广东省电力设计研究院:知识的“管理+IT”

标签:IT管理知识广东电力研究院

访客:30564  发表于:2014-12-10 10:45:58

广东省电力设计研究院(以下简称广东院)于1958年成立,现隶属于中国南方电网广东电网公司,是中国南方电网系统网内的特大型企业,是高技术人才、高科技含量和高附加值的典型“三高”现代服务型企业,居全国电力设计行业第2位。

广东院所处的行业是一个知识密集性的行业,目前在人员规模和业务范围上已走在国内同行的前列。广东院经过50多年的发展历程,承担了大量的工程建设任务,积累了大量的文档资料,同时在长期的工作实践过程中沉淀了丰富的显性知识和隐性知识。近几年,广东院开始涉足国外市场,如何充分挖掘广东院的知识财富并有效利用,对于提高企业的市场竞争力,保持企业持续发展,推动广东院向国际型工程公司发展是研究院面临的新问题,在这种形式下,研究院的知识管理就显得更为重要:如何在市场竞争中保持自己的知识领先地位;如何维持多年来积累的技术优势;随着广东院的快速发展,如何让新员工快速上岗并掌握必须的专业知识和技能;如何让老员工实现经验的积累和传承等都尤为重要。因此,研究院有必要在国内同行中率先实施知识管理,进行知识管理体系的咨询和系统建设,构建支撑广东院发展的知识管理支撑平台,提升院管理水平和技术水平,提高市场竞争力和全院整体经济效益。

2004年到2010年是广东院信息化建设比较集中的时期。经初步统计,所里实施的IT管理系统达16种之多。然而,在已经建立的系统之间并没有实现数据的集成,没有实现资源和知识的共享。全院的知识分散在各系统之中,不利于对知识的综合管理利用。另一方面,广东院当前主要关注对内部文档等显性知识的管理,缺少对专家和员工经验、技能等隐性知识的管理,也不利于知识的沉淀和传承。因此,广东院决定进行知识管理体系的咨询和系统建设,构建支撑研究院发展的知识管理支撑平台。该项目具体工作分以下几个步骤进行:

第一, 知识管理咨询

广东院通过与AMT咨询的合作,深入分析了目前的知识管理现状和需求,进行了广东院知识管理策略分析和规划,明确了广东院知识管理的近期、中期和长期目标,建立了知识管理体系、知识分类体系、知识地图等规范标准,明确了知识管理系统的功能需求,最终建立了广东院企业级知识管理体系。

主要包含的工作内容有:知识管理现状评估、知识管理战略规划、知识管理内容规划、隐性知识梳理、知识地图制作、知识管理制度设计、系统需求分析以及贯穿全程的知识管理的宣传与培训。

最终的咨询成果包含:知识分类及权限体系、知识管理制度、知识管理系统需求以及隐性点清单和知识地图清单(重点部门)。

第二, 业务部门的知识识别

通过对院领导及所有部门113人次调研访谈,近500份调研问卷,了解了广东院的知识管理现状和需求。选取了包含总承包部、机务部、网信部等对知识管理有迫切需求的业务部门的部门负责人以及知识管理专员进行多次沟通,对知识分类体系、权限进行梳理,识别相应的知识点。后期对其他部门根据方法论进行梳理以及优化。比如,生产过程中的知识文档多,而且也是最核心的知识文档,可以作为目录分类备选的主要属性包括:专业、项目、项目阶段;研讨确定按照专业-项目类型/项目阶段-项目文件逻辑顺序管理知识。

专业:广东院业务过程专业性强,专业之间差异大;各部门知识积累和应用仍以专业为主;广东院虽然采用矩阵式管理,但专业的因素更强。

项目:虽然生产过程可以按照项目规整,但每年新增项目量大,以项目作为目录不符合目录的稳定性原则;对于差异较多的项目,可以以项目类型作为分类进行划分,如电源片业务。

项目阶段:项目阶段很好地反应了项目的开展过程,可以作为管理知识文档的目录。

第三, 现有系统的梳理分析

明确现有系统中哪些为知识,哪些是有业务过程中需要应用和进行管理的知识,并明确现有系统的权限及接口关系。

第四, 梳理隐性知识点清单和知识地图清单

梳理方式按照以下几个步骤进行:确定清单-沟通交流-成果讨论-优化完善;通过部门内经验较丰富的员工参与清单和成果的讨论,并要求每个隐性知识梳理和知识地图设计有明确的参与人员和时间要求。

隐性知识的管理,首先要员工能够明白隐性知识点有哪些,适合采用哪些工具,哪些人员参与。通过讨论梳理以及反复的调整,使部门把口头上的积累经验落实到具体的行动中。试点开展的隐性知识挖掘帮助大家理解了协同写作开展机制及价值。更重要的是,在开展过程中发现不足并及时提出相应的解决思路,协同写作机制可待通过制度及知识管理平台的跟进,结合广电院的实际情况,逐步加以优化。

比如,项目总结和质量分析会存在的最大问题,是总结的成果不方便以后的检索,要改变这种状况,需要对总结的成果进行结构化的存储。在各个项目设总/项目经理组织完成项目总结后,安排人员将项目总结中的“项目亮点”部分、“项目建议”部分复制到知识管理系统中的规定位置,以方便查阅使用。

