邮件保存的合规性

标签:归档

访客:23157  发表于:2013-10-15 14:15:05


电子邮件可以作为证据支持诉讼,这一点已为大多数人所知,就算曾经不太了解的朋友,只要最近关注了苹果三星的争端,对此也会略知一二了。但是具体到电子邮件是如何能够成为证据,法律法规对邮件保存有什么具体要求,以及邮件保存的技术环节这些问题,可能很多朋友会产生疑问,下面就为大家一一解答。

2001年,世界最大的能源交易商美国安然公司宣布破产。公司持续多年精心策划、乃至制度化系统化的财务造假丑闻真正使安然公司在全世界声名大噪。从那时起,“安然”已经成为公司欺诈以及堕落的象征。

美国安然公司倒闭后引起了美国股市剧烈动荡,投资人纷纷抽逃资金。为防止和保证上市公司财务丑闻不再发生,由美国参议员Sarbanes和美国众议员Oxley联合提出了一项法案,该法案即以他们的名字命名——萨班斯·奥克斯利法案(Sarbanes-Oxley Act)。法案要求:上市公司保留所有业务记录,包括电子记录和邮件在内,不少于5年。另外上市公司和注册会计师事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告,文档和证明其结论的信息至少7年时间。即和审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯业至少要保留7年。

除此以外,相关规则还有美国证监会SEC 17a(3,4)、NASD规则2210等多项规则都对信息保存提出了严格要求。可以说,邮件保存已经成为关系到诉讼成败的关键一环。如果没有将其进行妥善保存,那在法律程序中就已先失一着。

以上是国外的相关法规,对于国内上市公司而言,《企业内部控制基本规范》同样对邮件信息保存做出了规定。财政部、证监会、银监会、保监会及审计署等五部委会联合发布“中国版萨班尼斯-奥克斯利法案”——《企业内部控制基本规范》,并定于2009年7月1日起首先在上市公司范围内施行,同时鼓励非上市其他大中型企业执行。这就使上市公司和即将要上市的公司必须做好邮件保存的万全准备。

从国内外法规要求的现象看来,邮件信息保存已是一种刚性需求。满足这种需求主要体现在保存时间——长达N年,和真实有效——不可篡改这两个方面。而要满足这两个方面就必须采用专业的邮件归档系统MessageSolution EEA。

难道直接把邮件保留在邮件服务器上不可以吗?我们都知道,邮件服务器分给每位用户的配额是一定的,如果邮件一封不删,那服务器怕是要爆掉了。所以,使用安装在邮件服务器后端的邮件归档系统MessageSolution EEA才能满足将邮件保存N年的需求,同时MessageSolution EEA使用各种技术手段保证邮件不被篡改,这样邮件就能成为真实有效的诉讼证据,公司也能满足法规遵从的要求了。

除了满足法规遵从以外,公司的邮件管理也会遇到审计、集中管理和快速搜索等需求。这些针对邮件所要进行的操作,MessageSolution EEA也都能提供相应模块,而这些模块组成的纯软件能够一体化实现邮件归档、搜索、审计和管理的所有需求。

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