武汉力诺CIO:建立卓有成效的IT组织

标签:IT组织德鲁克卓有成效的管理者武汉力诺

访客:38561  发表于:2015-04-27 15:57:42

  作者:蔡华法 武汉力诺集团CIO

                                                                                ——读《卓有成效的管理者》有感

  自2006年,从青岛书城买了第一本德鲁克的著作《管理的实践》,我就成了德鲁克迷,到处搜集他的著作。每次读德鲁克的书,我都能清楚的听见自己成长拔节的声音,读德鲁克的书,能让我面对纷繁的商业世界,从容有度,不再心生畏惧。我每年要重读一遍德鲁克著作,《卓有成效的管理者》几乎是案头书,每次出差带在身上,常读常新。

  在加入武汉力诺IT部门之际,适逢集团文化中心举办高管人员阅读《卓有成效的管理者》一书活动。通过这次的读书活动,让我对《卓有成效的管理者》在思想上有了新的认识。

  《卓有成效的管理者》一书共有8章,贯穿着一个完整的逻辑,即组织的有效性系于贡献,组织的贡献源于外部机会,源于组织的有效决策和要事优先处理;源于人的长处的发现与发挥,源于组织对人"自我发展的激励";最终这一切源于管理者"自我管理"的有效性,管理者的有效性作为一种习惯是可以学会的。沿着这个思路,我们明白,管理者自己工作的有效性是成就一个卓有成效组织的关键。

  结合学习该书的心得与体会,对如何建立武汉力诺卓有成效的IT组织进行了深入思考和探索,成文如下:

  一、建立卓有成效的IT组织,需要重视贡献。

  如德鲁克在《卓有成效的管理者》一书所讲,有效的管理者一定注重贡献。对建立卓有成效的IT组织而言,同样也需要注重贡献。因为重视贡献是有效性的关键。IT组织管理者及成员应常常自问,"对我所服务的部门,在绩效和成果上,我能有什么贡献?"

  重视贡献,会让IT不为部门所限,跳出部门来审视IT的价值和绩效贡献所在,进而能为集团整体的绩效做出贡献。才能使IT组织更加重视所服务的部门和用户。只有IT所服务的部门才是IT产生成果的地方。因此,IT组织应该考虑自己的技能、专长和作用,以及本单位与整个公司及公司目标的关系。只有这样,IT才会凡事都想到服务的单位和服务对象。

  重视贡献不能流于表面,这就要求卓有成效的IT组织需要关注本部门的工作输出是否成为了所服务部门的工作输入。拿SAP  ERP项目举例,经过IT部门设计输出的运营管理报表是否为业务部门所用,业务部门用这些报表是否指导了他们日常的工作,取得了哪些收益,为公司做出了哪些贡献。比如,通过客户的信用控制,防止了多少呆账坏账的发生。通过采购的趋势报表,如何与战略供应商进行谈判,达到降本增效的目的。通过生产管理报表,披露实际成本和计划成本的差异,找到成本偏差的原因,进而采取行之有效的行动,不断优化产品成本,使公司的产品保持具有竞争力的成本结构。卓有成效的IT组织的管理者和成员应该明白,IT的价值是自己的工作输出成果被其它部门所使用并取得效益后才创造的。因此IT的管理者和人员要有全局意识,不能只关注自己的工作中开发了几个报表,而要去关注这些报表到用户所使用后产生的价值。IT组织人员,不能坐等用户上门来提需求,而应该开动脑筋去想所服务的用户单位可能有些什么需求没有被有效满足,运营过程中有哪些管理的疼痛点需要IT系统提供支撑。IT部门人员应该走出办公室,去到用户现场去了解用户的期望和需求。IT人员应该问用户,为了让你的工作更有效,你期望我们或者期望IT系统能做些什么?

