东阿阿胶用BPM平台实现信息化提升

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访客:36799  发表于:2013-12-19 17:18:40

东阿阿胶用BPM平台实现信息化提升

2008年并入华润医药集团后,山东东阿阿胶股份有限公司(简称东阿阿胶)的信息系统几乎都按照集团的要求改用Oracle的产品,唯独BPM(业务流程管理)平台没有改变。这是为什么呢?

满足流程化管理需求

东阿阿胶是国内最大的阿胶及系列产品生产企业和国家非物质文化遗产东阿阿胶制作技艺的代表性传承人企业。东阿阿胶成立于1952年,1996年在深交所上市。东阿阿胶的产品和发展模式在不断创新和变迁,其对信息系统的要求也不断提升。

事实上,东阿阿胶的信息化建设起步比较早。据东阿阿胶CIO沈渴望介绍,他们在1986年就已经开始用电脑办公,在2000年成功实施了ERP。东阿阿胶的ERP还被评为当年的全国十佳信息化示范工程。“当时获奖的有联想、海尔等企业,东阿阿胶排名第六。”谈及东阿阿胶的信息系统建设,沈渴望非常自豪。ERP的部署开启了东阿阿胶的信息化建设征程。后来,东阿阿胶陆续部署了OA、DRP(分销资源计划)、DP(数字化产品销售)、GPS、产品溯源、协同办公等系统。

东阿阿胶部署这么多系统,是为了满足企业发展的基本需求。据了解,东阿阿胶OTC销售部设置了33个办事处,形成了华东大区、华南大区、华北大区、西南大区、浙赣大区、山东大区共6个大的销售区域,辐射全国33个省、市、自治区,营销网络拥有75353个目标终端;其保健品销售网点遍布全国31个省份、直辖市;其医院事业部专门从事公司处方药产品的销售,维护1800余家终端医院。

如果没有信息系统的支持,东阿阿胶很难有效管理这些分布在各地的经销商、分销商和零售终端。沈渴望介绍,DRP主要用于管理经销商、分销商,DP用于管理终端零售商,GPS用于管理销售人员。对于销售人员的管理,很多企业都面临着这样一些问题:销售人员自称去拜访客户,但是总部无法核实其是否真的去拜访客户了;而当他拿着交通费和餐费发票来报销时,财务部门无法核实其真实性,只能如数报销。

对于销售人员的管理,东阿阿胶的管理层推崇“鱼缸理论”——要了解每个人在工作时间内的每时每刻都在干什么。东阿阿胶公司为分布在全国各地的几百个销售人员的手机安装了GPS,这样就可以随时查询销售人员拜访客户的情况。“这一做法强化了公司的管理,并节约了企业成本。”沈渴望说。

随着公司业务的不断发展,以及上市公司对管理的要求进一步提高,东阿阿胶对企业信息化建设提出了新的需求。2008年,东阿阿胶决定建设流程化的管理模式,需要IT作为支撑。沈渴望向记者介绍说:“我们要选择能支持公司实现流程化办公的软件,该软件还要整合原有以及未来的信息化系统,实现系统和数据的全面整合。”

不仅是运行平台

经过一年多的考察与对比选型,东阿阿胶在2009年选定了北京炎黄盈动科技发展有限责任公司(简称炎黄盈动)作为流程信息化系统供应商,并合作完成了东阿阿胶BPM信息平台。

谈及当时选择BPM平台的经历,沈渴望介绍说,他们调查了国内外很多公司的产品,发现这些系统都无法完全满足东阿阿胶的需求。“我们对系统的需求包括多方面因素,公司精细化管理需求要求系统能把分布在不同系统中的流程整合起来,这样公司领导在审批文件时可以直接在办公系统中看到流程,而不需要进入所有的信息系统,还要考虑到如何简化领导的审批操作流程。”沈渴望回忆说。

沈渴望非常认同炎黄盈动的BPM平台,称它“不仅是一个运行平台,还是一个开发平台”。他表示,国内很多厂商的系统基本上采用的是固定化的流程模式,只能构建简单的流程,稍微复杂的流程就难以实现。而炎黄盈动的BPM平台是个可以用来深度开发的平台。

通过半年的共同实施,东阿阿胶的IT团队学会了如何基于平台进行开发。后来他们开发了很多功能,并不断完善系统。“它相当于一个母鸡,而不是一个鸡蛋。”沈渴望用了一个生动的比喻。 

据沈渴望介绍,东阿阿胶通过BPM系统可以实现很多功能:可视化建模、模拟运行、监控跟踪、表单数据分析、IT数据集成、流程服务考核和流程绩效考核等。

代替OA系统

值得一提的是,东阿阿胶的BPM平台代替了原来的某知名国际厂商的OA软件产品。沈渴望认为,相比OA产品,BPM信息平台更适合东阿阿胶。

    “我们原来利用OA软件来开发新流程很麻烦,而现在用BPM平台就变得容易很多。”沈渴望解释说。

    如今,东阿阿胶的BPM信息平台给员工的办公带来了很大的好处。首先,它打通了包括电子订单、360度绩效考核和ERP等多个系统,优化了业务流程管理。例如,员工在系统中完成一个流程后,系统可以自动触发下一个相关的流程。比如说,员工因培训申请会议室后,系统会自动触发“撰写培训报告”流程。其次,它还是一个流程管理综合办公门户,员工只需登录BPM平台,便可实现对所有系统的操作,大大简化了操作,尤其是对于领导来说,审批流程一目了然。

BPM信息平台上的绩效考核功能让员工切身感受到了系统所带来的好处。东阿阿胶的考核制度非常严格,原来系统中没有绩效考核功能时,员工经常因为没有按时完成工作而被罚款,有的员工甚至一个月就被罚2000多元钱。现在,员工可通过BPM信息平台了解自己的任务完成时间。BPM信息平台为每一项重要任务的每一个时间点设置了考核点。如果员工的任务不能按时完成,系统就自动转到考核部门,没按时完成任务的员工会被罚款。“现在大家每天都在系统中查看自己的任务,及时把自己的工作处理完,因为工作没有完成而被罚的现象少多了。谁都不愿意被罚钱。” 沈渴望说。

在系统上线一年以后,东阿阿胶为员工安装了移动终端版本的BPM平台。这样,员工实现了移动办公,工作效率得到进一步提高。

记者手记

信息化无止境

随着信息化建设的不断推进,现在东阿阿胶离开信息系统就已经无法办公。“从采购到公司内部的进销存管理、财务管理管理,到渠道商、经销商、分销商和药店的数据采集、统计分析都在信息系统里。”沈渴望说。

东阿阿胶的员工已经养成了应用信息系统的习惯。不仅如此,他们还经常对信息系统提出新的需求。谈到这里,沈渴望很有感触地说:“我和信息化同行聊天的时候,发现他们都觉得挺轻松的。这可能是因为企业对信息化的要求不同。信息化就是我们公司的神经中枢,我们每天都有新的任务要完成。领导对我们的要求是:维护原来的系统不算你的成绩。总而言之,做信息化无止境。”

    沈渴望透露,他们下一步的工作目标是,对公司的数据进行整理并进行智能分析。以销售部门为例,他们目前正在帮助销售部门实现任务完成情况分析,以分析任务完成得最好的是哪个部门、哪个人;对业务贡献最大的经销商是哪家,费用和销量的比例等,从而制订更加合理的销售、营销计划和目标。



内容来源:中国计算机报

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