,方便每日及时处理,避免造成信息堆积和遗漏。

也有的IM工具搜索历史记录很不方便,有的软件存在多个端口消息不同步的问题,优化这些或许也能让产品倍受青睐。

2. 让用户对工具产生情感

“产品要有爱”,这是张小龙经常挂在嘴边的一句话。

无疑,微信是一款有爱的产品。

有多少人被微信年初的年度回顾感动了呢?以“我”为中心蔓延开来的每个分支,每个节点,都仿佛告诉我们,谁都不是首页里那颗行星下孤独的存在。

你和好友、恋人的聊天记录,朋友圈分享的开心瞬间,收藏的表情和语音,随便挑一样,都能勾起无数温暖回忆,产品里无处不在的亲情、爱情、友情都是微信里爱的来源,而这些爱也把大家紧紧维系着。


从微信、钉钉看高效的企业沟通产品应具备哪些特质?

有温度的产品就像热咖啡一样香醇

我们使用一个工具的时间越长也会越依赖这个工具,日久生情,莫不也是一种情感。

虽然工具型产品虽然很难像社交产品一样,让人有依恋和回忆,但它绝对不是“冷冰冰”的,如果一个企业IM软件,能够给员工传递团队中的归属感和认同感,我想,没有谁能轻易割舍。

不妨试试在产品功能上添加一些感性的元素,能让用户感受到产品传递的关怀和温度,进而日久生情。

例如,在对新人的关怀上,IM软件可以优化消息整理功能,为消息文件贴上些标签,对每次讨论进行主题分类。这样,如果有新人加入团队,查看标签和类目能很快get到会议的精髓,把握到业务主体结构,了解团队近期遇到的一些重点难点,能帮助迅速适应工作,融入团队。

另外,或许可以设置一些鼓励功能,就好像知乎的赞同按钮,当谁有一些好的想法提出来时,大家每一次豪爽的赞同,都是最好的鼓励,而这样的认同感,也能激励大家积极思考,主动交流,哪天回过头翻看,也是一些别有意义的回忆。

打造开放、尊重、平等的沟通环境

纵观我国目前的企业管理体制,下上下级之间往往层级分明,管理者不仅在组织架构上身居高位,也更是业务的核心大脑。除开一些新兴的 IT 等行业,很多企业还带有不少传统文化的烙印,不少基层员工因为对领导的忌惮和服从,致使上下级之间缺乏主动有效的沟通,员工大多处在压力之下,这样讨论出来的结果,更多的反映的是管理者的意志。

传统企业的沟通环境或许很难改变,但作为一款以“提高工作效率”为宗旨的团队沟通软件,应该更多的去关注怎样在线上构建一个开放平等的沟通环境,而不是为了市场迎合原来早已颇受诟病的不良习惯。

有的企业软件强调自由协作,有的则是为了进一步管理控制,这里说回钉钉的Ding功能,它就是一个自上而下的强压式的沟通方式,爽了老板,却伤了员工,接下来又如何谈配合?

自由平等的环境才能孕育思维碰撞的火花,沟通的双方才能达到真正的信息交换,进而提高团队执行力。也只有做到集思广益、群策群力才会为公司的发展带来无限可能。所以,打造优质沟通环境很重要,也是良好沟通必备的要素,踏实优化产品功能,营造自由的交流空间,引导员工自主沟通,或许才是一个企业沟通软件真正该考虑的事情。

从微信、钉钉看高效的企业沟通产品应具备哪些特质?

开放自由的交流环境

专注,然后将一件事情做到极致

“专注造就品质”。

我们都知道专注是成功的秘诀,但最难能可贵的就是专注。

我们每个人的精力是有限的,如果不专注就很难在某个方面做的很好,什么的都想要,必然顾此失彼。

无印良品就是专注的代表,它的专注在于它的“极简”,面对消费者琳琅满目的需求,很多品牌往往难以“克制”欲望,想要让自己变得无所不能,从四面八方打动客户。而无印良品始终专注于产品给用户带来的便利上,砍去最浮躁的设计,留下最有价值的一部分。一罐没有华丽包装的鱼罐头,可能并不能吸引你的眼球,打开发现,罐头里的鱼没有鱼头和鱼尾,只留下肉质最好鱼身,这就是无印良品“无声胜有声”的惊喜。


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Muji鱼罐头

企业应用不像其他产品,有立竿见影的效果,新鞋尚且要适应,一个团队使用的工具,需要磨合是必然的,而简单,实用的产品功能,能让大多数人快速度过磨合期。

团队沟通工具,一切应以沟通为中心。沟通还可以有哪些方式?如何提高沟通效率?增加哪些功能会让人们更愿意沟通?光沟通这一点还有一系列问题需要继续探索,不潜心深入,最基本的需求尚且不能做到最好,何况其他繁冗复杂的多余功能?

很多开发者总是将自己思维强加在产品里,但功能的创意往往来源自用户的习惯细节,以及工作场景中的痛点,附带一些无谓的功能,不仅一开始让用户迷茫,还会让很多人与产生距离,进而加重了使用负担。

卓越的产品往往专业简单,专注一种需求,做到极致,才是提高产品的竞争力的关键。

来源:三节课是首家互联网产品主题学习社区,免费提供最系统的产品 + 运营课程学习,定期出品有深度的产品观察 + 评论。

本文作者彭砰砰 ,来源知乎-简聊专栏,三节课已获作者原创转载授权。

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