​让协同成为流程管理当中解决跨部门问题的“尚方宝剑”

标签:流程管理管理协同

访客:42816  发表于:2013-10-11 06:27:40

                让协同成为流程管理当中解决跨部门问题的“尚方宝剑”

作者:沈诗理   专注:流程管理与企业运营摘要目前,企业逐渐认识到了职能部门之间的沟通对执行力的影响,并且开始寻求一种适合自己企业的能够将各个职能部门有效合理衔接起来的工具。OA系统、用友系统、MIS系统等等,这些大家都是非常熟悉的,这些也就是几年的时间内迅猛发展起来的,这是为什么的呢?原因很简单,就是她们能够很好地解决了企业内职能部门间的相互沟通,有的甚至是企业内部与外部之间的联系。

那么,这样的工具到底具有什么特征呢?她们是如何发挥作用的呢?首先来让我们看一下协同学和协同理论。协同学的概念及研究对象  协同学是20世纪70年代初联邦德国理论物理学家哈肯创立的。他在1970年出版的《激光理论》一书中多处提到不稳定性,为后来的协同学准备了条件。   1969年哈肯首次提出协同学这一名称,并于1971年与格雷厄姆合作撰文介绍了协同学。1972年在联邦德国埃尔姆召开第一届国际协同学会议。1973年这次国际会议论文集《协同学》出版,协同学随之诞生。1977年以来,协同学进一步研究从有序到混沌的演化规律。

 协同学研究协同系统在外参量的驱动下和在子系统之间的相互作用下,以自组织的方式在宏观尺度上形成空间、时间或功能有序结构的条件、特点及其演化规律。协同论主要研究远离平衡态的开放系统在与外界有物质或能量交换的情况下,如何通过自己内部协同作用,自发地出现时间、空间和功能上的有序结构。协同论是研究不同事物共同特征及其协同机理的新兴学科,是近十几年来获得发展并被广泛应用的综合性学科。它着重探讨各种系统从无序变为有序时的相似性。协同论的创始人哈肯说过,他把这个学科称为“协同学”,一方面是由于我们所研究的对象是许多子系统的联合作用,以产生宏观尺度上结构和功能;另一方面,它又是由许多不同的学科进行合作,来发现自组织系统的一般原理。协同论在管理当中的发展    所谓协同,就是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个体,协同一致地完成某一目标的过程或能力。而所有有助于协同的软件都可以称作是协同软件。

从概念上可以得出,协同并不是新生事物,它是随人类社会的出现而出现,并随着人类社会的进步而发展的。当技术从人们日常生活和商业社会的边缘逐渐成为核心,人们就越来越需要技术能够提供更多的东西。作为一个新的软件热点,“协同”概念有着更深的含义,不仅包括人与人之间的协作,也包括不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间、人与机器之间、科技与传统之间等全方位的协同。

在随着社会的发展过程中,协同理论逐渐地得到了更好地在实践中应用,其中最好的就是协同软件的篷勃发展。那么协同软件能解决什么呢?

近年来兴起的协同软件,是辅助多人多组织共同完成管理事务的应用软件,通过优化业务流程,和加强以知识为主的信息共享与沟通,来提升人员的工作效率,增强工商企业和政府机关等应用单位的管理执行力。协同软件在文档、行政、人事、项目、客户、财务、物流、生产等管理方面有广泛应用,协同办公、协同政务、协同商务是其主要综合应用方案。

于是,企业慢慢想到让协同软件来解决跨部门沟通中所遇到的问题,而且事实证明他们的想法是正确的。

在第四届中国IT技术趋势大调查中发现,有效便携的内部沟通将加大企业对于协同软件的投资力度。

同时从协同软件在企业中的主要应用分布来看,“企业内部的及时网上交流沟通”占到了27.8%,“企业各个部门之间信息共享”占到了21.6%,“支持即时的文件资源共享和交流沟通”占到了21.2%,“实现信息、资源 、人员、流程的随需而应”占到15.2%,“各种系统的集成”占到了13.5%,“其它”占到了0.7%。

据赛迪顾问的预测,协同软件将保持约20%的年度复合增长,将在2012年达到41.72亿元的市场规模。 所以各式各样背景的软件供应商才蜂拥进这个市场。对于协同厂商,CIO要在选择协同产品时,需要试用他们的产品是否满足并且能优化企业的流程,只有符合这一点的协同产品才能进入企业的集采范围内。

对于协同,CIO们明白,没有哪个单独的协同会成为解决复杂流程问题的“灵丹妙药”,它也不是企业的“***匙”。梳理流程常常需要投入巨大的精力——要确认谁负责哪几个流程,以及它是如何实际工作的。如果流程没有设计好,那么简单的应用协同的可能只会让坏结果来得更快。因此选择好的具有先进性的流程协同软件,通过把企业业务流程管理加到IT厂商所提供的协同软件管理当中,来提高流程运营的工作,实现企业流程自动化。结语    因此,如果说要解决好流程管理当中的跨部门问题的话,那么建立一个科学的企业协同机制是非常有必要的。这个协同机制包括了一些协同组织架构、协同管理规定和协同平台(软件)等内容。


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