电子邮件重回企业社交中心

标签:企业社交电子邮件

访客:32062  发表于:2015-11-30 09:11:34

【导读】:在公共社交媒体大行其道的今天,企业需要在内部构筑创新、可控、有活力的小型社交氛围,带有浓厚美国文化色彩的电子邮件能成为企业社交的中心吗?

电子邮件重回企业社交中心

到今年圣诞节,IBM全球40多万员工的电子邮件系统将从使用了20年的Notes系统迁移到全新的Verse系统上。这对于习惯以E-mail驱动工作的IBMer来说,是一件改变企业内部社交方式的大事。
“从2015年3月开始,7个月的时间,我们已经完成了迁移项目的75%。” 对IBM社交商务云服务副总裁艾德·布里尔(Ed Brill)来说,目前最主要的工作就是帮助IBM转型为社交化企业。“我们将IBM自身作为应用Verse的客户,不断进行测试和改进,为向商业客户进行更大规模的推广做准备。”

企业社交转型

IBM从2005年开始倡导企业社交转型并从自身做起,到目前为止已经整整10年。10年间的成果斐然:Notes企业邮件服务在全球拥有2.5万家企业用户;在IBM内部,95%的IBM员工能够积极主动地使用企业内部社交网络,40%的IBM内部系统可以直接与社交网络进行连接。
去年年底,IBM推出全新企业电子邮件服务IBM Verse,这款被称为“最智能电子邮件服务”的企业级应用整合了社交媒体和文件分享等功能,还可以分析用户使用习惯,预测同事之间的互动。 
Verse的电子邮件服务内置个人助理,能够学习用户习惯,并自动起草回复客户邮件。用户最常见的联系人、计划表和日程安排都会被“钉”在一个总控板上,方便随时查看。用户还可以直接将电子邮件内容转换成博客和社交网络主题,在内部进行展示。在电子邮件中查看不同员工之间的关系,并搜索附件。作为IBM云服务的一环,这款产品从出生起就被部署在IBM的SoftLayer平台上。
向Verse迁移最大的动机是通过社交平台推动技术创新。“我们希望通过自身的改变,在市场上建立一个可参照的标杆,也为我们内部员工提供技术创新带来新的能力。”艾德·布里尔没有说出的心愿是希望Verse能够取代微软Outlook成为企业级电子邮件标配,并成为企业内部社交的中心。
艾德·布里尔本人就是一个活跃在社交网络上的人物,他有自己名为edbrill.com的博客,在Twitter、Facebook上也非常活跃。“在部署Verse的时候,我必须在企业内部社交网络上表现得非常活跃,因为需要我去推动它。”布里尔记得在在Verse开始迁移的头一个星期,IBM全球只有740个邮箱转过来,而现在每天都有2万多员工的邮箱从Notes系统迁移到Verse系统上。“应该说,在面对外部社交网络和内部企业社交的时候,我拥有完全不一样的两幅面孔。在面对商业客户的时候,我通过公共社交网络去宣传、去互动,了解这些客户的情况;但在内部社交网络,我通常都在坦率地讲‘还有什么问题需要解决’,或者‘还有什么需要改进的地方’。”

Verse在中国

IBM大中华区员工目前有4万多人,从7月份开始批量迁移电子邮件系统,由于中秋节和国庆长假,大中华区的进度略逊于全球进度,目前只有约1万名员工完全迁移到Verse上。IBM大中华区首席信息官张勤作为第一批用户,最大的使用感受就是:Verse与普遍使用的微信朋友圈互动很像。“很多不怎么直接交流的同事现在都出现了,可以看到他们的活动;基于Verse背后的认知和数据分析功能,跟我工作关系紧密的同事头像会出现在显眼位置,可以很容易看到他在公司内部Connections上的活动,比如他们评论了什么、关注了什么、在工作上有什么举动,都可以看到,感觉自己对同事的了解加深了,这是最明显的一个感受。”
在全球化公司中,电子邮件以其实时、可靠、快捷、方便存档等特性成为企业最关键的沟通方式,电子邮件也因此承载了企业中的人际关系、职场政治、商业谋略,亦是展现公司政治和组织生态的大舞台。对很多跨国公司员工来说,看邮件、回邮件和吃饭睡觉一样重要。
张勤也不例外,她每天都会收到上百封邮件,花在浏览和回复邮件上的时间非常长。“Verse会把收到的邮件自动集成在一起,现在我每天看到的邮件组合基本不超过20个,点开其中一条,其余相关的十几条就全部打开了,浏览和回复的速度非常快。”张勤说,Verse还可以直接分享文档,或者将博客放到文档中进行分享,摆脱了过去邮件挂附件的方式。
最有意思的是,Verse将邮件和社交工具整合起来。“比如某个同事发了一个邮件,你想了解他为什么有这个观点,点击一下,马上可以看到他在内部社交上的所有活动,包括他的头像、邮件、工作日历全都在一起,可以随时随地360度地全面了解一个人。这是一个整合,除了简化邮件,提高效率,还会给你的工作提供很多线索。”
新任的IBM大中华区董事长陈黎明在迁移到Verse系统后,开始使用企业内部社交与员工互动。“黎明董事长在Verse上发的每条微博,都有上千条评论,他会去回复。这在过去是不能想象的,IBM的公司层级那么多,一个普通员工很难和董事长直接对话,现在已经成为了现实。”
电子邮件附加了企业社交的功能,会不会占用员工更长的工作时间?
对于这个问题,张勤认为“工作和生活很难真正分开,最重要的是工作得开心,Verse去掉了原来工作中比较无聊、烦闷的东西,让你更加开心地工作。” 
-----------------------------
本文系经理+原创,作者:孙泠 ,转载请注明出处和作者名

评论(0)

您可以在评论框内@您的好友一起参与讨论!

<--script type="text/javascript">BAIDU_CLB_fillSlot("927898");