  仅仅把IT组织定位为一个服务支持部门是不够的,随着全球信息化浪潮的兴起,企业之间的竞争加剧,越来越多的企业逐渐意识到IT所带来的价值。很多企业已经并正从IT中获益,勿庸置疑,IT已经成为企业核心竞争能力的一部分。卓有成效IT组织,应该重新定位和赋予新的使命。IT组织应该关注如何根据企业的战略目标制订IT的战略目标,并采取行之有效的行动让IT更好的支持企业战略的目标实施和落地。在这个过程中,IT组织要特别关注IT如何为企业当前的价值回报和未来的价值创造做贡献。IT应该考虑如何为企业发挥战略性竞争优势和实现卓越运营而提供强有力的支撑。

  IT组织应该运用得当的IT技术,提供高效、简单、直接,甚至无形的解决方案把企业的实时信息转化企业经营所需要的实时知识。并协助业务部门立即采取行动。IT组织应该运用得当的IT技术使企业运转更高效。卓有成效的IT组织使命应该是协助公司实现卓越运营,帮助企业解决日益复杂的经营问题,优化资源配置,帮助企业全速发展。因此,IT组织应该融合多种技术解决方案并帮助企业探索新的运营模式。当然,这一切所作所为并不是仅仅为了IT组织自己,IT部门的工作就是让业务部门在他们的领域做得更好。如何做到这一点呢,这就要求IT人员去了解客户(业务部门)的客户(公司的客户)的需求。并积极去响应和高效满足这些需求。

  二、建立卓有成效的IT组织,需要对业务的IT需求采取有效决策并按照要事优先的原则处理IT事务。

  建立卓有成效的IT组织,除了需要具有重视贡献的理念和付之实际行动外,还需要做到有效决策,要事优先。企业的事务纷繁芜杂,往往牵一发而动全身,企业的信息化需求多种多样,层出不穷。如果不采取有效决策,针对信息化需求按照要事优先的原则进行处理。则会陷入胡子眉毛一把抓的境地,IT人员自身劳心劳力不说,用户满意度也不会高。企业事务中,一个问题的处理与解决,往往需要全面的考虑。IT在寻找问题解决的突破口和解决方案时,一定要利用德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中提到的有效决策原则进行设计和决策。

  IT部门和业务部门在进行IT系统解决方案决策的过程中,首先要了解问题的性质,如果问题是经常性的,那就只能通过建立一项规则或者原则的决策才能解决。否则就会陷入"头痛医头,脚痛医脚"的境地。IT部门要联合业务部门确实找出解决问题时必须满足的界限,换言之,要找出问题的"边界条件"。IT组织成员需要联合业务部门仔细思考解决问题的方案是什么,以及这些方案必须满足哪些条件,然后再考虑必要的妥协、适应及让步事项,以期该解决方案的决策能被接受。要让决策方案同时兼顾执行措施,让决策变成可以被贯彻的行动。在执行过程中重视反馈,以印证决策的正确性及有效性。IT部门要定期或不定期与业务部门召开座谈会,以确认制订的决策被贯彻执行。如果没有被执行,原因是什么?从企业的实践经验来看,决策没有执行不外乎以下几种原因:


  IT部门需要针对决策执行过程中暴露的问题,找到深层次的原因,并联合业务部门采取行之有效的行动,确保决策通过IT手段支持得到有效执行。只有这样才能发挥出IT系统的价值,进而体现出IT组织的有效性和价值。

  在进行决策之后,IT部门会发现摆在面前有好多工作值得去做,但IT的资源和时间通常有限。这就要求IT部门的管理者需要勇气和智慧按照要事优先的原则对工作的顺序进行抉择。以下几条是可帮助确定优先次序的重要原则,每一条都和IT组织的管理者相关:

  1.重将来而不是重过去;

  2.重视机会,不能只看到困难;

  3.选择自己的方向而不盲从;

