精益管理思想和IT创造价值的机会

标签:CIO制造业BIITILBPM精益

访客:23971  发表于:2014-06-23 11:21:41

在微博上看到 @流程管理_陈-立云 的一条微博:“ #管理是一种习惯# 最近与朋友交流管理心得,他负责一家上百亿的制造单元。走马上任五个月后,我问他最大的改善是什么?他说生产顺畅了,原来现场每个月报异常500余次,现在减少到30次以内。又问,如何做到?答,很简单,找人统计异常,结构化分析异常,按重要度逐一改善。小道理背后是伟大的习惯。

陈立云从上述案例中看出的是“管理是一种习惯”,本人作为一名IT需求管理方面的顾问,从IT角度来解读一下:在ITIL领域有两个概念,事件管理(Incident management)和问题管理(Problem management),两者的区别是重复发生的事件就会上升到问题。事件的处理是解决即可,而问题的处理是找到根源,一劳永逸地根除后续同样的事件。上述案例中,原来500次/月的异常都是事件,如何减少到30次/月以内,是通过统计、结构化分析,然后按照重要度的优先顺序逐一改善,即上升到问题管理,找到根源,改善或根除事件的重复发生。

估计绝大多数的CIO都懂ITIL,但把事件管理和问题管理这种思想用到为业务创造价值方面的不多。其实这种思想从管理学角度来说就是精益管理,因此CIO有大把的机会发现为业务创造价值的契机。为什么大量的CIO在为找到证明IT价值的机会而苦恼呢?因为缺少一种系统化的方法来洞察。用上面的案例做例子,该管理者是如何做到大幅减少异常的呢?案例中给出的答案是“找人统计异常,结构化分析异常,按重要度逐一改善”,其中的黑体就是关键,就是IT能够创造价值的着手点。

首先是统计,不单单是记录所有的异常,详细地描述异常的现象,还要记录很多结构化的信息,为下一步的结构化分析做准备,因为仅仅是非结构化的现象描述是无法统计的。结构化的信息包括但不限于异常类别、重要程度、紧急程度、生产中的环节等等。曾经写过的文章《从医院安全不良上报流程设计看流程应用的常见问题》中提到的医院不良安全事件中要记录的出错类型、科室、责任人、发生地点、发生时段、差错等级就是必要的结构化信息。

其次是结构化分析,将上面提到的结构化信息中每一个作为一个维度,都可以统计出一份报表,看看是否从该维度来说是重复发生,是否要去寻找根源。还可以使用BI常用的Slice & Dice方法去组合各种维度分析,可以确定优先级;可以批量检查相同维度的事件的具体描述,全面了解以发现根源。

最后是优先级。不仅仅是重要程度,紧急程度、问题的难度、解决问题的价值和成本大小都是需要综合考虑的维度。

上述案例涉及上百亿的制造单元,解决异常创造的价值一定不小。所以,CIO脑海中时刻保持这种精益的弦,用IT的系统(可能是BPM系统,最简化可能是某种共享的Excel表格,如Sharepoint的List表单,Note是的表单,或者各种SaaS的表单应用)来记录各种业务事件的现象和维度,经过业务和IT共同的结构化分析,去找到事件根源,一定能创造大量的业务价值和优化机会。

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