流程落地四把刀——助企业流程更快捷落地

标签:管理文化技术流程产品模式

访客:22110  发表于:2014-03-13 23:05:06

美国著名管理专家哈默博士将优秀的流程定义为四个特点:正确、便宜、容易和快速。这说明,在进行流程管理过程中,有必要进行成本控制。流程成本控制就是在保证正确的流程输出(客户需要的产品或服务)的前提下,剔除流程中的非增值性活动、尽量减少辅助性增值活动、不断改善增值性活动,尽量使流程快速、容易和便宜(减少资源投入,也降低成本)。

  在设计流程过程中,使用以下技巧有助于控制成本:

  减少流程步骤就是剔除流程中的非增值性活动,减少辅助增值性活动的过程。在设计流程时,可以先将获得输出所必需经历的增值活动列出来,设计出增值流程,然后考虑流程正常运转需要哪些活动(辅助增值性活动)支持,把它们添加到流程中,这样可以避免流程中堆砌过多的非增值性活动,减少流程步骤。

  消除流程瓶颈把流程看成一条高速公路,则流程瓶颈就是公路上的关口(检查站、收费站等)或车道过少的路段。清除瓶颈的方法有,将形式主义的检查撤消,也就是说在设计流程时,要尽量减少多余的检查环节。

  提高活动效率流程是一系列活动,提高单个活动的效率(主要指时间方面),将有利于提高流程的整体效率。假设一个流程有10个活动,原来每个活动需要3小时,全部完成需30小时,现在将每个活动缩短至2小时,则全部活动完成将缩短10小时,只需20小时。但在提高单个活动的效率时,要注意其对流程中其它活动造成的冲击,避免提高了单个活动效率,却降低了整体效率。

  并行取代串行在流程设计时多采用并行处理也有利于降低运作成本。借用上面的假设,流程中原来10个活动是串行的,经过调整后2、3、4和5、6号活动可以并行处理了,即使单个活动的效率不变,则整个流程的时间也可缩短至21小时,如果每个活动效率再提高1小时,则达到原来输出只要14个小时,不计其它,时间成本就大大降低了。

  合理设置里程碑流程中的里程碑主要是指流程中的关键决策评审点(CMP,Critical Measure Point),里程碑设置合理可极大减少资源投入的浪费。流程设计时,应当将与资源投入有关的里程碑尽量设置在流程前端,减少资源浪费,降低成本。

  清除流程闭环。流程出现闭环一般是由某些环节未能履行责任而导致的,比如一件产品已损坏不能使用需报废,但决策环节不敢做决策,而要求维修;维修后仍不能使用,但决策者仍要求维修,这就是一个闭环。流程出现闭环时没有产出,成本却会成倍增长,因此必须清除。

流程模板化将流程中例行性的工作模板化、表格化,一是使流程易读懂好使用,节省流程推广培训成本;二是流程有模板支撑,能更好地确保正确地去做正确的事情,得到正确的输出,减少错误成本。

万科流程管理的启发:取得项目成功的4大要素

  通过万科的流程管理项目以及后续的持续优化工作,我们认为要取得流程管理的成功需要关注四个方面:-推、拉、引、跟

  1)高层的重视和推动-“推”

  流程管理的项目是关注操作层面的工作,也是一项组织变革,贯穿于每个项目过程及几乎所有的部门,同样涉及到相关部门的相互配合以及权责的再分配,因此在此过程中必然会遇到一些阻力,因此高层的重视就变得非常重要。高层要确保员工思想和意识上的统一,这样才能保证变革的成功,高层要参与关键流程的决策,决定流程的关键权责体系,并且自身按照流程的要求执行。万科流程的项目大多数分公司是有总经理办公室组织进行,从而保证了一定的权威性和内部的更好配合和协调,对流程项目的顺利开展也起到了促进作用。

  根据万科以及数十家公司的咨询经验,对于很多公司的责任体系及绩效管理体系本身不够完善的情况下,如果没有高层的推动,项目就不可能取得成功。包括随后我们进行的金地集团流程优化项目,集团张华刚总裁的重视和参与确保了项目的有序开展。

  2)重视培训,形成按照流程执行的习惯-“拉”

  从项目开始到项目开展过程以及项目结束后都要持续地进行培训,培训包括两类,一类是流程管理技能方面的培训(如流程识别描述/流程设计和优化/流程审核和监控),一类是流程设计完成后流程文件的培训。前者是保证流程设计的有效性,后者是保证设计的流程能够得到有效实施执行。

  在建立流程后,深圳万科高层提出了全员都是审核员的要求。让尽可能多的员工参与到流程审核中,一方面让他们熟悉跨部门的流程运作过程,另一方面也更深度地了解流程文件的要求,在深圳万科超过80%的员工接受过流程审核员的培训(基于ISO),包括副总经理、总工程师、总监等管理高层。

  对流程文件本身,在内部网络系统中建立了流程文件题库,深圳万科要求所有员工必须通过流程文件的考试,而新员工在转正时必须要通过考试,考试合格作为转正的一项必要条件,这样让新员工一开始就建立了流程文件的意识。

  3)管理中层及关键岗位员工的参与-“引”

  要让员工接受首先需要引导员工积极参与,由于管理中层在流程管理中承担了很多跨部门流程的相互协调和决策的作用,了解流程运作的问题特别是流程接口上的问题,因此他们的参与将直接决定了流程未来的优化和改进的有效性,在万科进行的流程项目从流程文件的编写、流程文件的讨论和优化、流程文件的内部培训等工作都由部门经理亲自完成,让一些关键岗位的员工的参与(特别是项目现场的设计、工程以及成本工程师)对流程的优化效果也将起到积极的作用。

  4)流程执行的审核和跟踪-“跟”

  流程要得到持续执行和改进,流程审核是最有效的手段,通过至少每年一次的跟踪审核,检查流程的执行效果以及流程本身的适用性,发现流程本身及流程执行的问题,提出改善措施,确保流程的持续适应和持续改进。

  在万科总经理办公室作为流程管理的主导部门,对流程的执行过程进行跟踪,并组织进行流程审核,在深圳万科专门设置有类似于运营管理的岗位,对品质和流程进行管理。

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