  4.目标要高,要有新意,不能只求安全和方便。

  确定优先级的过程,实际上是进行IT预算优化和关键资源精准

  配置的过程。这就要求IT组织的管理者具有重视贡献,重视工作成果的工作理念和精神。

  三、建立卓有成效的IT组织,需要IT管理者发挥自己的长处以及发挥他人的长处。

  仅仅具有重视贡献的理念和采取有效的决策和要事优先的原则来处理IT组织事务,对建立卓有成效的IT组织还是远远不够的。因为,理念落到实处和IT事务的完成还需要人来执行。

  因此,为实现建立卓有成效的IT组织目标,IT组织的管理人员应该明白,只知道抓住人的缺点和短处是干不成任何事情的。为实现目标,必须用人所长-用同事之长、用其上级之长和用其本身之长。利用好这些长处可以给IT组织带来真正的机会。IT组织管理者的任务,就是要充分运用每一个人的长处,共同完成任务,实现建立卓有成效IT组织的目标。

  要做到用人所长,IT组织的管理者应率先垂范,对于自己本身的工作,也同样要从长处出发,使自己的长处充分发挥。在一个公司里面,管理者肯定会面临各种局限性,比如资源不足,平行部门不理解,公司暂时没有把IT发展作为最高优先级。有效的IT管理者肯定关心自己的局限性,但他们应该了解自己能做的和该做的其实还有很多。尽管有人觉得委屈,不能做事,但有效的管理者却能勇往直前。由于他们能勇往直前,所以别人感到非常严重的限制,在他们面前却都烟消云散了。这样一来,所谓"别人不让我干",恐怕是惰性和没有勇气的借口吧。就算是客观条件真有限制(事实上任何人任何事均免不了限制),也一定仍然可以做出许多有意义的重要工作来。

  在用IT员工所长方面,IT组织的管理者如果只想避免员工的短处,那他所领导的组织必然是平平庸庸的。如果一个IT管理者仅能见人之短而不能识人之长,因而可以避其短,而非着眼发挥其所长,则这位管理者本身就是一位弱者。他会觉得下属的才干可能构成对他本身的威胁。

  有效的IT管理者都知道他们之所以用人,是用人来做事,而不是用来投自己所好。有效的管理者从来不问:"我的员工能跟我合得来吗?"他们问的是:"我的员工能贡献什么?"他们从来不问:"我的员工不能做什么?"他们问的是:"我的员工能做些什么?"所以在用人时,他们用的都是在某一方面有所特长的人,而不是各方面都过得去的人。

  重视IT员工的长处就是对他的工作绩效提出要求。如果IT的管理者不在用人之前先问自己"他能做些什么",那肯定他的下属绝难有贡献,这就等于他已经事先对下属的不称职采取了宽容的态度。这样的IT管理者成事不足,败事有余。真正"苛求的上司"(实际上懂得用人的上司大部分都是"苛求"的上司),总是先发掘他的员工最擅长做些什么,再来"苛求"他做些什么。过多考虑IT员工的短处,会影响IT实现卓有成效的组织的目标。总之,用人所长是卓有成效IT管理者必须具备的一种素质,是一个IT组织是否有效的关键。

  我们在这里谈到的用人所长,不仅有一个态度问题,而且有一个敢不敢去实践的问题。用人所长,可以从实践中获得改进。我们只要主要认识到我们的下属,观察我们的上司,多问"此人能做些什么",而不必问"此人不能做些什么",最后IT的管理者肯定能养成重视人之所长及善用人之所长的态度。久而久之,IT员工也能用同样的问题来问自己了。

  在有效的IT组织中,有效性的每一面,都是"机会的开发,问题的消失"。尤其是对人,这点更是特别重要。有效的IT管理者,把每个IT员工都试为可开发的机会,包括他本人在内。他知道唯有长处才能产生成果,而抓住弱点则只能造成令人头痛的问题。纵然没有弱点,也不能产生什么成果。

