智能办公:从可移动到有人情味

标签:移动办公智能办公办公软件

访客:19737  发表于:2015-05-15 10:31:02

智能办公:从可移动到有人情味

一位销售经理在外出差,上班时间到了,他拿出手机打开软件,点击“check”按钮,系统随即显示其所处位置及签到时间。打开“日历”按钮,当天要完成的工作就显示在屏幕上了。开会时间到了,碰巧两个会议冲突,打开“微会议”模块,两个会议同时进行,真正实现“分身有术”。手头出现新任务,随手拖进“微任务”板块,将它布置给下属,并随时了解其进展,随时介入、随时纠偏。

这就是移动互联时代一位职场白领的真实工作写照,即便人在他处,工作仍尽在“掌”中。可见,新技术的发明,改变的不仅是人们的生活方式,还有企业的管理模式。

“移动互联时代,每个人随时随地分享自己的状态与看法成为可能,信息传递更趋扁平化。企业的管理理应顺应这一趋势,通过建立快捷高效的信息传递机制与灵活机动的决策反应机制,提升企业内部执行力。”上海移品信息技术有限公司CEO、“随办”创始人于胜泳日前对记者表示。

传统工具像是人群嘈杂的咖啡馆

对于许多办公室白领来讲,他们已经习惯了使用微信、QQ等即时聊天工具。

在于胜泳看来,使用微信、QQ等工具来沟通工作存在一定的安全隐患。因为在聊天工具上我们只能通过姓名与头像判断对方是谁,一旦有人冒用他人账户,交流的另一方是无法识别的。此外,在传统的聊天软件上,生活与工作是掺杂在一起的,有些内容我们并不希望同事看到,而且在这样的公开场合谈论工作也存在一定的泄密风险。

“传统的聊天工具更像是一个人群嘈杂的咖啡馆,适合聊一些相对开放的话题,我们当然可以在里面谈论工作,但是要真正办公,企业还是需要一个相对封闭的环境,这样更具安全性。”如果说,微信倡导的是一种生活方式,而随办追求的则是一种工作方式。据于胜泳介绍,随办有着严格的身份认证审核,公司之外的人士是无法进入系统中的。在模块的设计上,围绕工作任务展开,将工作从生活中剥离出来,让员工更加专注。

在移动互联时代,什么样的软件才是真正适合办公需求的呢?

据了解,目前市场上已经出现了许多家以打造移动办公为目标的软件开发公司,随办之所以能够异军突起,在于胜泳看来,在于其更好地诠释了移动办公的真谛。“移动办公软件,并不是将传统的PC端简单地复制到移动端,而是从移动端特有的工作场景出发,模拟其环境,探索其需求”。

这恰是随办的核心竞争力之所在。“随办打破了时空的边界,员工可以在任何时间、任何地点通过移动设备进入工作中,真正实现无边界办公。”于胜泳解释称,随办各个模块的设计,并非相互孤立的,而是一张精心设计的网,不同模块散落其间,通过随办这一中枢系统,实现有效互通。

直击企业内部沟通协作低效痛点

在随办的客户名单上,不乏世界500强企业及国内知名央企,不过于胜泳更看重的是随办在中小企业,特别是创业企业中的推广与应用。

随着互联网+概念的兴起,创业成为潮流,可谓万众创新、全民创业。创业企业普遍呈现出来的特点是:人少事多,每个人都身兼数职,容易分身乏术,老板分配工作也比较随意,常常布置下去自己都忘记了,导致很多事情的开展无法得到及时掌控与纠偏。

传统的办公软件费用高、维护成本大,对广大创业企业而言是笔不小的开支。相比之下,随办的低成本、易操作就显得更接地气,“随办开放了七大免费模块,基本覆盖用户日常工作所需。对于专业性要求高的、突出效率优势的部分,推出了按月付费的专业版,客户拥有更大的选择权。”

随办直击的是企业内部沟通协作低效的痛点,“大家都在谈O2O,但更多的是对外,企业内部的O2O也是很重要的。”于胜泳分析道,现在企业都注重将线下(Offline)的商务机会与互联网(Online)结合,客户通过网络找到我们,我们迅速拿到了订单,这只是对外的O2O,如果企业内部仍是金字塔式的层层控制,无法通过有效协作,实现对客户订单的快速反应。

企业内部同样需要O2O,员工的线下行动是Offline,随办提供的线上沟通是Online,通过随办平台将线下活动与线上沟通相结合,实现员工内部管理的O2O。只有内外都实现O2O了,企业才能有效互通,真正拥抱互联网,这正是随办的价值所在。

尽管随办打出的口号是“移动时代的工作方式”,一次偶然的事件,也让于胜泳对于随办在个人市场的应用有了新的思考。一位客户打电话向于胜泳咨询,“随办的微任务一共可以派发多少条?为什么自己在派出去1000条之后,最早的任务找不到了。”这让于胜泳大感意外,因为在产品设计时规定,对于正在执行的任务,每次返回1000条到手机端,“没想到真的会有人派出去千条以上”。他连夜布置研发人员修改后台接口,扩大了返回手机端微任务的数量。后来于胜泳了解到,客户的1000多条任务并非全部都是工作,有些是生活中的事情,他怕遗忘就以“自己派任务给自己”的方式,记录在随办上。作为个人,我们完全可以利用这一功能,进行自我管理,“老婆可以派任务给老公,家长可以派任务给小孩,任务完成的好,可以奖励他一枚勋章,这样既避免了容易忘,又能合理规划自己的时间,加强彼此间的沟通。”

“这就是以不变应万变”,于胜泳解释道,随办的模板设计看似简单,实则简约,每一个模块的设计都蕴含着巨大的应用空间。

未来软件技术的思想温度

技术的背后是思想,软件是行为的载体,现在的软件开发市场已经足够强大,各类业务流程都可以抽象成对软件的处理,通过软件与外部进行沟通,企业的业务方式和管理方式会被软件驱动,这导致企业管理越来越依赖软件。随着未来企业组织形式的变化,必然要求企业打破原有的软件关系,创造一种新型的生产关系。

未来的企业组织会呈现出哪些特点呢?于胜泳总结为两点:移动性与外包性。企业办公的形式将更加移动化,“不一定非得赶回办公室里,甚至不用来上班,省去挤地铁、吸雾霾,随时穿越时间和空间,真正实现无边界无障碍的沟通。”此外,企业也会变得越来越“瘦身”,大量的非核心业务,如招聘、财务都将外包出去,办公软件也不例外,“专业的事情留给专业的人来做,当然这也对企业内外的有效协作提出了挑战。”

什么样的办公软件才能适应这样的趋势呢?“在我看来,软件不应是严肃的、冷冰冰的,而是有温度、有人情味的。我们应该将以人为本、尊重员工的理念融汇到软件开发的过程中去,而不是让员工感觉到控制、压制、做不完的工作。”于胜泳说。

在于胜泳看来,“微任务”模块的设计最能体现其管理思想与理念,“微任务”除了可以跟踪任务进展外,还可以邀请不同层级的领导加入其中,随时随地观察任务的进程。这就打破了层级制度,老板“分身有术”,可以督战不同的任务组,并随时介入纠偏,又可发现其中的“千里马”。“之前老板是不可能了解到基层员工的表现,通常是由部门经理代为传达,现在老板对每个部门每位员工的表现都了如指掌了,员工也不会担心自己的成绩被埋没。”

来源: 科技日报 文·本报记者 吴佳珅

评论(0)

您可以在评论框内@您的好友一起参与讨论!

<--script type="text/javascript">BAIDU_CLB_fillSlot("927898");