【经典案例】浙江大华:报销也智能

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访客:29752  发表于:2013-06-03 17:15:01

@郝智伟 /文

控制成本是企业最头痛的事情之一,这当然不是什么秘密。早在几十年前,美国管理大师彼得·杜拉克在《新现实》激进地说:“在企业内部,只有成本。”可是在中国,这并非易事,浙江大华技术股份有限公司副总裁魏美钟对此深有感触,特别是在报销环节上,各种灰色利益链错综复杂,虚假发票泛滥,业已成为抬高成本,吞噬利润的重灾区。

不过,并非没有好的办法。如今发达的信息化手段,为魏美钟提供了新思路。只用了半年时间,他便带领公司IT部为浙江大华打造出一套网上报销的智能系统,基本杜绝了报销中的种种问题,为大华从成本中拧出了利润。

“要破解这样的难题,最好的办法便是采用信息化的手段连接工作日志、信用卡、网银、商旅系统、HR系统、财务系统,让它们实现一体化。”魏美钟说道。早年他在外企任CFO的经历给了他很多灵感。

在那家外企,员工每天都要填写一张Excel的工作日志,按照时间顺序串连记录自己的工作流程,并且附上对应的工作报销。如此一来,主管领导可以迅速浏览,了解员工的工作情况以及有待报销的款项,费用是否合理,与工作内容是否匹配,都一目了然。

可是,国内的企业很少有这样做法,因为历史原因,大家都习惯于按费用类别分类报销,内控的难度远远大于上述模式。因此,引入外企的先进经验恰是解决监管难题的良方。

其次,信用卡的广泛普及也为大大减少现金消费提供了可能。毕竟现金消费容易滋生虚增发票,而信用卡消费有严格的银行记录,虚增发票很容易被税务机关稽查,茶楼、饭店的老板们不会在这方面造次,给自己带来不必要的麻烦。因此,以信用卡公务消费足以堵上发票虚开的漏洞。

于是,魏美钟一直希望能有一套费用报销系统能够将工作流水单与信用卡系统、商旅系统、财务系统、网银形成对接,完善财务内控。

2005年,魏美钟初到浙江大华任财务总监,看到月末时,财务部总是挤满来报销的业务人员时,就希望能为公司引进一套费用网上报销系统软件。通过几个月的调研,发现要找一套上述理想的费用报销软件系统很难,加上公司当时的条件也不适合上一套这么先进的系统,因此也就选了一家国产的费用报销软件,在公司实现了分类网上报销模式,很大程度上解决了原来手工报销带来的不便,大大提高了公司费用报销效率。

随着公司的快速发展,原来的报销系统变得越来越不符合公司发展需要。2009年,魏美钟重提旧事,要求公司IT部与ERP供应商商谈,让ERP供应商在ERP升级版开发中加入大华需求的报销系统,但由于ERP供应商的开发规划未能纳入,IT总监提出自自行开发这套系统。“还好IT总监以前开发过税务系统,这对他而言并非难事。”魏美钟告诉记者。6个月后,网上报销系统第一版便得以成功推出,并在第7个月试点成功上线。第12个月,全公司完成上线。此后,在使用中还不断得以完善。

现在在大华,员工每天填写工作流程单,工作流程单经过领导签字,系统识别后,自动变化为财务系统里的流水账,员工在携程的机票,携程会每天定时发送相关信息到大华的报销系统,两方信息自动进行比对,确定信息准确性,有冲突的再人工分析、报备处理。

与之类似,建行每天将大华员工的公司开销专用信用卡信息(专用卡,已签三方协议,准许信息披露)提供给大华的系统,员工建行信用卡的消费记录也会与流水账对比,相关数据对比核实无误,次日,财务会直接将钱打回到员工的建行卡中,资金流和信息流的循环就此结束。所以,工作流程单是大华员工报销的基础数据,有时间、有开销金额,而建行、和携程提供可核实的数据,以此来提高报销的效率,减少了员工对公司预借资金的需求。

而每级领导的审批处理时限为1天,超过1天,系统就会发邮件到领导邮箱,通知领导有超时未审批事项,而领导点击邮件中的链接网址,就可以链接到报销系统审批界面,领导可直接完成审批动作,领导在审批过程中,还可以看到从CRM链接到报销单界面的业务员对应的工作日志,领导审批后,报销数据传递到财务部门,而财务部门会关联收到的费用单据进行审核,审核完成后,财务部即刻发到网上银行,资金管理人员在网银完成转账审批手续后,报销款便可打入员工账户。

随着时间的推移,这套网上报销的智能系统不断升级,加入手机审批程序,让各部门主管可以及时完成审批,保障报销流程的高效。

“要知道,做这样的系统,必须在技术能力和潜力与当今的环境现实之间找联系,只要能发现其中结合的甜蜜点,终会有突破原有框架的新思路。”魏美钟最后总结道。


评论(1)

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    1. 张卡尔 文章上载的时候,估计是携带了原有的编辑格式,结果只能看到左半边

      回复[2] 2013/06/03 21:06

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