开会前,请先思考四个问题

标签:CIO职场

访客:14783  发表于:2012-05-22 13:55:16

   

     我记得看过一幅漫画,上面写道:“如果你感到孤独,就开会吧。”鉴于许多组织都有热衷于开会的嗜好,这些公司里似乎有很多孤独寂寞的人。人们估计,他们每周用于开会的时间大约为两到三天。按照Glassdoor.com网站提供的薪酬数据,我们用粗略的方法计算,一个10人团队每周开会的成本大约为 23,760美元。如果你的公司里有100名员工,可以推算出每周开会的花费几乎为25万美元。这笔费用并没有纳入因为开会你无法完成其他任务、错过销售电话或者失去客户会面的时间而产生的机会成本。

     下面是会议存在的理由,我们必须欣然接受。精心组织的会议具有真正的价值。这些会议能够促进对话,创造新的思想,推动企业向前发展。有效召开会议的原则必须成为你所在团队的核心竞争力。问题在于,鉴于资源影响和成本,你如何能迅速改善情况,召开圆满成功、卓有成效的会议?

     要想会议取得成功,必须保证邀请适合的人士,尽可能高效明智地准备材料。这样做尊重你的时间,能够让你以有意义的方式作出贡献,变得更加聪明。我要通过问题来迅速提高成功的概率,通常来说,这样做是例外而不是常态。

    答案就在下面四个问题。

     开会的目的是什么——决策、分享信息还是集思广益?

     开会的主题是什么——最多用五个字来概括?

    谁已经在进行交流,他们有什么看法?

    在本次会议上,有什么奇思妙想让我感到惊讶?

     1. 会议的目的是什么?

     定义会议的类型至关重要,但是人们往往错过第一步。目的可以引导组织者——考虑会议的形式、需要的信息和应该邀请的对象——为与会者设立明确的期望。通常情况下,会议可以分为以下三种类型:

     决策性会议:目标在于做出最终决策。这个时候不需要新信息,也不需要额外的分析。在这类会议上,你要最终确定前进的道路——也就是说,同意还是不同意,如果同意,要怎么实施。准备:为会前阅读(比如,少于10张幻灯片)准备简报和备忘录。

     分享信息型会议:会议主持人要在会上分享新奇有趣的相关事实和数据。这类会议不需要呼吁采取行动,也不要求与会者做好准备。会议开始时,大家聆听支持人的发言;演示结束后,主持人要对问题作出解释澄清。准备:简报或备忘录(11-25页)。

     集思广益型会议:也许是最令人期待,但是最为困难的会议,你希望通过工作研讨会来产生新思想。在这个阶段,数据总结并不完整,报告内容也在不断变化。在理想的情况下,每个人都应该进行相互交流。准备:根据项目的不同周期来确定。

     2. 会议的主题是什么……最多用五个字来概括?

     借用威廉·莎士比亚的名句,“请您说话简洁些”。人们最缺乏的重要技巧就是把握概念和总结问题的能力。下次开会的时候,你可以做个快速练习,每个人最多只能用五个字来讲述你想解决的问题。如果你得到前后矛盾的答案或长篇累牍的回答,这就能说明你的会议缺乏明确的主题。通过清楚地阐明这个问题,你能想出好的主意,得到你需要的信息,你应当和大家交流,确保每个人都能朝着同一个目标努力。

     3. 谁已经在进行交流,他们有什么看法?

    这个问题为你的会议邀请增加可信度。假设你跟合适的人在谈话,也许在此过程中确保利益相关者的反馈和支持,这样让参加会议的人更容易加入谈话。这也表明,你是否没有邀请重要人士,你是否需要在会议召开前采取临时措施。这样做会减少重复现有谈话的可能,让话题向前展开。

     4. 在本次会议上,有什么让我感到惊奇?

     惊奇会让你的大脑保持清醒,也会减少偏见。人们希望进行有意义的对话,希望听到新奇的信息。在会议上扪心自问,“有什么让你感到惊奇?” 这将引发新的讨论,发现新鲜的知识。揭示这些答案的秘诀,是在会议讨论中应用**镜原理。如同**镜把光线折射成不同的颜色,“有什么让你感到惊奇?” 这个问题也会把毫无意义的信息分解成新知识和相关数据。原因很简单:这个问题揭示了数据的异常值,勾勒出看似无关的结论之间的联系,为你的同事开辟了讨论的新途径。

     最后,让我们谈谈会议期间的问题。现在的电子邮件和日历应用程序通常设置成60分钟的默认值。想想这意味着什么,一个小时大约是普通商务人士工作日的 10%。所以问题在于:这个会议对你来说是否真正重要,要每个人放弃他们大量的日常工作?此外,一小时的会议很难安排日程。因为,我们需要认真考虑,是否需要整整一个小时来开会,你能够在30分钟内解决问题,或者通过电子邮件实现目标。

     理想的会议应该在大家坐下前开始。下次你收到会议邀请的时候,先问这四个问题,这将节省你的时间,有助于你管理资源。

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