浅论ERP会计信息系统中的实时控制

标签:ERP企业管理

访客:20705  发表于:2012-05-07 16:53:43

伴随着互联网普及和电子商务的兴起,ERP软件开发应用日益广泛,企业信息化程度逐步加深。利用先进的信息技术改革传统会计,满足信息时代对会计控制的要求,优化企业内部流程,提升内部会计控制体系质量,成为会计信息化管理研究的必然。

一、ERP环境下的会计实时控制理论

事后算账的传统会计往往在信息披露上存在一定的滞后性,“实时”则是指追求最有效的会计信息处理,一个控制系统如果其结果能够立即作用或影响正在被控制的过程,即可被称为实时控制系统。会计实时控制是指在网络环境下财务人员利用信息技术手段,对企业经营活动过程进行实时对比和分析,通过指导、调节和约束促进经营活动,以实现提高企业经营效益的目标。

企业资源计划(EntERPrise Resource Planning,即ERP)系统是一种企业管理思想的体现,是一种全新的管理思想和管理模式。具有计划的一贯性、管理系统性、数据共享性、动态应变性、模拟预见性、物流与资金流统一性等特征。数据的采集和业务处理互相融合互相支持,形成一个信息共享、有机结合的全方位管理板块。ERP系统的核心是会计信息系统,它与生产、销售、人事、管理等子系统相互融合,集财务会计、成本会计和管理会计于一体,提供着预测、决策、计划、控制所需的大量信息。这就要求传统会计控制要适应现代化管理的改变,积极发展会计的实时控制理论。

目前,信息处理速度的加快为没有时滞的实时控制提供了技术平台,传输网络化为现代企业集中控制提供了可能。ERP系统中,通过各模块的实时传递,将整个系统集成一体,供应链各环节信息统一,实时地提供了反应企业运用状况的货币量、实物量和时间量信息。

二、会计信息系统中实时控制的内控方法

(一)传统手工环境与ERP环境中内部控制的区别

首先,与传统手工环境相比,ERP环境中的内部控制风险变数更大,设计内控体系时需针对各种风险制定具有高度适应性的措施以满足需要。

其次,较传统手工环境,ERP环境下业务流与信息流同步进行,既实现了内部控制执行和信息采集合二为一的集成,也为事前预防、事中检查和事后纠正的控制整合提供了条件。

再次,ERP系统中计算机根据企业设置的控制标准在各业务控制点实施客观控制,人工主观控制大大减少,加强了企业的控制力度。

(二)ERP环境下会计实时控制的主要方法

将传统的内部会计控制与网络信息技术相互融合,在软件中集成优化,才能进一步满足ERP环境中会计实时控制的需要。

首先,分离ERP环境中的不相容职务,将系统管理员、操作员、外来用户等不同的操作者设定不同的权限。对负责系统数据管理维护工作的系统管理员采用多人操作的内部牵制方式,避免其利用职权擅自更改信息,进行业务舞弊;管理员赋予操作员权限时,坚决执行不相容职务分离的内控原则,避免将需要分离的职务权限授予一人,重要的岗位可以设置两个或两个以上相同权限的操作员,实行岗位轮换制相互牵制;对于外来用户,只提供查询功能。

其次,为了解决企业管理中的监管力度不足和信息不对称等问题,需打破传统的会计流程,建立起财务业务一体化的数据集成控制处理。企业集团总部可以实行集团信息的综合应用,在子公司内设置业务流程管理的ERP,连接各子公司的部门和业务环节,将会计信息的采集下放至各业务作业中,输入系统中的会计信息也自动在各业务作业中完成加工,同一作业不同方面的会计信息快速综合化地呈现于监管之下。系统不仅能够实时报告会计信息,进行预算实时管理,还可以实现信息共享,实时集中控制企业财务状况。

再次,与传统会计不同,ERP系统中的大量数据都保存在存储介质上,业务轨迹查询困难,应通过设置系统日志保留审计资料,加大内部控制。日志系统记录操作用户使用软件、调用程序、访问文件和目录的起止时间,以及对文件数据的增删改与复制的操作等,日志系统中资料增多后需有转存和备份等维护,保存完整详实的审计线索,以满足企业内部稽查和外部审计的需要。

此外,传统内部会计控制中包括风险控制,在ERP环境下,企业也要在系统中建立风险预警和识别系统,当遭遇企业风险时该系统立刻启动,实时地进行分析风险、调动资源、制定应急方案,事后进行风险总结,以达到不断提高企业风险防御和风险管理的水平。

三、会计实时控制体系的架构

企业要实现会计控制目标,除了接纳并推行会计实时控制理论、掌握实时控制方法之外,还需构建实时控制的IT环境,进行会计流程的再造,综合系统地架构其会计实时控制体系。

首先,会计实时控制的IT环境通常包括网络、数据库和会计信息系统软件,网络是信息分享的平台,数据库负责数据的存储,会计信息系统软件进行企业信息的采集加工。只有做到集团信息集成和企业间过程集成的企业会计信息系统才能支持实时控制,传统企业的部门间信息集成所形成的信息孤岛,根本无法满足会计实时控制的前提条件。因此,构建会计实时控制的IT环境,研究满足实时控制所需的会计信息系统结构,是实现实时控制的前提。

其次,再造ERP环境下的会计流程。传统意义上的会计流程是建立在劳动力分工的理论基础之上的,会计流程远离业务流程,信息的采集加工远离业务活动,对于业务信息的反映,会计信息存在严重的滞后性。而且,会计信息属于事后核算,无法对经济活动实行实时控制,会计流程和管理流程相脱离,严重影响了会计信息的质量。

再造ERP环境下的会计流程可做到信息的集成性,从会计信息的采集、处理和输出三个方面而言,业务作业一经发生,各部门的信息子系统便加以收集,并通过网络传递到数据库中保存,当信息使用时,可通过驱动会计信息系统主动获得;ERP环境下的会计数据处理强调业务处理和会计核算的整合,实现双向信息的迅速沟通;由于再造会计业务流程的互动性,用户可以对信息进行定制,业务数据处理后生成用户需要的信息,通过网络传递出去,满足企业和各种信息使用者的需要。要满足企业信息用户的需要,就必须在利用会计信息系统为会计数据延伸和改进处理信息的质量和实效性提供可靠保证的同时,也为会计人员成为信息专家或理财专家提供必要的条件。通过系统实现收集数据和处理数据的自动化后,财务人员可将精力用于支持经营控制决策和支持战略决策,会计流程再造的终点也将从出具系列会计报表转变为提供支持战略决策和经营控制的实时、有效的信息。

此外,随着现代企业对会计控制的要求越来越高,会计控制逐步由事后控制转变为事中、事前控制,由适时控制转变为实时控制,由财务控制转变为资金运动与业务流程控制,由单一要素控制转变为作业链控制。会计实时控制可以根据企业经营活动的过程,建立供、产、销及库存和财务的实时控制模式,也可根据企业集团之间的资金运动建立实时控制模式,以实现企业整个价值链的增值和资金的效能提高。

总之,ERP环境下的会计实时控制是信息化管理变革中的新型会计控制理论,它存在特有的控制特点和控制方法,并在IT环境影响下,通过ERP环境下会计流程的再造和会计实时控制模式的建立,协同作用各因素,综合架构起实时控制体系,争取最大化地发挥会计实时控制的作用,支持企业管理战略目标的实现。

评论(0)

您可以在评论框内@您的好友一起参与讨论!

<--script type="text/javascript">BAIDU_CLB_fillSlot("927898");