从企业管理职能看IT规划

标签:ERPPLM物流管理OA供应链管理

访客:21846  发表于:2012-05-22 17:22:25

 摘要:    管理咨询公司AMT认为可以将IT建设比喻成女孩美容,说IT建设需要规划就像女孩美容需要规划一样。没有规划的IT建设,就像没有规划的美容,结果是:局部看上去挺美,但整体上总感觉有哪不对劲。造成这样后果的原因有二:一是这个女孩根本不知道美容是需要规划的(IT也是需要规划的);第二个原因恐怕是因为规划的方法复杂,女孩不知如何是好。 企业IT建设失败的原因大多属于第二种。大多数企业的管理者能够认识到IT规划的重要性,但由于它的专业性和复杂多样的方法论,往往让人望而却步。

关键词: IT规划

     管理咨询公司AMT认为可以将IT建设比喻成女孩美容,说IT建设需要规划就像女孩美容需要规划一样。没有规划的IT建设,就像没有规划的美容,结果是:局部看上去挺美,但整体上总感觉有哪不对劲。造成这样后果的原因有二:一是这个女孩根本不知道美容是需要规划的(IT也是需要规划的);第二个原因恐怕是因为规划的方法复杂,女孩不知如何是好。

     AMT咨询研究表明:企业IT建设失败的原因大多属于第二种。大多数企业的管理者能够认识到IT规划的重要性,但由于它的专业性和复杂多样的方法论,往往让人望而却步。如何让这些“想美容”的管理者从一个简单的角度对IT规划有清晰的认识?AMT咨询认为,或许有一种相对粗略简单的分析方法。这种方法就是从企业管理职能领域的划分来进行IT规划分析,从企业的管理/服务职能和业务职能两个大的方面来进行梳理分析。

     不同管理/服务职能 不同IT需求

     管理/服务性职能是指企业内非业务类、非生产性的职能,如战略、财务、人力资源、信息管理、行政办公、资产管理等职能。正如美容规划,鼻子、眼睛不同,就有不同的美容需求,不同的职能分工决定其不同的IT需求。

     战略管理职能的IT需求

     在战略层面,信息系统的主要作用是提供集中的、易于分析理解的信息。企业一方面可以通过门户技术和门户系统(EIP,企业信息门户)来实现内容和应用的聚集,集中展示高层所关注的信息;另一方面可以通过BI等数据聚集和展现工具,使高层能够方便地通过各种维度、各种形式查看到自己关注的数据。

     财务管理职能的IT需求

     财务核算在信息化初期通常为独立的财务系统,后期可能需要考虑财务业务一体化。一体化可以通过内在集成,即选择同一套系统,如SAP来实现,也可以通过外在集成来实现,即财务系统和业务系统的集成;在计划预算方面,对于涉及到多组织、多层次预算编制、汇总、执行控制和执行评估的企业(如大型企业型集团),可能需要专业的计划预算管理模块,或者独立的计划预算管理软件;财务审批方面的工作,如合同审批、借款报销申请等可以看作行政办公的一部分,在行政办公系统中处理。

     人力资源管理职能的IT规划

     在人事服务方面,企业通常使用独立的系统,可以是相对完整的人力资源系统,如招聘、培训、薪酬、绩效等;也可以是简单的人事信息管理系统或仅具有单一职能的系统,如e-learning系统(培训管理系统)或工资系统。可将请假、培训申请等人事审批工作可以看作行政办公的一部分,在行政办公系统中处理。对于考勤系统,可以将其视为人力系统的一种或一部分,也可以视为行政办公系统的一种或一部分。

     信息管理职能的IT规划

     如果企业有长时间、大数量的信息化建设项目,可以考虑单独上项目管理软件,或者和业务系统共用项目管理功能。可将日常的IT软件管理(如帐号管理)、IT硬件管理(如硬件购置)、IT人员管理等看作行政办公的一部分。电子邮件、即时通讯等可以考虑使用单独的系统,也可以是行政办公系统的组成部分。

     行政办公管理职能的IT规划

     在行政办公方面,包括通知公告管理、办公用品管理、固定资产管理、订票服务、公章管理、档案管理、图书管理等,都可以由OA或者协同办公系统涵盖。此外,在会议管理方面,如果企业的分支机构多、跨区域会议多、会议参与人员多,可以考虑建设专门的视频会议系统。如果会议人数少且演示类需求不高,则可以考虑使用费用较低的网络会议系统。

资产管理职能的IT规划

     一般的企业资产管理相对而言较为简单,非生产性的资产可以直接通过行政办公系统来管理,生产性的可以在ERP系统中管理。但是对于一些资产规模庞大、资产和业务运营密切相关的企业,如电信运营商的电信网络、铁路运营商的铁路网络以及石化、钢铁、煤炭等企业的设备管理来说,一般的系统就无法管理了,这时就需要考虑使用EAM等专业的资产管理系统。

     复杂业务职能 简单规划分析

     业务职能指对企业产品/服务的形成和交付起主要作用的职能活动,主要包括市场/销售/服务职能;研发/设计职能;采购/生产/制造/交付职能三大部分。

     市场/服务/简单销售职能的IT规划

     市场/销售/服务职能需求分析的重点在销售,我们根据订单获取的复杂程度、周期长短、数量大小以及产品/服务的标准化程度等因素,把销售粗略地分为复杂销售和标准产品/大规模销售两大类型,分别进行分析。

