做好会议的管理者

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访客:23777  发表于:2012-02-27 09:49:26

我们会经常听到一些人在讲,我们在开会,会议开得很无聊。有些人讨厌开会,是会议没有明确的目标,而且的确没有效果;有些人喜欢开会,是因为会议很有效,当场解决了大家关注的几个问题,让与会者找到通向成功的方向。也正因为如此,一些公司把会议变成了重要民主决策方式,也成为公司管理的有效工具和手段。让会议发挥出应有的作用,应该把握好会议的目标、会议的过程、以及事后会议内容的跟进等几个方面。

会议的目标是否明确。也许参加会议的人都会讲,会议的目标当然很明确。可是多数情况下是,一旦遇到涉及多方利益的时候,总是会有部门跳出来,把责任推卸给其它部门,而其它部门也会被这种指责干扰,参与到责任的解释工作中来,而这时如果没有一个清醒的会议主持者,这个会议会失去工作的方向,等大家意识到今天的会议目标时,会议的时间已经耗费大半,这时许多人已经没有精神再去讨论问题,有时会不了了之。会议的效率大打折扣。而聪明的管理者会一直把握会议的主题,只要稍有偏差,就会采取有效的方式积极纠正过来,对于那些偏离主题的争论,会暂时搁置,集中精力解决本次会议关注的问题。

会议的过程管理是否有效。大多数会议都是在议论,并没有结果,这叫议而不决,就是没有结果的议论。这样的讨论,如果持续一段时间,而且还有那么几次的话,那么大家就会把会议当作一种形式,走一个过场而已。而有效的会议管理,应该在是会议的过程中,当大家谈到一些关键问题或者是需要解决的问题时,会议主持者必须现场给予解决,明确相关部门的责任和期限,如果其它部门有难处,那么立即了解这些难处所在,并解决这些问题,不给任何部门借口,这样对于一个会议上讨论的问题,也就给出了明确的目标和方向。如果再有合适的跟进和及时的反馈,会议的效果会更好。会议的过程管理,注意两个过激的方向,一个是过于自由散漫,没有依据地推卸责任;另外一个是,武断地拒绝不同的观点,听不到不同的声音。

会议的跟进及时与否。多数的情况下,对上次会议的结果都不会有一个明确的结论和反馈,以至于问题的提出者,没有信心在会议上提出新的问题和建议。有效的管理者应该在下次会议时,或者问题解决期限内,主动跟踪问题的处理结果,对于没有按期跟进和解决问题的责任人,必须坚决处理;如期完成的,给予肯定,对于那些给企业做出突出贡献的,可以给予引人注目的奖励,积极营造一种解决问题的企业文化。

会议主持者的能力与否。有时问题也很清晰,责任也很明确,但是在会议上,会议的主持者没有勇气进行问责,导致一些问题解决不力。还有一些情况是,问题有些混乱,也不是太清晰,这时需要会议主持者的智慧来评估,但是主持者没有能力既没有能力控制会议的局面,有没有能力评估这些问题,不能主持问题公正地解决,导致与会者对会议主持者失去信心,这也是影响会议效率的一个重要方面。

解决问题的方式有很多种,开会是可以解决问题,有时不开会也可以解决问题。有时开会倒没有解决问题,不开会倒解决了问题,这个与管理者的态度有关。而开会的效果如何,与会议的主持者的水平有关,提高会议的效率,也是提高生产力的体现。做好会议的管理者,是提高会议效率的根本。

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