如何让你的ERP系统成功实施?

标签:ERP

访客:7512  发表于:2012-05-18 13:53:54

对所有用户进行适当的培训,并且给他们充足的时间适应新系统也是绝对关键的。我们估计,至少有70%的ERP部署失败,在于最终用户缺乏信心和能力。如果是这样的话,用户犯错误的概率将大大增加,不少人往往最后干脆拒绝使用新的系统。

HansaWorld公司为世界各地的公司部署企业资源规划(ERP)系统,既包括只有10名员工的地方企业也包括具有很多员工的大型企业。但是,我们多次从准客户那里听到了这样一个事实:他们已经完成了两个或三个ERP系统的实施工作,所花费的成本比他们预期的要多,但是却没有得到预期的效果。

有时,ERP系统带来的问题要多于它能解决的问题;在最坏的情况下,它们可能会使一个公司濒临破产。

事情怎么会这样呢?与我们的一些客户所想的恰恰相反,问题不在于所用软件的功能低:大部分这些公司在挑选软件之前都进行了充分的市场调查,他们所选的软件都是来自信誉良好的厂商。

我们已经开始相信,真正的问题在于贫乏的信息和过高的期望。实施一个集成的ERP系统是一项艰巨而棘手的任务。如果公司自己都不完全了解自己的需求,或如果他们的供应商在引导他们做这些工作的时候做得不够细致,那么实施工作将会按照错误的方向执行。如果他们试图一劳永逸或者进度态度,从而忽略了正确测试的话,结果往往会更差。

一旦客户知道了到底需要什么,ERP系统应该被按阶段分期实施,首先是核心业务和财务系统。一旦这些都按照正确流程操作,并且所有的扭结都已经理顺,大家就可以安心地使用新的功能,这通常会花费六至十二个月的时间。只有这样,公司才能继续实施其它辅助的但也很重要的系统,比如客户关系管理系统或远程接入模块。

对所有用户进行适当的培训,并且给他们充足的时间适应新系统也是绝对关键的。我们估计,至少有70%的ERP部署失败,在于最终用户缺乏信心和能力。如果是这样的话,用户犯错误的概率将大大增加,不少人往往最后干脆拒绝使用新的系统。

将责任归于"用户抗拒改变",是一个奇怪的和非理性的现象,是有些不负责任的。如果你花了5年或10年的时间,从而变得对于原来是用的工具特别熟练,当然,其实你并没有打算放弃使用这些工具,只是因为一些聪明的推销员在你的老板那里炫耀了一些新玩意。所以,你可能会听到有朋友抱怨说,当老板要求使用这些所谓的新玩意以后,灾害接踵而至。

在软件部署之前、部署过程中、部署完成后进行的用户咨询和培训应该能消除大部分阻力,但也应该预料到这一过程中会有一些压力。即使新的工具要好于你原有的工具,学习使用它们也是一个很有压力的任务。更没有压力,如果你要在同一时间举行不间断地做你的日常工作,同时还要帮助调整新工具,那么你会感到更有压力。

这几乎不能算作是什么新鲜事了,但是为什么大家还要坚持按照注定失败的方法做事呢?通常,较短的施工期限以及较少的预算对此应该负有很大一部分责任。为了节省时间和金钱,有的客户在系统还没有完全准备好之前就急于使用它,从而在过程处理中导致灾难性后果。比较好的做法是,花上几个星期的时间以及少量的金钱作一些必要的最后测试,而不是急于投入使用。太过心急的做法只会带来一系列的故障,从而还要花费好几个月的咨询时间来修补它们,最终用户也会失去耐心。

好的项目经理决不承诺奇迹,而是要帮助他们的客户制定比较能够实现的比较实际的期望,以及所需的时间和可能的成本。HansaWorld是这样规划预算的:20%的预算用于初始分析及解决方案设计;20%的预算用于实际的建设、安装和配置;40%的预算用于培训和和测试;最后20%的预算用于修补Bug以及与其它系统的互联测试。培训和软件测试的费用可能看起来有点太高了,但是对这这些方面的不重视是导致IT项目失败的主要原因。

此外,对于接受的培训,你至少花费要花费三倍以上的时间进行消化。一个集成的ERP系统并不是需要你在最后一刻按下"上线"按钮就完成了的。如果没有用户的充分肯定和试用,一般都会出现问题。

最后,在你选择一个实施ERP系统项目的合作伙伴之前,你应该进行仔细的市场调查。参考一下业内网站,然后再去实际考察他们:查看一下他们的产品有什么功能,确保该系统能处理你的问题并适合你的行业。调查一下该公司的声誉以及实际实施的人的背景--特别是项目经理。

在你仔细选择了软件和供应商之后,要制定详细的实施计划,并且还要从一开始就充分调动你的所有用户,直到系统成功部署完毕。你可以从一个集成的ERP系统获得巨大的好处:成本的降低;比以往任何系统更易于使用;获取公司从来没有使用的信息。

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