e-HR总结报告

标签:沟通

访客:37210  发表于:2013-03-20 11:51:04

E-HR项目总结报告

TOC o "1-3" h z u 一.         项目概述... PAGEREF _Toc345232868 h 2

二.         项目历程回顾... PAGEREF _Toc345232869 h 2

三.         系统实施情况... PAGEREF _Toc345232870 h 3

四.         项目费用情况... PAGEREF _Toc345232871 h 5

五.         项目收益... PAGEREF _Toc345232872 h 6

六.         项目经验总结... PAGEREF _Toc345232873 h 8

七.         二次开发一览表... PAGEREF _Toc345232874 h 9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

一.  项目概述

为了建立一个统一、稳定、准确的人力资源信息平台,实现员工人事信息管理、组织结构管理、考勤管理、工资核算有机集成和统一,提高业务效率,为企业提供实时且准确的信息,本次E-HR项目采用用友公司NC系统,分别从人力资源“选”、“用”、“育”、“留”四个方面选用了基础人事、招聘管理、培训管理、时间管理、绩效管理、薪酬管理、学习平台、自助平台八个模块。

本次项目实施以行政与人力资源部门为实施业务主体,运营管理部部对项目进行技术指导和计划跟进,用友公司负责该项目实施。为回顾过去、汲取经验、服务未来,特从项目历程回顾、系统实施情况、项目费用情况、收益分析、经验总结六个方面对EHR项目进行总结。

二.      项目历程回顾

E-HR项目包含HR系统和学习平台两大部分,截止到13312日项目共历时372天。

流程

前期调研

项目启动

业务调研

系统测试

系统实施

上线验收

工作项

外部调研

组织项目小组

管理访谈

业务需求测试

平台搭建

第一阶段上线(已完成)

内部调研

拟定人员职责

业务梳理

系统补丁升级

业务人员培训

第二阶段上线(已完成)

可研报告

拟定项目实施计划

需求报告

实施方案

数据录入

优化完善

可研评审

项目启动会

报告评审

二次开发确认

项目验收

方案评审

时间

12.3.5-12.4.28

12.4.25-12.5.4

12.5.4-12.6.8

12.6.11-12.8.10

12.8.11-12.11.25

12.11.25-至今

 

2.1.  前期调研: 前期调研主要完成了外部调研(各个企业HR系统使用情况)、内部调研(软件厂商进行产品演示)以及完成可研报告(包含内外部调研情况以及软件本身功能和预算情况)并进行评审。

2.2.  项目启动:项目启动期间完成了项目小组组建、人员职责制定、项目实施计划拟定以及召开项目启动会。

2.3.  业务调研:业务调研期间,完成了对人力资源各业务模块需求调研分析综合HR系统自身功能情况,编制了《需求调研报告》并进行评审。

2.4.  系统测试:为业务需求清晰化,特在系统实施之前加入测试环节,在测试环节中搭建测试平台,根据业务需求模拟现实操作过程,在模拟过程中发现有问题的地方进行相应的设置调整、补丁升级以及二次开发需求记录。最后根据实际测试情况编制《实施方案》并进行评审,在评审过程中确定具体各个模块实施方案以及二次开发内容。

2.5.  系统实施:在系统实施过程中完成了除薪资发放以外的模块搭建、数据录入和操作人员培训,同时也完成了HR系统和学习平台系统中的单点登录和数据同步。

三.      系统实施情况

3.1.  EHR项目一共分成三个阶段进行上线。

l  第一阶段完成基础人事、培训管理、招聘管理、时间管理、福利报销、学习平台、员工自助系统上线。

l  第二阶段完成绩效系统上线。

l  第三阶段完成薪酬系统中工资发放。

已完成

E-HR第一阶段

E-HR第二阶段

E-HR第三阶段

持续维护阶段

2013.9

2012.11.25

2013.3.12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


3.2.  E-HR项目实施情况

l  第一阶段和第二阶段主要完成9个子项目,具体完成情况和实现功能如下。

阶段

模块

开始日期

完成日期

实现功能

1

基础人事

2012.8.10

2012.8.31

1.实现员工基础信息登记、维护和统计分析。 

2.实现员工在公司内部人员变动并保留变动记录。

3.实现员工转正预警。                 

4.实现员工合同到期预警。  

5.实现人员信息的集合点(学历信息、职称信息、福利优惠信息、奖惩信息、履历信息等)            

