信息系统的诊断报告案例

标签:信息系统诊断报告

访客:35881  发表于:2012-05-14 11:05:44

ERP运行现状

  1. 业务特点:形式多、变化快、业务量大,要求精细化管理
  2. 部分系统环节操作复杂,工作效率低下
  3. 系统某些环节速度慢,操作人员有抵触心理
  4. 系统尚存在有bug,影响业务及时完成
  5. 操作人员更换频繁,新的人员对ERP不熟练
  6. 操作不规范,业务数据准确率低
  7. 操作不适时,系统数据及时性差
  8. 开发力量相对较弱,管理报表提供不及时
  9. 已有相关报表准确性不高,影响使用
  10. 缺乏配套管理制度,组织支撑(比如建立相应的考核指标)
  11. 缺乏清晰的协同机制:问题反馈-〉决策-〉调整-〉执行  流程不畅
  12. 系统应用进入恶性循环的边缘

分析框架

系统目标

企业实施ERP系统的目标:

  • 固化业务流程、规范操作
  • 对业务提供帮助、减低工作复杂度
  • 创建统一的信息管理平台、提高信息透明度
  • 为企业中、高决策提供快捷、高效的数据支持
  • 从公司层面体现最优,减少重复劳动,提高工作效率
信息化建设要考虑到可持续的优化需要,要考虑到长期的目标。有必要重新定义、回顾自身的信息化目标,并以此作为系统方案优化的方向

业务流程

总体流程

  • 业务流程:
    • 订单配置与评审->采购->库存->生产制造->报关出库
  • 财务流程:
    • 应付->成本核算->应收

业务子流程

  • 订单配置与评审
    • 主要问题:
      1. 选配过程操作复杂,容易发生错误
      2. 配置更改频繁,极大影响后续流程
      3. 包装物一码多物,添加沟通负责度
    • 建议对策:
      1. 加强对新操作人员的培训,加强对新产品的知识培训
      2. 规范订单评审过程,减少配置错误。
      3. 归纳总结订单更改的类型,并明确对应的处理方法
  • 采购
    • 主要问题:
      1. 供应商基础数据管理控制不严
      2. 采购订单审批,采购价格更改的监控不足
      3. 采购订单录入不及时
      4. 与销售、与库房的协调存在困难
    • 建议对策:
      1. 加强报价单和供应商分等级的管理
      2. 重新定义订单审批过程,监控价格的更改。
      3. 建议与供应商提早确定采购协议,采购物品先以暂估价按时入库
  • 库存
    • 主要问题:
      1. 因采购、工序移动拖延等造成无法适时进行系统操作。
      2. 系统操作不及时、大量的补录工作造成数据不准、帐物不符
      3. 报损、退次等子流程不顺,影响整体物流的正确性。
      4. 物流库和车间库之间存在有权责矛盾
    • 建议对策:
      1. 对系统帐务的准确性的重要性意识还有待提高
      2. 加强系统单据对实物出入库的管理
      3. 通过报表加强对例外业务的监控
      4. 加强财务的监督作用
  • 生产制造
    • 主要问题:
      1. BOM,工艺路线,标准成本等基础数据的不准确,使得业务,财务数据调整的工作量大。
      2. 安全库存订单的工作量比较大。
      3. 退次,报废业务的没有处理,造成盘点差异很大。
      4. 外协业务的变更,使得相应方案必须进行调整。
    • 建议对策:
      1. 基础数据在录入后,一定要进行检查和核对,以便及时发现错误。
      2. 通过对异常数据的预警,使异常数据能及时发现,修改。
      3. 安全库存的订单通过整笔装配,能减少工作量。 同时对这部分销售总金额不大,订单数多的业务,考虑在业务层面进行整合。
      4. 退次,报废的方案已确定。同时对这部分销售总金额不大,订单数多的业务,考虑在业务层面进行整合。
  • 报关出库
    • 主要问题:
      1. 出现报关数和出库数的差异,
      2. 关务系统和ERP系统存在有衔接不顺等问题。
      3. 发运出库操作无法按时完成、导致系统外收入和系统内收入、成本不同期
    • 建议对策:
      1. 先理顺出货清单、报关、发运出库和应收发票传递和核对的流程。
      2. 考虑开发ERP和关务系统的接口,考虑把关务系统转移到ORACLE平台上。
  • 应付
    • 主要问题:
      1. 采购业务处理不及时,导致应付模块业务处理较为被动。
      2. 在应付模块中直接录入发票时,对计入的借方科目不尽准确。
    • 建议对策:
      1. 要求采购模块能够及时录入订单、对订单做接收以及入库等业务,以利于应付模块做订单匹配以及财务对帐。
      2. 提高发票录入人员对会计科目的理解。在录入借方科目应适当复核。
  • 成本核算
    • 主要问题:
      1. 标准成本的数据不准确,造成财务分析的困难。
      2. 错误的业务数据,造成财务帐的混乱。
      3. 各部门的业务不能及时完成,造成财务结帐时间拖延。
      4. 系统成本累计的速度慢。
    • 建议对策:
      1. 通过成本核对,成本预警,能及时反映成本的错误。需要相关部门人员能及时对错误进行修改,调整。
      2. 通过建立有效的检查机制,考核机制,尽量减少错误的发生。
      3. 财务部门应和业务部门沟通,确定好每月的结帐时间。业务部门应遵守时间,及时做完业务。
      4. 对于系统性能的问题,联系汉得的技术人员,及时解决。
  • 应收
    • 主要问题:
      1. 关务系统的单据编号和发货的单据编号不匹配的问题,导致自关务系统的单据编号和发货的单据编号不匹配的问题,导致自动开票和关务系统发票的对应有困难;业务员收款按照关务系统单据编号认领,不能和应收发票的单据编号对应;自动开票和关务系统发票的对应有困难;业务员收款按照关务系统单据编号认领,不能和应收发票的单据编号对应。
    • 建议对策:
      1. 按发货单开发票,只允许一张发票对应多张发货单,反之不允许;如果按发货单开发票有差异单证人员逐笔记录,按天汇总开发票与发货单及差异对照表。
      2. 更改自动发票导入按交货号分组。
      3. 每日导入应收事务处理,逐日核对后手工在事务处理采购订单号字段录入合同号。
      4. 收款按合同号核销。