     顾名思义,复杂销售的销售过程较为复杂,并且销售周期长,而销售组织相对简单,其客户范围一般相对较窄,往往通过展会、会议等形式直接接触客户,直接为销售人员提供销售线索。其服务内容一般为交货时的安装、调试及使用过程中定期或不定期的检修、维护、故障处理。复杂销售的市场和服务职能一般和其销售职能一起,用专业的CRM系统涵盖。

     在标准产品/大规模销售中,标准产品指销售的是相对标准化的产品。大规模销售指销售的产品数量多、营销组织规模大的销售。标准生产/大规模销售的过程一般比较简单,它的销售周期短,销售组织却比较庞大复杂。这种销售模式需要专门的营销管理系统来管理多层级的营销组织和渠道伙伴,以及复杂的货物流动和资金关系。其市场和服务职能也往往较为强大,且往往与销售独立,可能需要专用的系统来支撑,如公司网站、市场活动管理系统、市场费用管理系统、客户服务管理系统等。

     比较而言,复杂销售更适合用CRM系统进行营销管理,而标准产品/大规模销售则更适合用专业的营销管理系统/分销管理系统,同时辅以专门的市场活动管理、市场费用管理系统,以及客户服务管理系统等市场/服务支持系统。

     需要说明的是,有些企业同时具有复杂销售和标准产品/大规模销售的双重属性,要同时面对企业客户和消费者客户,比如电脑制造商需要同时面对商用客户和家用客户,所以这类企业可能会同时需要CRM系统和专业的分销管理系统。

     研发/设计职能的IT规划

     企业的研发/设计职能通常由两类因素驱动,一类是市场研究(间接的客户需求)和技术研究因素。标准生产/大规模销售的企业会受这类因素的影响,如食品饮料、医药、家电企业。这种企业一般研发设计周期较长,参与人员较多,往往以研发项目的形式开展。研发设计的职能部门也多以研发命名,如研发中心,与销售职能部门的直接接触不多。因此,这类企业对IT系统需求较为复杂,需要专业的产品数据和研发项目管理软件。

  另一类因素是销售(直接的客户需求)因素。复杂销售型企业往往受这类因素影响,如一些工业产品制造商,甚至也包括一些咨询、顾问公司。这类企业的研发设计一般周期较短,参与人员较少。研发/设计的职能部门多以技术命名,如技术中心,与销售职能部门的直接接触较多,甚至直接和客户见面,参与售前方案设计和售后方案实施的整个过程。这类企业对IT系统的需求相对简单,可能只需要一般的单机版3D2D设计软件(如AUTOCAD),或者一些单机版的专业设计软件即可。

     另外,企业的生产制造类型也会对企业研发设计职能产生影响,进而影响到企业对IT系统的需求。通常企业的生产制造类型被分为流程型生产制造和离散型生产制造两种,前者如食品、医药企业,后者如家电企业。流程型制造企业研发设计过程的信息管理有其特殊性,IT系统一般只能管理到文档层次,如配方文档、工艺图表,而难以在字段层次管理具体的配方、工艺等数据。而离散型制造企业的研发设计数据的结构性较强,方便利用IT系统对产品数据进行管理,市场上也有不同应用规模的设计软件,既有动辄百万的PLM/PDM软件,也有几块钱一张的盗版CAD光盘,具体选择视企业研发设计的复杂性而定。

     采购/生产/制造/交付职能的IT规划

     这类职能所需的IT系统可归于一般ERP系统所涵盖的领域,只是不同企业,ERP的应用规模不同。ERP应用规模的大小视企业大小、采购/生产/制造/交付的复杂程度等因素而定。相应的软件选择既有SAPORACLE等大型ERP系统,也有用友、金蝶、浪潮等中小型ERP。此外,在采购方面,对于需要大量进行招标、询价采购业务的公司,还有可能需要相应的专业采购管理软件。

     中小型企业可以选择各种企业级或单机版的进销存软件以及库存管理软件等。但对于绝大多数中型以上企业而言,成熟、完整的ERP系统是必然的选择。对于某些企业来说,如果产品种类众多,并且涉及到复杂的多地点采购、多地点生产、多地点仓储/配送、多地点销售的话,可能就需要考虑选择专业的供应链管理软件(SCM),从而缩短采购、交货时间,提高产品需求预测的准确性,降低原材料、部件和成品的库存损失风险。

     简单分类 快速判断

     通过对企业管理/服务性职能和业务职能的分析,AMT咨询得出了一种简单、快速判断企业IT需要的方法。

     在企业需要建设和应用的IT系统中,与支撑管理/服务性职能的IT系统相比,支撑业务职能的IT系统可能更为重要。它们往往投资更大,选型和实施的难度也更大。(财务系统支撑的财务管理属于管理/服务性职能,财务系统也非常重要,但其投资额、选型和实施难度都相对较小)。

     在支撑业务职能的各种系统中,不同系统的重要性因企业在价值链中位置、核心竞争力等的不同而不同,需要根据企业的具体情况来判断。例如,有的企业是以研发/设计为中心的,采购/生产/制造/交付和市场/销售/服务都很简单,那么研发系统可能就是最重要的,也可能是难度最大的;而有的企业则是以营销为中心的,营销组织层次多,销售终端网点数量巨大,可能以千、万计,那么营销管理系统以及物流管理可能就是最复杂、投资最大、也是难度最大的。因此,在做IT规划的时候,要根据每个企业的实际情况来具体分析其所需的IT系统。

评论(1)

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    1. 张利华 IT规划,管理信息系统规划,信息资源规划...企业资源规划...您能理清它们之间的关系么?呵呵,有空谈谈您的看法

      回复[0] 2012/05/22 19:31

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