6.根据需要形成各种基础信息报表(如人员花名册、工作信息一览表等)。

招聘管理

2012.9.1

2012.9.15

1.实现招聘计划管理-应聘人员-人才库-录入审批-人员报道流程管理。

2.形成各种招聘报表(人员信息统计表)。

培训管理

2012.9.1

2012.9.13

1.实现对培训资源的收集和管理(培训讲师、培训场地、培训机构、培训课程)。           

2.实现培训事先记录和事后评估。         

3.实现员工学时的统计。          

4.形成培训报表。

五险一金和福利报销

2012.9.16

2012.9.30

1.在系统中建立五险一金标准缴纳模版,通过和社保回盘数据进行对比,实现社保缴纳差异查询并更正数据,更正后传递到员工自助平台中。   2.在系统中建立福利报销模版,根据不同级别设立不同公式,并进行自动计算每个人每月福利数据,计算后自动传递到每个员工自助平台。

时间管理

2012.10.8

2012.10.16

1.实现标准考勤档案建立以及考勤数据处理模版2.形成考勤月报表并发送到员工自助平台中。

自助平台

2012.10.18

2012.11.10

1.通过员工自助平台可以查询员工基础人事信息(个人档案、岗位信息、员工履历、任职信息)、培训记录、考勤休假、薪资信息等。

 

绩效管理

2012.11.20

2012.12.25

通过绩效管理系统完成公司月度工作考核以及统计。

2

学习平台

2012.6.5

2012.6.30

1.通过学习平台实现公司培训体系建立,实现员工在线学习、考试等需求。

l  第一阶段和第二阶段实现了以上9个子项目相关人员培训、上线和使用。

l  因薪酬管理关键岗位人员之一林琳休假,且薪酬体系将由税后工资调整成税前工资,调整周期较长,所以薪酬模块中工资部分预计春节后上线。

四.      项目费用情况

4.1.项目费用构成:EHR项目的费用主要由硬件设备、软件产品、软件实施三部分组成。在EHR项目中,因为硬件资源在之前公司信息中心建设时候就已经购买,因此,本次E-HR项目设计到费用只包含产品费用50万和实施费用36万,总费用86万。

4.2.项目费用支付:产品费用在签订合同时一次性支付,项目实施费用分为四次支付,具体支付详情详见下图。

4.3.项目费用支付情况:目前产品购买费用已经支付,实施费用支付85%,还余剩下第四次付款未支付。

五.      项目收益

5.1. EHR项目的收益通过下表来说明。

项目

实施前

实施后

人事基础管理

1.基础信息不直观:人员信息记录在excel表里,不便于查询。

2.信息维护量大和数据更新不及时:集团人事专员一个人维护全地产人员信息,没有便利的信息交互平台造成数据不能实时更新。

3.没有统一的人事基础报表:因没有相应基础信息报表,每月人事专员做报表统计时需要花费2个小时左右时间进行数据统计和报表制作。

4.合同管理和预警:员工合同信息均存放于excel表里,不便于查询员工合同签订次数和合同到期续签以及员工转正预警。

1.统一人员信息管理平台:通过HR系统可以很直观看到全集团基础人事信息。

2.灵活便捷人员信息维护:员工可以随时查看和更新自己相关信息。

3.提供各个维度基础信息表:系统根据业务需要生成相应基础信息表,便于业务人员进行统计分析和汇总,目前人事专员制作人事报表预计时间在1个小时左右。

五险一金

1.错缴和漏缴:因人员进入公司时五险一金情况比较复杂以及国家社保政策经常掉在情况下,造成社保专员在办理五险一金时不可避免发生一些漏缴和错缴的情况。2.查询不便捷:员工查询自己社保信息时没有统一查询平台。

1.避免出错:在HR系统中生成员工五险一金标缴纳准后与社保实际回盘数据进行对比,可以发现那些员工在本月应缴中没有缴纳或者缴纳出错,从而避免出现错缴和漏缴。

2.便捷查询平台:员工通过自助平台查询自己每月社保信息。

招聘管理

1.招聘台账:系统实施之前都是通过excel台账形式来记录应聘人员信息,对于招聘计划、和人才库均无统一的规范。

1.招聘过程管理:通过招聘系统可以根据招聘过程清晰看到相应的招聘计划、应聘人员、人才库、入职人员相关信息,并且可以通过相应基础报表随时提取相关数据

培训管理

1.学习和考试:在学习平台上线前公司基于各种考试都是通过纸质方式进行,这样增加培训人员工作量而且收取试卷和阅卷都需耗费大量时间。

2.培训资源和培训过程:上系统前各种培训过程和资源都是通过excel表格进行记录不便于公司员工查询。

1.在线学习平台:通过学习平台实现公司员工自主学习,并且可以通过在线考试机制检测员工学习情况。

2.培训资源管理和培训过程台账管理:通过培训系统实现内外部讲师、培训机构以及培训过程记录管理,并且各个培训人员可以通过自助平台查询自己培训记录和成绩,以及培训管理人员可以通过报表形式随时进行统计分析。

时间管理

1.休假管理:上系统之前休假基于excel台账形式进行管理,如果员工不清楚自己休假情况只能通过电话询问方式来了解自己休假情况。

1.休假管理:系统上线后人事专员将员工休假信息录入系统,员工可以通过自助平台方式及时了解自己相关休假和考勤信息。

自助平台

 

