流程如何呈现并不是一个简单的问题

标签:管理流程

访客:39600  发表于:2013-07-02 10:07:06

流程如何呈现并不是一个简单的问题

流程应该如何呈现,这看来似乎是个简单的操作问题,实则不然,这首先是理论问题。理论决定你的操作方法,操作方法决定你的结果,而结果决定你的应用。换句话来讲,你要用流程来干什么,决定了你怎样去呈现流程。

传统方式是用VISIO这样的绘图工具来呈现流程,这也无可厚非,不过前提是你只关注一段流程,而并不是在从企业完整的视角去考虑流程。用这样的方式来呈现流程我们没有多少可以讨论的,因为这是仁者见仁智者见智的,只要我的呈现方式我自己看得懂能够应用就好。

现实中的企业是一个复杂的系统,在这个系统中各个管理维度也仅仅是一个断面的视角。而单就流程来说,也并非以我们上面提到的那种片段的方式存在。企业的流程是一个整体,片段的流程是整体的一部分,而整体的系统性就在于并不是每个片段都做好就意味着整体会更优。一段流程的优化对整个系统的优化可能没有效果,甚至占用了这个系统的其他资源而导致整个系统反而更糟,这在现实中都是经常发生的事。显然如果一个企业要推行流程管理,从整个企业的系统性视角去呈现流程就成为一个必须的出发点。

下面我们就从企业系统性的视角来讨论如何呈现流程的问题。

一、全景的呈现

企业的运转是一个整体,一般我们会从这个整体出发,首先绘制企业的流程框架,也称业务框架。流程框架实际上不是流程,而是企业的业务分类。流程框架通常有2至3层,描绘出企业有多少业务单元以及子单元。从流程框架开始能够有利于我们在绘制流程的时候有一个整体结构化的逻辑,保证流程能够覆盖到全部业务,同时也清楚各个业务模块的边界。在这样的流程框架之下再去呈现流程,能够呈现出一个企业的流程全景。

二、分层的呈现

流程呈现有不同的颗粒度,就好像我们绘制地图有不同的比例尺一样,这是由我们的视角和目的的不同而决定的。

1.不同管理层级应用需要不同颗粒度的呈现

企业的高层并不需要关注最细节的操作流程,而只需要看到大比例尺的视图,用来辅助整体的决策;企业中层更关注的是一个业务模块内部的基本运行流程以及和其他相关业务模块流程的接口,以帮助他对所管理的业务范围内的流程进行整体思考;而操作人员则只需要关注自己工作内容相关的流程,而这种流程应该是能够描述非常细致的操作过程。

2.不同的业务需要不同的颗粒度的呈现

比如制定战略这样的流程,几年才会进行一次操作,重复频率非常低而且更多需要靠人为的智力工作,就不需要非常精细;相反那些和价值链相关的核心业务流程,每天都在高度重复当中,内容复杂,对最终的产品和服务起到决定性作用,就需要相对更精细的描述。

3.不同用途需要不同颗粒度的呈现

如果我们只想明晰基本的运营逻辑,是为了辅助决策,那么流程的描述就不用太精细;如果我们需要流程能够指导操作,那么流程就需要细化到操作层面的具体活动;如果我们需要把一部分流程开发进入IT系统,那么流程的描述就要更加的精细到每一个细节的步骤。

就是因为这些颗粒度不同的需要,我们呈现的流程应该是分层的,从颗粒度大的流程开始,然后把其中的活动进行分解到更细的流程,通过这样的逐层分解构建分层的流程呈现方式。

三、端到端的呈现

企业中没有什么活动是孤立的,都是相互关联的,作为描述企业运营活动的流程也就应该是彼此链接而不应该是片段的。比如采购的流程会承接计划的流程,同时也会和财务流程、物流流程、仓储流程、生产流程等等相互关联。流程端到端的呈现就是通过把企业的流程链接起来,能够实现某一个工作任务从开始到结束都能有一个完整的路径,也就是通常我们讲的,流程能够穿越职能部门的端到端的贯通。

流程端到端的呈现对于我们前面提到的,把整个企业作为一个完整的系统来说是必须的,也只有这样才能完整呈现企业的运营逻辑,才能在整个企业中实现流程的各种应用。

四、场景的呈现

流程的基本描述方式是活动的组合,用方块描述活动,用带箭头的线把这些方块连接企业表现活动的逻辑和关系,这是最基本的描述方式。而在具体应用中这样描述显然是不够的,因为流程描述是为了应用,而应用是要在具体的场景中实现的,所有流程不仅要描述活动的逻辑和关系,也要描述运营的场景。有人举这样很形象的例子说,只描述活动和逻辑关系的流程就像是小说,而企业的现实活动是演出,演出需要的是剧本,需要剧本里面有场景的描述才能够演出。比如什么时间,谁上场,什么表情,什么动作,什么布景,什么道具,什么音乐等等。

流程场景的呈现就是需要在描述流程的同时表达流程中的相关要素,比如流程的角色、流程的规则、流程的表单、流程的输入输出、传递的信息等,如果未来要做流程数据化的分析,还要描述流程的时间、成本等各种要素。

现代企业管理维度和管理手段是多样的,风险、绩效、质量、信息等多个管理体系,它们都是基于从一个维度抽象出来的管理模型,流程也是这些模型中的一种。这些管理维度和手段在运用的时候应该相互关联形成一个整体,而不是各自孤立,这就是管理整合的问题。流程场景呈现实质上就是这种管理模型整合的结果,是在流程描述中整合了其他管理维度的要素。有人说流程是一切运营管理的基础这丝毫不过分,以为流程是企业运营现实活动的抽象描述,各种管理维度和手段最终都要落实到企业的具体活动中,所以基于流程进行泽中管理整合也就成为一种必然结果。

如此看来,流程呈现真的不是一个简单的问题。就像卡普兰教授那句著名的话:不能呈现就不能衡量,不能衡量就不能管理。所以,做流程管理首先不是急着去画流程图,而是首先要清楚自己的目的是什么,然后才能决定采用什么样的方式去呈现流程。

上面提到的流程呈现的问题用传统的绘图工具是无法实现的,实际上这需要一个数据化的平台。幸好,现在有了一些流程建模的软件可以帮助我们实现,最开始我们应用的平台都是国外引入的比如ARIS、CONTROL、METASTORM,后来我们的团队基于这样的思想开发了一个Processist平台,以满足国内企业本地化的应用。

一句话:准确描述现实是有效解决问题的基础

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