CIO擦亮金精火眼选择第三方IT监理

标签:CIO解决方案IT监理

访客:20071  发表于:2012-05-21 14:18:08

目前IT项目建设失败的例子很多,我们经常能听到CIO抱怨外包委托的IT项目是“豆腐渣”工程。有人将IT项目外包委托建设的高风险比喻为高空走钢丝,而许多外包委托的IT项目低成功率的统计数据也证明了这一点。原因是外包委托的IT项目在过程控制、进度控制、质量控制和成本控制等环节都可能存在失败的“风险”。无论哪一个环节出现了问题,都可能会造成整个IT项目的失败。

近日, 华南深圳举行了一场关于IT监理的研讨会。研讨会上众多CIO热情高涨的讨论和深圳高温的天气相映成趣。最受与会CIO热捧的会议主题是:外行的企业用户如何识别第三方IT监理专家的真伪?也说是说,如何有效识别第三方IT监理服务商是目前企业在外包委托IT项目时最为关注的问题之一。

一.为什么IT项目建设需要IT监理?

        一般来说,IT项目建设可分为两种建设模式:一是自行建设,二是外包委托专业IT服务商来建设。出于专业性和投资回报的考虑,后一种建设模式是目前大多数企业在进行IT项目建设时的主流选择。但由于甲乙双方信息差异、技术差异和出于利益的考虑,在建设过程中时有出现豆腐渣现象,即IT服务商在建设中偷工减料从而导致质量隐忧。而且,IT项目建设往往很烦琐和技术性非常强,甲方企业往往无法全部顾及。因此,借用专业性更强的第三方IT监理专家来保证IT项目的成功实施,成为越来越多的CIO的不二选择。

(1)IT监理可实现项目全过程处于受控状态外包委托的IT项目失败的原因可能有各种各样,包括不重视质量、计划不足、与利益各方缺少沟通、职责不明确等。其中最重要的一点是,如果缺少监督和控制方法时,外包委托项目很少能按时在预算成本内完成,特别是一些复杂的IT项目。例如,有些IT服务商在开始阶段是有制定严谨的项目管理计划,但当发现进度开始偏离项目进度计划时,可能会干脆抛开计划,走到哪算哪,最后甚至于项目延期;或实在来不及时就采取从最后期限倒推进度安排,或省略一些过程,或仓促赶进度。由于甲方企业缺乏相关的IT技术、技能和经验,往往乙方IT服务商偷工减料的行为得以瞒天过海。

一般来说,第三方IT监理服务商都是由一些技术性非常强的专家所组成。它可以帮助甲方企业更合理的监督项目质量、项目进度、项目投资,并合理、客观的处理好它们之间的关系,具体来说就是实现质量控制、进度控制、成本控制。换句话说,监理公司在IT项目建设中一项重要的工作就是检查IT服务商在项目管理上是否足够规范、合理,项目建设能否按进度表进行。因此,IT监理是由独立的第三方依据相关技术标准来对项目建设进行监督,可实现项目全过程时时处于受控状态,能对IT项目起到保驾护航的作用。

(2)协调甲乙双方的关系,有效控制项目风险IT监理的一项主要工作是合理地协调企业和IT服务商的关系。因为在IT项目建设中,很多时候企业和IT服务商都会对许多问题存在争议,而且许多时候都是“公说公有理,婆说婆有理”。这个时候,项目的双方常常会因某些争议而产生较大的矛盾,不但会破坏了原来项目的节奏,造成整体质量的降低和项目进度的滞后;更严重的时候,双方还会抱怨是对方使项目无法进行,使项目陷入疆局。

这时,甲乙双方企业和IT服务商都希望有第三方在项目的立项、设计、实施、验收、维护等的各个阶段的效果都给予公正、恰当、权威的评价。也就是既要肯定IT服务商的合理建议和做法,又要约束IT服务商在项目中不规范行为,保证企业业主的合法权益,从中立的第三方角度来协调甲乙双方的关系,有效控制项目风险。

二.什么是第三方IT监理?

        众所周知,建筑工程中的监理是出于对业主合法权益的保护,而对建筑施工单位进行监督的一种机制。延伸到IT项目建设,IT监理是指第三方专家对IT服务商的项目活动进行有效监督,从而维护行业或企业用户权益的一种机制。因为无数鲜活的案例说明:加强IT项目建设中的IT监理,对于规避项目过程中的IT风险具有重要的意义和作用。

(1)什么是第三方IT监理?对大多数企业而言,每一个IT项目都意味着一个全新的领域,因此如何降低IT项目的实施风险,提高项目成功率是CIO非常关注和头痛的事情。IT监理过程实质上是第三方IT监理服务商受企业业主的委托,对IT服务商项目管理活动的监督过程。第三方IT监理的出现打破了单纯的甲、乙双方的项目担当模式,在项目实施中引入第三方监理机制,可为IT项目的成功实施提供更多保障。它是一种基于IT专业评估、过程控制、系统评测和技术调研的服务模式,它贯穿IT项目的投资决策、设计、施工、验收、维护等各个环节。

引入第三方IT监理还打破了甲方与乙方在IT技术方面的信息不对称,其最终目的在于对IT项目实施的全过程进行有效的监管,从而降低风险。因为借助第三方IT监理这颗“外脑”可以花费很低的成本就拥有IT监督所需要的专业技能和经验,并借助第三方IT监理的公正和权威,可有效处理甲方企业与乙方IT服务商在自我利益上的纠缠。同时,还可以适当减轻外包委托的IT项目对CIO和IT部门的压力,将部分风险和责任转移到IT监理商身上,将项目风险意外因素降到最低。事实证明,在外包委托的IT项目中引入中立、客观、专业的第三方监理机构来监控和管理,是规避风险、提高IT项目成功率的有效方法之一。

