使时间效益最大化的五种方式

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访客:19966  发表于:2013-11-04 17:04:50

使时间效益最大化的五种方式

即使是最优秀的人,掌握生产力也是一种挑战。毕竟每天的时间有限,锻炼身体、回复邮件、完成工作、补充睡眠,似乎不能与时间框架精密地吻合。然而,抛开借口,充分利用每一个24小时也是可能的,而且那些设法持续这样做的人往往会成为最成功的人。

保持一贯的生产力,需要动力、毅力、决心和大量精力。此外,如同任何一种习惯,实践是完善后天行为的关键。

最近,时间管理,变成了需要企业创始人和创业者们迅速掌握的技能。本文提到的这六位企业创始人已经学会了什么可行,什么不可行,以及如何在最繁忙的时候也能运筹帷幄。

1.采取优先策略

企业创始人们面临许多不同的想法、项目和新创意的抉择,但并不是所有的事都能亲自处理。所有的创始人都认为,每天从你想最先完成,或是必须最先完成的工作开始是很重要的,当然每件工作都应该报以必须完成的心态去做。

Chase Jarvis是creativeLIVE(世界上最大的现场直播教育公司)共同创始人之一说,尝试“一次性抓住它”。接到一个任务时,接触它的第一时间就得把它处理,排序或路由。避免多次接手一件事。

这需要调动你全部的注意力,并通过邮件或从你曾委派的人那得到所有必要的信息,但是一旦你已经这样做了,你就能从该工作移开专注于其他的事

。Shayan Zadeh是Zoosk(网上约会和社交网络应用程序公司)公司创始人兼首席执行官,实现高度专注的策略不能仅靠邮件或委派。在每天早上,他会选择一到两件想集中精力去做的事,而不是试图完成更多的或做普普通通的工作。通常每一天花些精力根据工作的影响力排列工作的优先顺序,最紧迫和最困难的工作优先做。

作为CEO设定“零未读邮件”的目标是不合理的目标,因为输出的质量会受到输出数量的影响。我断地调整优先级列表,先努力去做对业务影响最大的事情,而不是为了划掉等多的项目而去处理简短、容易的工作。

2. 自己的工作方式

我们每个人都有精力的高峰和低谷,这往往决定我们什么时候工作效果最佳。对于一些人,像Jarvis,上午工作效果是最佳的。另一些人,深夜的工作效率较高。不管怎样,当有大量的可用的时间时,弄明白什么时候效率最高,或者如何才能效率最高,是处理艰巨的任务所必须的。

了解你日常的精力的消长是有利的,使其与手头任务尽量相匹配,大卫克莱因是CommonBond(一个提供学生贷款支持,并连接学生借款人和校友投资人的平台)的企业创始人兼首席执行官,他说,举个例子,我上午的工作精力充沛。理论上,我有几个小时是可以支配的。

下午,我有大量的精力去管理,我的许多的面对面的更新是在下午完成的。晚上或周末,我有大量精力去思考,许多的战略讨论在这段时间完成。

可以肯定的是,从经验可以得出何时能让你的日程安排其作用。再举个例子,亚当刘易斯是Innovate CV(业界领先的人才招募软件和服务的供应商)的创始人兼首席执行官,他意识到,下午的公司例会往往无法应对这一天的突发事件。他的解决方案是,将公司例会作为上午的第一件事来做,这样被推迟的风险。

“我宁愿在上午或下午有定期的会议,以便我在中午有自由支配的时间应对潜在的未筹划的问题和最后的紧急会议的要求,”Zadeh说道,“我想确保我能够帮助人们尽可能快的做决定。防止整个团队的员工随一个关键的项目前进是一个有价值的问题,通过这样安排我的一天我能够很大程度上避免这个问题。”

3. 利用科技

幸运的是,通往提高生产力的路不是你一个人的独行路。在你使用的每一个单独的数字平台上都有大量的应用软件能帮助你保持高效。所有应用中,Evernote 和Google Apps十分有效。

“Google Apps在私人和专业方面驾驭着我的生活。我曾经试过很多编制工具,但Google

Apps对我是最简单有效的,”Zadeh说道。

对Evernote的粉丝们,刘易斯突出了应用程序的功能和在多个设备上易转变的特点,这也是他使用这个软件多与其他的主要原因。他说,“我喜欢Evernote并把它安装到我的电脑、iPad和手机上,因此一天中我可以不断地检查无论我是否在工作。”

而对于本辛德曼来说,Keynote则是他的首选的科技产品。本辛德曼是 Splash公司创始人兼首席执行官, Splash是一个活动策划平台,其为用户和他的客户提供了一种便捷的管理和共享事件方式。

“我是一个Keynote爱好者。它是我的秘密武器。我用它构建线框模式,那加快了我的发展进程并用它管理我的团队。”他说道,“每个星期天,我都会为我的团队创建一个我们那一周那一月那一季度需要做的事情的‘信息图表’。我用图片和色彩让他们能读懂,并且打印出来。当然,依赖应用程序作为作为提高生产率的手段也可能有陷阱。虽然应用程序可以帮助你着重优先顺序并开始执行,但他们却不能帮助你完成实际工作。”

4、分权,委派他人工作

工作委派是成功领导和一个公司获得真正成功的重要因素。一个人不可能完全地完成所有的事,这在生活和工作中都是一样的。找到自己擅长的并专注于去做然后把剩余的部分委派给团队或生活领域的其他人,将会这样提高工作效率。

“如果发现自己的工作量超负荷,你委托的人在特定的方面一定要比你能更好的作出决定,”Zadeh说道,“对于一个有效和高效的领导来说,委派他人工作是成功的关键。”

结果证明,委派他人工作,也是一个组织机构成功的关键。对刘易斯而言,委派工作确保了没有突发事件造成令人失望的结果。

确保你的团队中有人能够代表你出席会议,让委派工作变得更舒服,这非常关键。

5. 现实一点

对于大多数的创始人,工作就是他们的生活,但是这并不意味着他们能在所有领域得到平衡,比如家庭、健康和单纯的精神追求。

你可以百分之百致力于做某事,但是时间是有限的,在身体受到伤害之前,或许你可以剥夺睡觉和休息的时间,Luis Sanz说。Luis Sanz是Olapic公司的创始人,Olapic是一个可视化电子商务平台。当然,和生活中的任何一件事一样,形成一个高效率的习惯也需要时间和决心。如果你不愿意花精力去做,你将不会看到任何结果。除了每天致力于工作之外,对于提升持续生产力没有什么秘密和捷径可言。(via 快鲤鱼 )


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