邮件数据保护漫谈

标签:邮件归档

访客:20628  发表于:2013-11-04 13:38:44


导读:零散邮件数据的不易保护,成为这个危机时代中企业数据管理的隐痛。企业亟需完整的邮件数据保护方案来保存极易丢失的邮件数据。


何谓危机时代?就是现在企业动荡、危机四伏的时代。正如你所见,在不景气的全球经济背景下,多家大企业为求过冬或转型都实施了大规模裁员。这种气息在全球范围内弥漫,如果说令大企业员工们人心惶惶也并不为过。

仅仅是员工的日子不好过吗?恐怕不仅如此。企业在辞退一批员工后,往往会面临一个烂摊子:零散的邮件数据令人无从下手,项目可能会因此搁浅,这还不算太糟,如果有人恶意删除邮件,问题就更严重了。

当然,企业并不想刻意诋毁曾经的员工,但防患于未然却是每个企业从一开始就应该做到的。为此,我们与MessageSolution产品总监对邮件数据保护的相关信息做了一些了解。

邮件保护的问题

我们都清楚,邮件在具体应用中,给人带来便利的同时也在保存方面产生了不可忽视的麻烦。

1.     员工的邮箱配额限制。通常情况下,每个员工所分配得到的邮箱配额是有一定限制的,当邮件数量过多时,员工就不得不删掉一些邮件,这样员工还要将宝贵时间分配出来一些以管理邮箱,这更是一种浪费。更何况,邮件信息的保存更有相关法规予以约束,那么邮件未保存足够年限便被删除,企业将可能面临法规问责。

2.     重要邮件误删后无法恢复或恢复起来费时费力。重要邮件被删除,这就成为一枚定时炸弹,在企业需要的关键时刻轰然爆炸。如果企业进行过备份,那么在时间允许的情况下才能花费高昂的成本从大量数据中恢复几封邮件。这给诉讼支持带来了巨大的麻烦。

3.     管理并不便捷。项目负责人无法直接调取项目相关邮件,还需要通过邮件管理员查找,这意味着邮件信息会被更多无关人员知晓,显然并不利于邮件数据的保护。另一种情况是,项目负责人、管理员和审计员的权限并不分明,这一切都存在着工作隐患。

4.         邮件中可能带有公司机密。运用邮件进行业务联系的现象越来越普遍,外发的邮件中如果带有公司机密,被无关人员甚至是竞争对手收到,这种现象相信是任何企业CIO都不愿看到的。怎样在邮件收发时控制敏感信息外流,这也是邮件数据保护的重要一环。

邮件归档的技术实践

基于以上问题的思考,MessageSolution从2002年起就专注于邮件归档的解决方案。时至今日,MessageSolution的规划就是在服务全球客户的基础上,对中国用户提供更加专业化和本土化的邮件归档服务。邮件归档要实现对邮件数据的有效保护,为了达成这个目标,MessageSolution进行了大量研发和改进,不断地思考怎样的产品和服务更适用于中国本土客户,并逐步付诸实践。在与微软、IBM等邮件服务器提供商进行充分合作的前提下,MessageSolution能够支持全部的主流邮件服务器,这为广大中国用户服务提供了基本保障。

不止如此,在危机时代,方案的实用性能十分重要。有远见的企业都考虑了数据保护方案,但各家方案不同。MessageSolution的方案无疑是性价比最高的解决方案,其深厚的成长背景保证了产品的成熟性,本土研发既适用于国内用户,又降低了维护支持的成本。因此,将价值和价格统一考虑,MessageSolution邮件归档解决方案的意义便十分突出了。

用户实施过邮件归档系统(EEA)后,全部邮件以被压缩和加密的形式存在于归档服务器中,邮箱等于没有了配额限制。EEA与原有邮箱系统无缝集成,并支持多种客户端,因此用户不需改变任何使用习惯就可以使邮箱像一个通道一样通往无限大的归档服务器中。邮件恢复方面可以在权限范围内即用即取,其效率远远高于以同样目的为主导的备份恢复。同时相应的管理者可以通过权限设置实时管理相应的项目邮件,方便了员工、项目负责人、管理员和审计员。外发邮件中如果包含了预先设置的敏感词汇,归档系统会立即发送一封通知给邮件管理员,这样的机制对有意发送敏感信息的人也会起到威慑作用,从而防止敏感信息外流。

可以说,有了邮件归档系统(EEA),邮件数据不仅得到了妥善保护,也不再是局限的个人信息,而是成为了公司信息熔炉的一部分,与其它信息共同发挥作用。

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