来之不易的简化

访客:15543  发表于:2013-07-08 11:32:35

来之不易的简化

 

我工作过的一家企业,占地三百亩,一个正门,一个侧门,四个夜间值班岗哨。35个保安还嫌少,因公司经常失盗,各部门与保安之间相互埋怨。

 

后来,整改从物流管理系统开始,当时公司的信息化管理技术还处在“半自动”状态,涉及到保安部门的主要流程是:对所有出厂货物都要进行检查并收取带有“出门证”标识的单据;将该单据分类保存(如出口、内销、委外、调拨等),定期按时间顺序装订成册,注明份数,由负责人签字后交审计部门。这项规定执行起来并不复杂,也没增加多少工作量,过去也收“出门证”,只是收取后就没人管了,而整改后需要归类、存档、备查。

 

审计部门将“出门证”进行随机抽查,与物流系统相关环节的单据进行比对,从理论上讲,只要物流系统的逻辑关系是成立的,“出门证”只能少不能多。少了,很可能是保安部门工作中的疏忽,有丢失、遗漏现象;多了,则纯属事故。还好,我们流程整改的力度非常大,且稳扎稳打,没有出现方向性的错误和衔接上的混乱,“出门证”始终没有出现多的情况。而过去,某些人物手里都备有“出门证”,其用途许多人心知肚明,但就是不能说,潜规则嘛。

 

生产环节,过去车间图省事,一次领若干原料随意放在院子里,其它车间有需要的也可以随便拿,反正都是公司的。财务核算不按车间设置户头,而是汇总记账。流程整改以后按车间核算,每个车间都要计算投入产出,且整个生产流程相关数据必须衔接。这样以来,各车间领的原料再也不放到院子里了,存在车间还要严加看管。而且一次也不领那么多了,院子也变得宽敞了。

 

最难得的是通过物流整改弘扬了正气,员工士气大涨,许多合理化建议传递到管理高层。其中有一条:“四个夜间值班岗哨请全部撤掉,不但不保安,还是偷盗的中转站。”试想,制度不健全,核算大锅饭,责任不落实,不贪白不贪,在这样的环境里怎能不撑死大胆的,饿死小胆的?能耐大的想法开具“出门证”,用车拉着光天化日之下从大门出;能耐小的夜间合伙翻墙往外偷,没能耐的只挣“死工资”,彻底黑白颠倒。

 

后来真的把四个夜间值班岗哨全撤了,侧门夜间关闭,保安从35人减到了15人,工作质量不但没受影响,还文明了许多,公司的安全事故少了许多。最关键的是出现了丢失现象能够有办法知道丢了什么?丢了多少?怎么丢的?而不是一塌糊涂,大家相互埋怨,最后只能加强保安,其它方面不了了之。其实过程原本不糊涂,只是人太聪明让它“难得糊涂”了。简化来之不易,整个物流整改过程推进了保安工作的正规化、合理化;同时,保安工作的流程落实也促进了物流整改的成功。透过这面镜子我们可以看出:要解决保安的管理问题,功夫全在保安之外。许多管理者习惯头痛医头脚痛医脚,出现了安全事故就加强保安,增加人员、设置岗哨、配置警棍等等,孰不知管理混乱才是安全事故的最大隐患。抓不住问题的本质,只能是越忙活越糟糕。

 

如何抓住问题的本质?必须打破部门之间的界限,从企业整体利益着眼进行全方位的审视,从管理结构的设计上寻找突破口。请学习柳中冈先生的《世界级管理28堂课》!书中柳中冈先生用三分之二的篇幅谈观念、讲知识,为的是让我们避免因认识错误、判断错误、决策错误而导致试错,从而造成资源和时间的浪费。这种对企业、对社会的强烈责任感十分令人敬佩。

 

在“管理先修班”中讲的第一个问题就是:掌握正确的问题核心——虫在哪里?不了解问题,就无法了解答案!

 

我们应该先确认工业管理中的“虫”在哪里?然后在管理实务中才能作出正确的判断与选择。

应用过时的、错误的管理原则,使辛勤的努力得不到对等的回报,这是非常可惜的!

 

许多企业都在设法提升他们的管理质量与效能,各式各样的理论与技术也层出不穷,然而,多数优化行动的结果都不能令人满意,因此新理论新技术持续地产生。这个现象就象励志书一样,因为不真的管用,所以越来越畅销。

 

学生怕数学、蟑螂怕拖鞋,管理优化则最怕枝枝节节。

 

枝枝节节的管理论述太多了,应用它来一点一滴地改善,想要积累而达成可观的效益,注定是会令人失望的。

 

上述案例中保安队伍越来越壮大,问题却越来越多,就是因为管理高层没弄懂影响财产安全的“虫”在哪里,分部门治理,“虫”安然无恙。后来的物流整改从整条价值链入手,给“虫”断食断路,建立了科学管理的新秩序,一切焕然一新。想一想:保安只是一张“脸”,问题的根源在“肚里”,根治这样的问题靠单一的部门行不行?管理高层不事先把背后的结构缕清楚行不行?对于整改推进者不给予足够的支持与激励行不行?不站在企业整体利益的高度权衡问题行不行?当然不行!缺一不可!

 

管理优化行动首先要注意“全”的考虑,不但想法做法要周全,更要相互配合不能有脱漏;其中当然是想法在前,而做法在后。

如果想法本身就错了,必然会导致错误的行动。

 

结构影响了行为。如果在努力之前没有先行掌握背后结构的因果逻辑,就难免会受到结构的影响而失败。只知努力而不讲求正确性,失败的风险就大了!因此,我们必须先了解优化活动的本质,以及活动背后的结构,才能保证行动方向的正确性,这样才能避免白忙一场!

 

在浮躁的、逐利的、潜规则盛行的环境里,财产安全的保险系数并不在保安部门的岗哨和警棍里,而是在科学管理的系统当中;在员工对本职工作的责任心当中;在管理高层营造的向上向善、团结奋进的氛围当中。尤其是随着管理信息化技术的发展与应用,使企业管理步入了一个崭新的天地,更快、更准、在线管控等等,让过程更简单,效果更佳。

 

愿我们通过对世界级管理(WCM)的学习,深刻理解管理结构的意义和内涵,从多角度、多维度看问题,思考问题,解决问题,少走弯路,不走弯路。对于有志向、有公德之心的管理者和经营者来说,这将是一次机遇,路走对了,努力就会有结果!

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