(2)第三方IT监理的内容就像建筑工程需要监理一样,IT项目要成功实施也应实行第三方监理制度。IT监理就像一个企业的生产人员和质检员互相独立一样,因此企业在实施信息化的时候,除了要找一个水平高、对自己了解的合作厂商外,还应有一个第三方来监督IT服务商和自己的行为。很多企业用户以为掏钱请了IT监理,IT监理就得替自己说话,其实IT监理并非一味站在企业用户这一端。因此,IT监理是需要站在中立的角度来处理问题:一方面IT监理凭借良好的专业知识和丰富的经验监督IT服务商的管理行为;另一方面,在有些时候IT监理商也需要对企业用户提出的某些要求给予拒绝,从而确保IT项目不偏离正常的客观需求。

对于IT监理的内容,信息产业部曾颁布《信息系统工程监理暂行规定》。明确了第三方IT监理的内容概括为“四控制”(即质量控制、进度控制、投资控制和变更控制)、“三管理”(合同管理、安全管理和信息管理)和“一协调”(协调项目甲乙双方关系)。简单的说,第三方IT监理涵盖了整个IT项目的事前、事中、事后的全过程。包括事前的对甲方需求是否合理、项目可行性报告和项目方案都要进行论证;事中实施监督,包括质量、进度和成本监督;项目完成以后,对项目效益和成果进行评估。

三.选择高质量IT监理商的策略和技巧

      大量经验说明,IT项目中是否有合理的监督是会直接影响IT项目建设的成败。因此,如何选择合适的第三方IT监理商是一个相当关键的问题,合适与否完全可以起到事半功倍的作用。然而,IT监理商的投标书又不可能象软硬件的解决方案一样,落实到项目每一个技术细节和设备型号,更多的是一种对能力的考评和选择。因此,需要一种有别于选择软硬件服务商的方法,这里与大家分享笔者的一些经验和总结:

(1)检查资质证明,杜绝形式监理第一步是IT监理商需提供级资质证明,从“硬指标”上对监理公司进行第一轮筛选。一般来说,在实际的IT监理中争议最多的莫过于“形式监理”与“实质监理”。“形式监理”现象目前是普遍存在的,是指形式签字、形式到会,形式监督等。实际上只有形式上的IT监理,而没有背后的专业能力和投入的话,整个IT监理的价值就无从体现。因此,有资质证明和口碑良好的IT监理商是会有一定的质量保证。

(2)考察是否有行业专家和专业经验考查IT监理商预派驻本项目监理队伍的人员相关背景,尤其是总监和总监代表,确保监理人员的水平能够满足项目需要,具备监督IT服务商项目实施活动的能力。因为对IT项目建设中的问题准确判断并有效监督,是要求IT监理人员具有丰富的行业经验和娴熟的监理技巧。也就是说,一个出色的监理人员首先要非常懂IT技术,其次要有丰富的行业经验,最后还要掌握IT监理的规范和方法。因为我们很难想象一个缺乏专业知识和监督经验的监理人员能监督企业和IT服务商的工作。

(3)考察IT监理商在同类项目上的经验选择IT监理公司,出发点不应该是候选单位的名头,比如说知名咨询公司、高校或科研单位。这是因为在IT领域中,各种各样项目的特性是有许多差别的。因此,在选择IT监理商时需要考虑两点:一是项目管理方法和理念,二是类似项目的监理经验。

一般来说,类似项目的专业经验是指IT监理商至少拥有和客户欲实施项目相类似的项目的经验。因为只有这样,IT监理商才有可能理解承建IT服务商的工作,并知道影响实施质量的关键点,从而更容易和乙方承建IT服务商、企业业主沟通并监督它们的工作。简单的说,就是IT监理商要提供典型案例介绍,尤其是与本IT项目相同行业或相类似的案例,确保选择的IT监理商具备本次项目监督的相关背景,包括技术背景、管理背景和行业背景。

(4)考察和评估项目监理建议书的专业性最后,应详细考察IT监理商提出的对本项目的理解和监理方案建议书。例如该项目关键的监理控制点。另外,考察建设书的专业性还包括是否采用专业的监理方法,是否制定科学的监理计划,因为无依据的监理只能是形式主义的监理。目前许多第三方IT监理公司并没有象他们吹嘘的那么专业。一旦选择了实力弱的监理公司,不仅起不到监理作用,还可能还会造成重大损失。

退一步来说,即使企业的IT知识真的比较缺乏,但只要结合乙方IT服务商的项目建议方案,认认真真的考察和评估第三方监理建议书的专业性,企业也能从一些皮毛中评估出第三方IT监理公司的真实水平,从而保障项目成功。所以,企业在选择IT项目监理时应要慎重考虑,避免出现所托非人现象,否则企业信息化又将成为一句空话。

评论(2)

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    1. 季锋 第三方监理有时候是拐杖,有时候是稻草,能不能救命姑且不论,不要过于拔高也别轻易否定,兼听则明。

      回复[0] 2012/05/22 17:56

    1. 行行摄摄中 学习了!很有收获。 “四控制”(即质量控制、进度控制、投资控制和变更控制)、“三管理”(合同管理、安全管理和信息管理)和“一协调”(协调项目甲乙双方关系)。

      回复[0] 2012/05/22 15:14

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