  我们在这里所谈到的用人所长,并不是仅仅用到IT员工已有的长处。我们还需要通过培训、研讨会、内部交流等方式来建立学习型的IT组织,进一步发掘IT的员工潜力,让员工的长处更长,进而能在组织中得到充分的发挥。我们要认真评估我们企业所处的阶段,以及未来将去向何方。基于此,我们要不断审视IT组织需要建设怎样的IT人才梯队和储备哪些相应的能力来支撑企业未来的发展。短期看来,IT组织的团队需要有SAP ERP建设的能力,通过信息化系统协助企业的管理者规范企业运营,从而经受住资本市场在运营规范方面的挑战与挑剔,为企业上市前和上市后的健康发展和规范运营保驾护航。长远来看,企业一旦在资本市获得发展的资金之后,全面深入进军国际化会是一个必然的选择。IT组织应该根据这一战略需要,有节奏的储备好IT员工在全球化范围内开展信息化系统建设和整合IT资源的能力。IT组织应该做到,吃着碗里的,看着锅里的,想着地里将要种的,把发挥员工所长,培养员工所长和企业的长远发展紧密结合在一起。

  卓有成效IT组织的管理者应该知道,任何一个组织,其行事标准都取决于领导人的表现。所以,IT有效组织的管理者会把自己的表率作用建立在充分发挥所长上。

  总而言之,IT管理者的任务不是去改变人,在于运用每一个IT员工的才干。IT管理者的任务就是要让每一个IT员工的才智、健康以及灵感得到充分发挥,从而使IT组织的更加卓有成效。

  四、建立卓有成效的IT组织,需要加强自我管理,掌握好时间。

  做任何事情都少不了时间,IT工作也不例外,时间是必须具备的一个条件。有效的IT管理者,应该经常保持一份时间记录,每月定期拿出来检讨。他们会发现自己的时间被耗用得很乱,浪费在无谓的小事上了。

  找出浪费的时间之后,就是要有系统的进行时间管理。有效的IT管理者先要将非生产性和浪费时间的事务找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步,可以试问自己下列几个问题:

  1.首先要找出什么事根本不必做,这些事做了也完全是浪费时间,

  无助于成果。

  2.第二个问题是:"时间记录上的那些活动可以由别人代为参加而不

  影响效果?"

  3.还有一项时间浪费因素,就是管理自己可以控制并且可以消除的,

  这项因素是:管理者在浪费别人的时间。

  有效的IT管理者在做过了自己的时间记录和分析之后,了解自己有多少时间可用于重要事务了。换句话说,有多少时间自由支配,又有多少时间可以用在的确有贡献的大事上。

  有效的IT管理者必须集中他的自由时间。他知道他需要集中整块时间来处理重要的事情。

  有效的IT管理者,除了管理好自己的时间之外。还需要引进IT的技术和手段,对IT员工的工作进行统计和分析。IT员工的每一件工作,哪些是重复性的事务,哪些是例外发生的。对于重复性的事务,则需要检讨事务重复发生的原因。是培训不到位吗?还是宣传不到位?还是系统的某个设置本身存在问题。如果是以上原因,则需要通过培训或宣传或修改系统设置来减少问题的重复发生,从而让IT员工从非产生绩效的事务中解脱出来,从而投入到更有价值的工作中去,为建立卓有成效的IT组织做贡献。

  结语

  非常感谢集团文化中心举办这次读书活动,让我们又有了这次重温经典,感悟经典,实践经典,享受经典的机会。

  这次重读《卓有成效的管理者》,刚好处在建设力诺武汉IT组织之际,书中的很多真知灼见为IT组织的建设提供了非常好的思路。同时,也将成为武汉力诺全体IT员工的行动纲领和指南。如果能在实际的IT工作中加以贯彻和运用,终建成卓有成效的IT组织并取得丰硕的成果,于个人,于部门,于武汉力诺,于整个集团则善莫大焉。

                                                                     2015/3/31 日书于武汉藏龙岛汤逊湖畔

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