“制度”与“剧本”

访客:16575  发表于:2013-07-08 11:32:43

“制度”与“剧本”

 

柳中冈先生在《世界级管理28堂》当中对“管理模式”与“管理制度”两个名词作了解说:

 

企业表达其管理模式的内容有很多种方法。

 

广义的管理模式。内涵有三个构面:人员(组织)、规则(制度)、工具(系统)。

狭义的管理模式。专指其在规则构面上的内容,也就是职能管理(或流程管理)的内容。

EMO(企业管理优化)技术中选择了狭义的定义。

 

人们往往也使用“管理制度”一词来说明管理模式的内涵。其实,管理制度指的就是政策与程序,因此,它与管理模式的表达是相同的;但在传统上,一般来说,提到管理制度时,多指条文与规章的述说。

 

在现代管理手段上,将职能政策细化为SOP(标准作业流程),并通过e化系统来加以强制性地执行,是落实管理制度最佳的做法。因此EMO技术中把这样含义的管理“制度”称为管理“模式”。

 

在企业里,尤其是民营企业,多数人还是习惯于用“管理制度”一词来表达管理模式的内涵。这里就“管理制度”的编写,谈一下自己的感想。

 

许多小型民企基本没有什么文字性的管理制度,领导吩咐什么就干什么,当员工的讲究“赶眼神”,有句话叫“不打勤的,不打懒的,就打不长眼的”。工作有差错只要领导没发现就不算错;发现了,只要能找出理由加以说服也不算过。随着企业的发展得立规矩,有人上班不及时,就立个考勤制度;发现有冒支费用款的,就立个领导签字制度;还有的从网上或是其它企业搞来许多制度,将这些制度凑到一块就叫“制度汇编”。我曾仔细研究过一家民企集团公司的《管理制度汇编》,有以下主要特点:

 

1.    封面华丽,口号响亮。“创建文明,构筑辉煌,诚实守信,争创一流”,“注重细节,追求完美”……闪闪发光。

2.    以所属企业为单位罗列条款(这本汇编就是这么集中起来的),不存在任何结构关系与逻辑关系。一个公司内部有班组的《安全生产、文明施工管理制度》,又有公司的《安全生产、文明施工管理制度》;每个公司都有《财务管理制度》或《财务结算规定》,各说各的,领导怎么要求就怎么说。……

3.    只要认为对公司有益,不考虑可操作性。“接听电话要及时,铃声不应超过三声 ”,“工作无须别人催促,主动去做应做的事”,“不得在任何场所讨论涉及公司秘密的问题”,“外出学习人员要言谈得体、举止文明,维护公司形象,手机转到振动上”。……

4.    只有要求,没有措施,做不好就罚款。罚款项目基本都是纪律方面的,物流出了问题,价值链存在断裂,反而没有制度规定,自然也没有处罚条目,因为没有人知道该怎样有效控制与发现这些问题。……

 

这本《管理制度汇编》除了让领导在心理上感到欣慰之外,实际工作中唯一的指导作用就是罚款有了依据,前提是需区分罚的是谁。这家公司也用了ERP系统,《管理制度汇编》里没有任何ERP的字眼,也没有其它“流程”、“岗位职责”“操作说明书”之类的文件,随各部门用去吧,难怪ERP的名声不好。曾有人对高层主管明确提示:你这个企业从原料到成品都可能通过正当的手续“消失”,回答:不可能吧?主要负责人都是通过关系来的,门卫有十几个人呢!后来事实证明前者的判断是正确的。

 

其实多数民营企业并不清楚管理制度与业务流程、组织架构、岗位设置及工作职责等是什么关系,“制度”需“秀才”来编,与操作层面基本没什么直接关联,甚至有的高层管理者认为自己发话、自己按排就很管用,何必搞的那么复杂?上面说的那套“制度”的确是复杂,的确是多余。

 

问题的关键不在制度编写的文字水平如何,而是不同的观念就有不同的做法。我们看看柳中冈先生的《世界级管理28堂课》是怎样说的:

 