质量分析会完成后,安排人员将质量分析会中的“问题、分析、措施”复制到知识管理系统中的规定位置,以方便查阅使用。

各领域专家通过设计知识地图,再次梳理了与本业务领域相关的重要知识,调整了前期整理的知识地图清单。

通过以上步骤的实施,广东院基本掌握了知识地图工具的使用,同时可以通过这些步骤发现各业务领域缺少的知识点,整理出更多有待增加及完善的隐性知识点。

第五, 知识管理制度的完善

明确各部门知识管理的组织架构及岗位职责,通过知识管理制度规范广东院知识的采集和存储制度、日常维护制度、支持制度,并给出促进知识共享的知识考核与激励制度。该阶段由AMT咨询整理出知识管理制度初稿,由广东电力设计研究院审核发布。

第六, 知识管理IT系统建设

搭建了知识管理系统,配置知识库目录、多维属性。通过搜索引擎(AUTONOMY)实现对现有系统知识的抽取以及在知识门户上的展现,并实现知识搜索、知识地图、权限管理、系统维护等功能。

本次知识管理系统建设的关键点在于利用Autonomy搜索引擎从各个专业系统中继承文档和访问权限,避免了知识管理系统成为知识孤岛,也大大降低了系统集成的开发工作量。

Autonomy搜索引擎,从业务系统中采集知识文档索引,在协同办公系统中展现和管理;广东院现有业务系统比较复杂,且直接管理着业务运营,改造业务系统的影响较大。通过Autonomy从原有业务系统中采集数据联接,不修改原有系统的逻辑,只建立数据接口,工作量相对较小,不影响原有系统架构。在应用界面上,知识管理应用初期,友好灵活的应用界面,能提高用户的使用效率。可根据需要较灵活的定制应用界面,应用界面友好。

广东院知识文档主要存储在原业务系统中,在5~6年内体现不出差异;5年后随着系统升级,存储不会造成很大影响。Autonomy支持万人左右的用户数(目前仍在使用的客户中,有近20000用户, 日常并发用户数达到1600人)Autonomy引擎成为了串联知识的中枢,实现了人、业务、案例、项目的紧密结合。通过分词系统,建立了自身的分类词表,在知识管理体系中出现的关于知识的类目都有相关的解释、关联的专家和关联的问题、案例,实现了知识的推送,任何知识都非独立存在,让用户形成知识网络。广东院知识体系的几大模块为使用者提供一个简单、方便、快捷的使用体验,每个有权限的人都可以修改,每个人都可以成为作者,每个人都可以使用,通过激励体系实现共享最大化。

根据知识管理规划设定的原则,业务系统与管理系统相互独立,而知识管理系统作为管理系统,并不需要满足业务运营的需求,因此知识管理系统中从其他专业系统抓取的文档主要满足查阅要求 。

初期试用的隐性知识管理工具主要为:行动后写作(AAR)和协同写作(COP)。后期持续优化的隐性知识管理工具主要包含:知识问答、专家黄页、和实践社区等。

企业知识管理不单单是体现在一个系统上,也是企业管理的变革,涉及广东设计过程、项目管理等业务流程,需要相应的管理机构和管理制度保障,因此,知识管理被纳入企业战略规划,由副总工程师牵头相应的工作组。

在知识管理项目开展的过程中,下设知识管理的业务小组、技术小组,业务小组负责广东院的业务流程、技术标准,技术小组负责系统的技术架构及全院各个信息系统的关系,协助梳理搜索引擎与业务系统接口的开发。

在知识管理建设过程中,先开展企业知识管理咨询,目的是通过梳理广东院设计过程、项目管理等业务流程,建立全院统一的知识管理机制及知识分类体系。知识管理系统的建设最大程度地利用了已投资的各个系统,有针对性地采集与业务相关的知识,在知识门户中进行展现,有效地避免了传统知识管理系统与业务相脱节的现象。

客户评价

“大家知道,设计院是一个知识密集型企业,对知识管理的需求非常迫切。这个项目建设之初,我们走访了不少同类的企业,很多企业也有这样的需求,但很少由企业能够做好。我们通过这个知识管理从咨询到软件项目的实施,有效提高了工作效率,形成了设计院的核心竞争力之一”

——广东省电力设计研究院

AMT 知识管理专家 袁磊点评:

广东电力设计研究院的知识管理推行,一方面从管理角度探讨了多种管理方法、工具以及考核激励措施,以调动员工的积极性;另一方面,也第一时间考虑了IT系统的支持,将规划梳理的成果及时落实到知识管理系统中,让员工第一时间能够看到知识管理的成果。另外,考虑到知识管理系统并不是孤立存在的,在整个工作过程中,又考虑了与其他系统中知识融合的问题,探讨了不同系统间知识传递的问题,为知识的大融合奠定了良好的基础。

从总体分析,广东院的知识管理工作已经有了一个良好的开端,未来需要在此基础上,进一步将知识、人、业务以及IT技术有机融合,并且以知识和人作为两个关键要素进行重点考虑,围绕“人如何获取知识,如何利用知识”等方面,进行进一步的深化推广工作。

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