主管如何给负面意见

访客:30269  发表于:2013-10-19 08:01:43

    主管如何在不打击员工士气的情况下,「给负面意见回馈」把工作做好呢?管理顾问詹姆士(Geoffrey James)在公司杂志(Inc.)上,提出以下十个建议:

1.不要常常给员工负面回馈。如果工作环境充满了批评与抱怨,员工会士气低落,因为觉得无论怎么做,都很有可能被责备。IBM的一位主管瑟鲁提(Dan Cerutti)曾说,每给出一个负面回馈,他尽量会给出七个正面回馈,以平衡办公室的气氛。

2.不要累积。负面回馈一次说一点,员工比较容易改进。如果主管老是想:「等到有好的时机,我再跟他说好了。」问题一路长期累积,等到不得不说时才一次全部告诉员工,员工会难以消化。在事情发生之后立刻给回馈,效果最好。

3.永远不要当作发泄情绪的管道。主管在工作受挫时,会藉由责骂员工减轻自己的压力。但是丢出一连串的批评,鲜少能够鼓励员工改进行为,往往反而造成他们的抗拒。

4.不要采用发电子邮件的方法告知。主管为了避免冲突或尴尬,选择使用电子邮件给予员工负面回馈。电子邮件不像面对面,单向的沟通比较容易造成误会,而且如果邮件被复制或者转寄,会有更多人牵涉进来,事情变得更复杂。

5.从一个发自内心的赞美开始。管理顾问纳罗迪克(Sally Narodick)认为,给予回馈的谈话若从赞美开始,是一个好的开始。有效的回馈是把重点放在正面的部份,指出员工可以成长的空间。

6.寻找问题的根源。如果主管先了解员工是怎么想的,往往可以提供更好的建议。可以先问员工:「为什么当初你会想要那样做?」「你那时候考虑的点是什么?」

7.说之前先听。承续上一个原则,除非员工觉得主管已经了解他们的想法,否则主管的意见不贴近实情,他们会难以接受。回馈要见效,主管必须先了解情况,再从同理心的角度给予意见。

8.问出促进员工自我评估的问题。很多时候,其实员工自己知道问题,甚至也有些改进的想法,主管只需要引导他们,请员工一起参与让自己变得更好的计划。可以问员工:「如果我们当时怎么做会更好?」「你觉得我们将来可以如何改进?」

9.说明希望看到的行为。如果没有讨论到如何改进的部份,给予负面回馈等于毫无用处。但是如果主管像下命令般告诉员工应该怎么做,通常也只是浪费时间。比较理想的做法是,主管清楚说明希望看到的行为,然后跟员工讨论可行性,以及双方都能接受的达成方法。

10.自己也要愿意接受回馈。主管要给予员工负面回馈,自己也应该有接受负面回馈的肚量。这个举动不仅能让员工更乐于接受负面意见,而且主管也从中受惠,因为员工的诚实回馈很有价值。

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