管理效益的三大要素(人员、模式、系统)之间有着极为密切的互动关系,EMO(企业管理优化)技术的设计原理是依据“先建立标准,才能有效管理”的道理,先将企业的管理模式(制度)和e化系统做密切的配套设计,再据培训人员的能力来分阶逐步实施。

 

若用戏剧演出来做比喻,就是“先编好剧本,次挑选演员”。企业要“先编剧本”是因为管理模式(制度)和e化系统是相互影响而应共同决定的;“次挑演员”是因为培训要有明确的内容与目的,才能避免空谈不实。

 

为了进一步理解上述“剧本”的编写方式,我们不妨了解一下柳中冈先生在另一本书《中小企业ERP指南》当中给我们列举的一个成功案例:云南南方网络工程有限公司是一家专业从事计算机系统集成和网络通信产品分销的高科技企业,他们在ERP的实施当中,在专家的指导下,由熟悉公司业务的人员分头进行管理制度调研、编写,起草了一整套的公司管理制度草案,主要包括以下几个方面:

 

岗位职责

工作流程图及说明

审核规定

奖惩办法

 

工作流程图中,“出货交易流程”对订单的录入、核准、出货录入、出货的库存作业等主要业务以及涉及到的业务员、商务、业务主管、资料员、库管、出纳等人员,在步序、操作依据、连接方式、关键操作环节的要求、相关责任的确认、档案资料的保存等方面都进行了可操作性的明确说明。

 

岗位职责中,“仓库管理员岗位描述及职责”对该岗位的职责及操作规范从9个方面进行了描述,包括验货、出退货、借入借出、领退料、调拨、报废、盘点、数据的依据、单据的确认、签字、传递、保管,以及相关责任与权限的界定等。

 

这套制度用科学实用的方法与本公司的业务流程相匹配,并通过ERP的实施来有效执行,流程清晰,职责明确,由此产生的数据真实、完整、及时,并且具备可追溯性,感兴趣的朋友可以参阅柳中冈先生的《中小企业ERP指南》。在这里“从原料到成品都可能通过正当的手续‘消失’”吗?除非有人愿意公开与法律对抗;这里没有口号,也不需要为编制度而编制度;这里讲究的是科学、实用、有效!

 

我在前面说过的那本《管理制度汇编》里终于找到了“仓库保管管理制度”:

 

一、            仓库管理要做到帐物相符,禁止虚报瞒报库存物品。

二、            仓库保管员要切实做好材料进出库的登记工作。

三、            材料领用必须开据领用单,由公司经理签字后方可到仓库领料。

四、            注意仓库的安全管理,仓库严禁烟火。

 

这样的制度在企业里并不少见,甚至习以为常。扭曲了过程,结果会好吗?一个没有剧情的剧本谁愿意投资?谁愿意观看?

 

相比之下,我们可以清楚地看到不同的观念所产生的管理方法与效果有着天壤之别。许多企业很想建立学习型组织,但行动上却很难跳出自以为是、坐井观天的圈子,要想实现观念上的突破实属不易!“世界级管理知识的学习是绝对必要的,特别是企业的高层管理者,层级越高,其决策的影响力就越大,也就越需要正确的知识来防错,并充实其决策的依据——观念!”

 

管理制度与业务流程的匹配,并非实施e化系统的专利,对于手工管理同样适用,只是运用e化系统将更有利于制度的执行,同时对于提升企业的整体管理水平也将是质量更高、速度更快、效益更好,这已经是不争的事实。

 

剧本是戏剧演出的文学依据,是导演和演员二次创作的出发点。但剧本创作的取材并不是毫无范围、漫无标准的,懂得戏剧取材的重点与技巧才能创作出精彩动人的剧目。企业管理制度的编写同样如此,只要我们能深刻领会世界级管理的新原则,坚持制度、流程、系统的有机融合,管理制度的编写就会有新的着眼点。一个科学、实用、有效的管理制度,是企业文化内涵与青春活力的最好体现!

 

愿更多的企业抒写精彩的人生,演出动人的剧目!

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