1.HR的基础工作显性化,增强了基础人事工作的透明度,员工很好的了解了个人的各版块的基础信息,减少了因口头沟通不及时造成的信息传达不及时。

绩效管理

用纸质方式较为落后,且异地项目还要安排每月评价计划完后将表格传到公司,绩效福利经理需要根据大家的评价结果,计算评价系数。

直接在流程上走,实现了绩效考核的办公无纸化,同时满足项目拓展后异地项目绩效评价和公司管理的衔接。大大节约了薪酬福利经理计算系数的时间,并且系数和薪酬直接相关,也减少了薪酬核算的时间

5.2.总的来说HR项目给公司带来的收益总结为以下几个方面

l  信息公开化:员工可以通过自助平台查询自己相关人事信息、培训信息、绩效信息、工资薪金,从而不用在打电话咨询人力资源部门,也减少了人力资源部门工作量。

l  工作效率化:HR系统提供各个业务模块相关报表,如果公司领导或者业务人员需要相关信息,直接从系统即可导出基础表,加以调整即可使用。

l  操作便利化:现在要查询人力资源相关信息进入系统后直接点击相应模块即可查询,不用像以前同时需要维护几张excel表格才能查询到数据。

l  差错控制:使用HR系统后在五险一金方面不会在出现错缴和漏缴情况。

l  工作更规范:之前HR的大量基础工作都是使用OFFICE软件,录入、更新、保存等都没有较稳定的规范,容易造成信息不全,更新保存不及时等问题,同时存在因电脑问题、工作人员操作失误等问题造成数据丢失的风险,而启用系统恰恰能在这些方面得到较好的改善。

六.    项目经验总结

EHR项目的实施,给项目团队带来了多方面的宝贵经验。对于这些经验的总结,将给公司未来信息系统项目实施乃至信息化建设提供有价值的借鉴。

6.1.项目中遇到的问题

l  人员精力分散:E-HR项目团队采用的矩阵式架构,项目中人员一边要负责部门日常工作,同时也要负责项目工作,而且整个项目缺乏激励和惩罚机制,导致人员精力会往日常部门工作倾斜,致使项目推进节点和预期有一定延迟。

l  业务人员需求不明确:尽管E-HR项目从一开始就进行需求调研,但是在实施过程中还是发现业务人员对自己需求不能很形象描述,很多时候提出的想法都比较“不切实际”。

l  业务需求不固定:因业务人员都属于非专业人员,对系统的功能的理解和运用较专业人员缓慢很多,随着逐步对系统的使用,又提出一些新的需求(此需求即是前期对HR系统理解不够、运用不熟练造成的)。

l  实施范围较大:本次E-HR项目一共上线两大系统,8个模块系统复杂性增强、工作量增大,导致整个项目实施周期时间太长。

6.2.问题改进建议

l  业务需求固化:在项目内部调研时候尽可能让各个业务口负责人了解信息系统,在了解信息系统基础上在提出需求,而且信息人员在业务部门提出需求时候尽可能“翻译”他们的需求,让他们能很清晰知道什么需求能实现,什么需求不能实现。

l  项目考核:在项目组成立时候拟定相应项目章程,让整个项目组人员参与考核,使全体人员都能全心全意参与项目中来,避免项目出现延期情况。

l  项目分阶段实施:在拟定项目计划时,采用分期上线模式,对每个模块全面推行完毕,并正常上线后再推下一个模块。

七.    二次开发一览表

序号

系统

开发内容

是否开发完成

1

HR

登录账号采用邮箱前缀登录

已完成

HR自助平台与学习平台单点登录

已完成

绩效考核在打分环节自动引入上一轮打分成绩

已完成

2

学习平台

学员考试完成后自己能看到自己考试成绩和内容

已完成

考试完成后系统管理员看到所有人考试成绩和内容

已完成

学习平台支持PDF格式文档,并且能控制下载

已完成

学习平台同步HR系统人员账号、密码以及相关人员信息

已完成

评论(6)

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    1. 朱暑冰 这些需求很“疼”吗?疼到HR VP身上了吗?

      回复[0] 2013/03/21 09:45

    1. 姜稳 感谢分享。第七个表没太看懂。

      回复[0] 2013/03/20 16:13

    1. 张卡尔 功能方面来说,还是比较初级阶段。似乎只是以记录和报表为主。

      回复[0] 2013/03/20 12:33

    1. 张卡尔 这个项目要给用友多少费用呢?如果方便透露的话?

      回复[2] 2013/03/20 12:27

    1. 张嘉奕 感谢杨总分享,话题已推送至e行网“热点精华”页面

      回复[0] 2013/03/20 12:19

    1. 杨波 发上来效果不好啊

      回复[2] 2013/03/20 11:54

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