流程总结

  1. 业务流程总体而言是与贝发的业务情况相符的
  2. 要突破系统,面向业务优化非ERP的流程。
  3. 系统方案体现精细化管理,系统操作相对复杂,目标难以实现
  4. 系统操作与业务流程脱节,系统中环环相扣、相关工序在后续业务调间的自动校验反成为“累赘”

组织支撑

  • 需要一个明确的责任部门,主导负责推动信息化建设与不断优化!
  • IT各层次的岗位权责要更加明晰,使各岗位人员各尽其责,及时主动协调并解决相关问题。
  • 强化IT部门对业务部门在信息化建设方面的监督权,确保系统健康运行。
  • ERP执行情况应融入业务部门人员和部门主管的日常绩效考核指标上。
  • 结合企业现状和需求配备与之相协调的开发人
企业的IT组织支撑稍显零散、IT部门的定位不是很清晰

配套制度

  • 建立信息系统管理制度
    • ERP操作规范、硬件维护、软件备份等
  • 不断更新完善信息系统操作手册。
  • 建立与信息化目标相一致的激励和绩效考核制度
  • 建立对应的培训制度:新员工培训,老员工总结提高
  • 建立高效的反馈-决策-调整-执行循环机制
企业的配套制度比较缺乏,问题解决效率非常低下。

系统平台

  • 选用ORACLE系统,符合企业的业务特点
  • 软件仍存在有BUG,需要继续监控,并有必要保持与原厂商的良好关系
  • 个性化的开发较多,对系统性能有一定影响,系统安全有一定的风险
  • 仍有很多的管理报表开发需求有待满足
  • 已有的报表在使用过程,仍要加强注意校验其正确性,业务的变化可能导致相关的报表逻辑错误
  • 硬件配置不够,没有配备完善的测试环境
  • 关务系统和ERP系统的不集成,对销售--库存-- 应收流程有较大的影响。

诊断总结

  • 对信息化目标还没达到上下一致
  • 业务流程和系统方案总体上是可行的,但需要不断的优化和改进,方案要体现“目标”的精神
  • 组织支撑和配套制度都是当前比较薄弱的环节,使得执行力大打折扣。
  • 软件系统仍存在有BUG,硬件配置有待加强。

改进建议

  • 规范制度
    • 信息系统管理制度
    • 信息系统管理办法
    • 信息系统操作手册
    • 业务流程操作规范
  • 检查反馈机制
    • 绩效考核
    • 在业绩考核指标中突出系统运行部分,提高信息管理部门的话语权
  • 加强员工培训
    • 从高层到操作层,不断灌输ERP的理念;
    • 让员工充分理解自己在系统运行中的责、权、利;
    • 培养ERP是本职工作的一部分的理念;
    • 不断熟悉自己负责业务范围的系统操作;
    • 加深对自身业务以及上下游业务的理解;
    • 提高员工责任感和使命感;
    • 形成良好的工作习惯。
    • 建立自觉、认真、高效、积极、沟通的团队
  • 优化流程
    • 流程需要进行持续优化
    • 流程优化的过程要考虑风险,稳步发展
    • 对于已有的流程,要不断完善
    • 对确认的流程,要坚定执行,决不推脱
    • 对执行的流程,进行严格检查,不断发现问题
  • 加强系统应用
    • 报表、预警、查询,多方式组成系统应用
    • 对需求进行详尽的分析
    • 强化开发力量
    • 规范开发流程
    • 严格遵守开发流程
  • 加强软硬件维护
    • 注意网络安全
    • 提高系统配置
    • 建立完整的软、硬件测试机制
    • 建立软、硬件问题处理机制

评论(4)

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    1. 陈海浪 四平八稳、一口官腔的分析报告。 比如都是“强化”、“规范”、“加强”、“注意”、“提高”这样的字眼, 都没有说到底要具体怎么做。

      回复[2] 2012/05/15 10:58

    1. 陈罡 我是搞不定这个显示格式了,编辑的时候跟最后的显示完全是不同的。

      回复[0] 2012/05/14 17:23

    1. 陈罡 上次光发了个框架图,结果骗了一瓶红酒,很是感到不好意思,干脆把整个文档都放上来,只是这个版面格式的编辑累死我了,怎么都搞不好。

      回复[1] 2012/05/14 12:27

    1. 姜稳 说的很正点,ERP并不是每家企业都适合上,也不一定上了ERP运营就会转好。相反,上了ERP,有的企业生产、销售还有可能下降,经历刚开始的阵痛,后面一切都会顺利很多。

      回复[0] 2012/05/14 11:11

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