信息技术在流程管理中的角色

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访客:26252  发表于:2013-03-13 09:13:14

对于信息技术与业务流程管理关系的问题,专家认为是运用信息技术和人力资源管理手段,大幅度改善业务流程绩效的革命性方法。也一再强调,企业在引入信息技术之前,首先应保证流程正确无误,这是发挥信息技术效用的有效途径。反过来,在企业中创造性地利用信息技术,可以使企业降低成本,提高信息、决策处理的速度和准确性,保持企业在激烈的市场竞争中立于不败之地,也可以减少中间层管理人员和员工数、减少组织层次,为企业流程的变化提供有力的支持。

信息技术是由计算机技术、通讯技术和绘图技术组成,对IT用户及其工作方式和工作环境产生了巨大影响。信息技术具有的功能有很多,如:数据处理、收集、材料存储、信息传递速度提高等。实际上,它在现今日常商业操作中也起着非常重要的作用。只有充分认识了信息技术的巨大发展潜力,才能够意识到它所有可能实现的作用。前些年,人们只是把信息化看作是公司进行全面战略决策的辅助工具,例如,只是对组织化、结构化的部门实行自动化,但随着信息技术的发展创新,出现了许多信息化实施的成功案例后,人们对信息技术/信息化的看法发生了变化。信息技术在业务流程方面所起的显著作用是:创造新需求,引起新产品开发和控制新程序等。随着信息化在组织中的全面实施,它给组织带来的变化也将会在更大的范围内如产品、市场、社会里带来变化。

逻辑角度:回答Why/What/How

在研究和重新设计一个流程的过程中,我们发现在What和How之间的关系是呈螺旋式循环发展的。随着循序渐进地、更深层次地理解流程的过程中,在每个What和How之间的循环中,提出的问题变得越来越细致、微小。分析循环与循环之间的区别能够在逻辑上更好地理解业务流程。

在任何情况下,如果一个流程都有它存在的理由时,Why就出现了。例如,一家企业有它的企业目标;一个部门,有它存在的目的;一个特殊任务,也一定要有实现这一任务的理由等,每项资源的使用都是为了满足某个需求,每个实现手段、方式的使用都是为了达到某个目的。例如,使用计算机创造了需求,为了满足这个需求,就引起了某个产品的创新,而且信息技术的使用还能引起时间削减、反应速度加快、一项企业策略制定、流程重组以及在重组过程中新目标的设定等需求。

通过绘制Why、What、How三者之间循环关系图,可以确定Why元素这个概念。一个问题(Why)促进了需求什么(What)的决定,一个需求什么的问题又引起了怎样做(How)来实现需求,接着,这个怎样做的决定又引起更进一步的为什么(Why)的产生,如此循环往复,这三个元素就这样紧密地相互联系起来了。

实物角度:功能/操作/程序

What可以被看作是操作内容,是为了完成某个目标。当设计好了这些操作内容,怎样做来实现某个目标的问题就被提出来了,因此,解决这个问题的答案也随后产生了。实际上,怎样做就是如何成功地实施一个接一个的操作步骤,这些操作步骤又形成了为实现某个目标所要经历的一般程序。当然,可能还有其它程序可供选择,这就需要利用是否有效这一标准来衡量使用哪个程序更好了。

一个企业或者一个企业的某个部门都有它存在的目的,都是为了实现某个功能,而实现这功能就要执行某些操作。一个组织的功能可能是由它的目标决定的或者是由于它所存在的环境发生了变化从而产生了一些需求决定的,这些环境变化可能是外部强加给组织的,也可能是组织内部因管理决策的需要产生的。信息技术在企业中的使用,产生了企业新需求以及满足企业己存在的需求的新功能。

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