邮件归档,完善企业信息管理

标签:邮件归档

访客:25946  发表于:2014-06-09 16:04:13


著名的“木桶”理论这样说:

一个木桶能装多深的水,取决于这个木桶最短的那块木板。

这用来形容我们的企业信息管理环境恐怕再合适不过了。对于企业来说,完整的信息管理环境就像是一个木桶,而企业的信息管理能力大小就取决于整个信息管理链中最弱的那一环。如何察觉信息管理链中的薄弱环节,审计就起到了重要作用。

作为全球化经济时代企业内外重要而常用的沟通工具之一,E-mail无疑有着非同一般的地位。因此,对邮件的审计,关系着企业信息管理中的安全管理、内容管理和协同管理。

针对内容的审计通常包括邮件信息是否合规,是否涉密;针对行为的审计主要是指对授权人员的操作行为和系统进程的审计。审计的宗旨在于邮件的内容和行为都要符合公司的制度要求、安全规范和利益需要,更要符合外部法规的严格要求。邮件的全部审计流程从事前防控、事中操作到事后报告都要满足合理合法、全面精准,只有这样的邮件审计才能达到实用高效的双重标准。

在邮件审计方面,MessageSolution EEA开邮件归档领域之先河。审计模块与EEA的高效搜索引擎相互配合,可以实现精确查询、二次搜索以快速缩小审计范围。既支持自动审计,又支持协同审计。对目标信息可执行分类、锁定、打标等操作,继而跟踪分析,输出报告,完成全部审计流程。

MessageSolution发现,邮件归档和审计需求已不仅仅是在金融行业和上市企业中产生,目前,政府机关和事业单位的审计需求也呈递增之势。只是不同企业单位使用邮件归档审计的最初目的可能有所不同,有些企业是为了内部信息安全和工作程序审计,有些企业则是未雨绸缪,使之成为规避经营风险、实现电子举证的有效武器。

国内的《企业内部控制基本规范》对国内上市公司实行了严格而具体的约束,迫使已经上市和即将上市的公司不得不提高邮件信息系统的整合,以保证邮件信息的归档和审计流程合规。而随着中国企业的国际化发展,美国《萨班斯法案》对企业的影响也逐渐增大,对选择国外上市的公司而言更是不可忽略的一道关卡。至此,邮件的归档和审计已变得尤其重要。

使用了邮件归档审计系统,确保了邮件信息的合规保存,也就保证了邮件不被篡改,这样才能成为真实有效的证据,在诉讼中助企业一臂之力。在MessageSolution多年服务于客户的经验中,类似案例不胜枚举。

所以,邮件归档审计无论是对企业内部信息管理还是对企业外部风险控制,其重要作用都是不言而喻的。在信息化发展一日千里的时代,MessageSolution邮件归档能够帮助企业完善信息管理,使邮件信息参与到企业决策进程中,发挥更大的作用。

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