企业管理流程IT化的变革思路

标签:ERP

访客:23078  发表于:2012-05-10 11:52:10

一想到企业降低运营成本,很多主管有一个想法就是要简化管理,充分授权给到一线员工,让企业运作更高效,成本也就随之降低。

        而企业的高管,特别是财务部门,运营部门的高管,甚至是销售老总,越来越害怕例外问题的产生,很多决策都需要层层把关,确保可靠。
       例如某企业销售价格的确认流程如下:
       由于产品个性化要求越来越高,很多客户在正式下达订单前,都要求企业提供其个性化的样品,而这样一来的样品不是个个都成交,十个之中难有一两个,因此,提供给客户样品后,企业不会在ERP中马上维护成品ITEM资料,对应的新材料ITEM也不会维护,因此,样品对应BOM没有维护,这样一来,就不能通过ERP系统计算出准确的成本,一但客户要订货,第一个动作就是要维护基础资料ITEM,然后维护财务信息与BOM,最后才能计算出成本,市场部门才能定出销售价格,通过客服反馈给客户。
        若每个环节配合得很及时,在两小时内,我们是可以将价格反馈给客户,实际上由于每个部门的员工手头上都各自有自己其他工作,导致报价响应有可能不及时,若不督促,甚至有机会超过3个工作日。
        怎么办?
        是简化管理,通过建立统一模型,计算出一个模糊的价格,授权给客服报价,还是优化流程,加速流程的流转效率,还是找到适当的工具,提升流程的自动化程度,是摆在我们面前的挑战,能够两全其美吗?
       下面的组合拳可以给我们启示,不足之处大家补充。
 
        第一阶段  优化流程
       1、组织适当的人员,老老实实研究现有流程的不足,提出变化的建议,同时以科学的态度反馈变化的原因;
       2、客观反馈改变化对员工、客户的影响在那里,判断出对公司的竞争力是否有提升;
       3、修改的流程必须满足业务的需求,并培训相关员工,确保对新流程的理解与执行;
       4、要认识到新流程的执行就是企业的一个小小变革,必定存在一个过渡期,问题不可避免,要积极应对,主动检查与督促。
       5、例外产生的预案要做好,如谁可以得到授权,及时处理例外,防止问题得不到有效与及时的解决。
       6、在新流程未完整与培训前,不能随便替代现有的流程,避免业务受到不良影响。
       7、新流程完成后,可以选择适合的事件进行运行测试,验证合理性后,再正式发布。
 
         第二阶段   将流程IT化
         IT技术一日千里,而我们很多企业内的管理员工,埋头工作,没有抬头看路。实际上我们早就有机会将流程管理进行IT化,不过在IT化过程中要注意几点。
        1、流程IT化的优点要做到人人兼知:
        自动流转   一个环节完成任务后,系统会自动发邮件或手机短信通知下一个环节的员工,不需要人工去打电话、发邮件。
       可以查询:任何被授权的人,都可以方便找寻相关工作处于哪个状态,卡在哪个环节。
       可以分析:任何一个事件事后都可以分析每个环节的执行情况,属于能力问题,就培训,属于资源问题的,加资源,属于态度问题的,就。。。
       自动报警:流程出现问题,如长时间未处理任务,系统会自动发邮件或手机短信通知相关人员,让大家及时关注问题事件,确保得到有效处理,避免影响到业务。
 
        2、流程IT化从一些角度上看,也存在缺陷,要想方法化解
        工作量增加:员工体谅才行。
        不熟悉操作:要及时、耐心培训,同时培训资料准备完善
         害怕太透明:要说服大家理解。
 

         3、持续改善,全员参与

        结论
         流程IT化,不会太节省具体工作上所用的时间,甚至可能增加各部门更多的工作量,但由于审批的自动化与电子化,可以更方便,有机会减少等待所浪费的时间,有机会提醒大家不要遗忘该做好的事,也有机会在事后分析的客观数据,让我们有机会优化流程与优化资源的配置。
        从整体效果来看,流程IT化会提升工作效率,减少风险,为企业降低营运成本。

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