如何确保假期电子邮件中的信息正确无误

标签:电子邮件

访客:21103  发表于:2013-09-16 10:55:41

如何确保假期电子邮件中的信息正确无误

休假时间到来了,我们中的很多人都会选择探亲访友,去迪斯尼乐园游玩甚或仅仅呆在家里休息。但是,不论如何度过自己的假期,我们都应该采取必要措施,确保在回到办公室后继续进行相关工作所耗费的交接时间可以减少到最低限度。



在这其中,电子邮件就属于面临的最大障碍之一。取决于目前工作的实际位置,我们每天收到的电子邮件最多可以达到上百封;这就意味着,如果在离职度假之前没有对相关事项进行明确说明的话,回来时可能就不得不面对某些真正的灾难。实际上,这就是自动回复设置非常关键的原因所在。毕竟,我们必须使用它,不是么?

下次,当我们需要离开办公室度几天假的时间,就一定要处理好下面列出的各项事务:

启用电子邮件客户端的自动回复功能。实际上,即便是外出一天,或者周末休息,甚至请病假的时间,我都强烈建议使用该功能。现实中,如果出现短时缺席的情况,很多人都不会选择启用自动回复功能。但是,如果没有选择这么做,在需要解决一个迫在眉睫问题时,其它人又如何知道我们的具体行踪呢。

所有电子邮件帐户都需要启用该功能。通常,大家都会记得启用主要帐户——微软Outlook Exchange之类的情况——中的该功能,但却忽视了谷歌Gmail以及个人信箱的POP或IMAP功能。换句话说,我们应该注意到可能会涉及到的所有账户。

别忘了Outlook的双类自动回复功能。有时间,即便我们在Outlook中启用了自动回复功能,但公司以外的收件人——客户以及合作伙伴之类的情况——也无法获得到任何相关提示?这是因为Outlook 的外出助理对话框存在有两个选项,第二个 (给我所在组织之外的每位发件人都发送自动答复) 很容易被错过。实际上,更糟糕的情况甚至都有可能出现:如果我们启用过第二个选项的话,它就会变成默认情况下的可用状态了;不过,如果我们不对其中默认内容进行调整的话,它就会使用最后一次输入的消息作为标准答复。因此,我们必须牢记的工作就是,将回复信息复制并粘贴到这两个对话框当中。

对假期开始与结束的时间进行明确说明。这就意味着,绝对不要使用“星期五我就会回来”之类的模糊说法。在这里,正确的措辞是对假期开始以及结束的具体时间进行尽可能详细的描述,并且将相关日期都包括进来;举例来说,“八月二十二日(星期五)”就属于非常标准的说明。毕竟,如果没有详细说明的话,大家可能就会对到底是哪个星期五才是回来的真正时间进行无谓猜测。

通知大家在自己缺席的情况下谁是替代者。谁将接手我所负责的各项工作?我们需要明确指出,在自己离开的时间,他们会处理哪些方面的事务。在离开之前,我们还需要将自己承担的责任进行分配,并指定出负责处理的相关具体人员。

告知人们如何才能联系到自己?我们是会阅读电子邮件,还是将远离网络?我们是否会查收电子邮件?在紧急情况下,人们是否能够通过电话联络到我们?所有这一切,都取决于个人工作以及岗位职责的具体情况;毕竟,假期可以是远离所有通信工具的类型。或者,我们也可以继续访问网络。当然,不论具体答案到底是什么,我们都应该在外出通知中对所有信息进行不存在歧义的精确说明。

事前对大家做出提醒。如果在一两天之后就要离开办公室的话,我们就应该向整个团队以及多数关系密切的合作伙伴发送提示邮件了。在休假开始前的几天,我们需要用提示消息通知他们自己很快就将去休假。举例来说,“如果有什么需要我做的事情,最迟请在星期五中午之前给我”就属于恰如其分的提示。毕竟,如果在星期一发送紧急事件通知的时间,他们才发现我们将离开一星期的话,这样的惊喜也不会属于什么受欢迎的事情。

度假归来之后及时予以关闭。如果某人返回工作两三天了,但却依然在使用度假邮件提示信息,这样的情况没有人不痛恨。毕竟,它就属于非常不专业的表现。因此,在返回工作之际,我们一定要确保自动回复功能被关闭;实际上,更好的选择就是在前一天晚上(举例来说,如果星期一正式上班的话,它就应该是上个星期天的晚上)就处理好。当然,在所有做法中,最好的一种就是:如果电子邮件客户端支持对外出信息日程进行设定的话,我们就应该利用程序将开始以及结束的时间设定为正好卡点的情况,这样就不再需要人工进行手动调整了。(via Bnet商学院 作者:Dave Johnson)



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