如何应对政府邮件归档需求

标签:政府邮件归档

访客:16118  发表于:2013-12-20 09:58:26


近年来,政府信息化程度不断加深,单位部门之间的信息传递和与企业民众之间的信息沟通都更多地通过电子邮件这种方式,从而对电子邮件的使用、维护和存储提出了更高的要求。

 

政府行业邮件归档面临的挑战

首先,政府行业邮件存储需要较高的安全保障。无论在传输过程中、存储环节上,还是在查看和管理的权限设置上,都要全面保证邮件的安全性,实现政府机密绝不外漏。同时还要实施有效的监管,对一切邮件操作进行实时的监控和记录。

其次,政府行业邮件使用需要较高的应用效率。在使用层面上,用户需要从庞大的邮件信息中迅速调取相关邮件;在维护层面上,用户要花尽可能少的时间来维护邮箱,管理员也希望花尽量少的精力来维护邮件系统和邮件存储,从而把时间和精力放置在其它更多的工作中,以提高工作效率。

再次,政府行业邮件审计得到显著的关注重视。除了对邮件的保存和使用有了更高的要求,邮件审计也逐渐成为一个新的趋势。随着对其它数据的审计统计进展到了相对完备的阶段,对邮件数据的审计正在提上政府IT建设的议程。

 

应对政府邮件归档新需求

    第一,多种措施全方位提高归档邮件的安全性。

EEA邮件归档审计系统设置了多种方式以保证归档邮件在登陆、使用、传输和存储过程中得到有效保护。每封归档邮件都会被加密,通过操作权限控制、设备钥匙、密码控制、系统日志监督、数据更新严格凭证等进行访问。

    归档系统同时设置了敏感词语监控,能够实时监控每一封归档邮件,并及时向管理员发出通知。这些加密和监督的重重关卡保证了归档邮件的保密性、不可篡改性和可控性。

第二,先进技术提高归档邮件的使用效率。

个人使用层面,EEA邮件归档审计系统内置强大的搜索引擎,以“次秒级”搜索保障政府部门的电子邮件查询速度;支持“分布式”搜索,单个用户可查找多个归档服务器中的邮件;灵活的登陆接入方式,方便用户使用插件、网络等多种方法进入系统;人性化设置,不改变用户使用习惯。

管理维护层面,EEA对邮件进行归档,用户不再需要花大量时间维护邮箱,等于配额无限制;EEA使用单实例存储技术和无损压缩技术,使归档邮件所占空间缩小为原有的30%;归档服务作为次级存储设备对一级存储设备邮件服务器进行削减和维护,从而减少了管理员的维护工作,也降低了存储成本。无论是从时间上还是从金钱上,EEA邮件归档审计系统都能够帮助政府行业“减负”。

第三,多项审计功能助力政府邮件审计。日益受到政府重视的审计主要包括针对内容和行为两方面。针对内容的审计通常包括邮件信息是否合规,是否涉密;针对行为的审计主要是指对授权人员的操作行为和系统进程的审计。

在邮件审计方面,EEA开邮件归档领域之先河。审计模块与EEA的高效搜索引擎相互配合,可以实现精确查询、二次搜索以快速缩小审计范围。既支持自动审计,又支持协同审计。对目标信息可执行分类、锁定、打标等操作,继而跟踪分析,输出报告,完成全部审计流程。

此外,为方便政府办公,EEA也提供了统计报表、日程同步、数据迁移等多个功能模块,全面支持政府行业政务电子化转型。

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