又到一年计划时-如何做计划?

标签:计划做计划大卫张33

访客:30469  发表于:2013-02-17 11:35:30

引子

一年之计在于春,又到一年计划时。或许你的计划早已成竹在胸,或许你还在为计划头疼。无论如何,什么样的计划是一个好计划?如何做计划?都是值得讨论的话题。说实话,我也在为计划头疼,借这篇文章,帮助自己梳理做计划的思路,也希望帮到更多的人。

虽然本文也可用于个人计划,但更适用于团队计划的制订。

 

正文

计划不是万能的,但没有计划是万万不能的

计划的重要性无需多讲。从小到大我们每个人都做过无数次计划,极其熟练。可能我们都认为自己是计划专家,我也这么认为。然而,当我耗时5个月也没能完成一个半年度计划的时候,当这半年时间就在做计划中过去的时候,我的信心坍塌了。在重新思考并不断在实践后,有了下述总结。

好的计划要简洁,通常可以描述成“一句话三件事”。例如,某人2013的主要目标是一句话,拥有平衡健康成长的生活,需要做三件事:读书、锻炼和快乐工作。另一个例子,某人2013的主要目标是持续有效交付,需要做三件事:建团队、拿结果和能力提升。简洁的计划说明目的清晰,执行方便,而冗长的计划包含了诸多细节,却缺乏目标性和可操作性。与此同时,一句话三件事还是一个很好的分解模式,可以不断向下细分,直至整个计划形成。例如,建团队又可细分为团队氛围、团队建设和领导力,团队氛围还可继续细分为三件更具体的事。

好的计划需要包含目标、最终衡量(结果)、做法、日常评估、风险及应对措施。目标是对方向性和整体性的描述,缺乏目标的计划缺乏整体感,而且因为只有很具体的做法,当外界变法发生时难以应变。最终衡量就是通常所说的结果,结果必须能被衡量。做法是指达成目标的手段,没有手段的计划只是空谈。日常评估包含做法评估、结果评估、目标评估和调整手段,是在日常对目标、结果和做法进行跟踪和评估,并根据评估结果和外部变化采取应对措施。风险及应对措施是对风险的预估,和在风险出现时的应对措施。

好的计划会避免如下常见问题:1)不够简洁,不能描述成一句话三件事,不易沟通;2)只有三件事,没有一句话,缺少目标;3)最终衡量无法衡量,不能衡量的结果没有意义;4)过于强调将衡量数字化,成本太高;5)做法缺乏可操作性;6)做法缺乏持续性;7)缺少日常评估手段;8)日常评估手段只能对做法进行评估,却不能对结果、目标进行评估;9)日常评估手段只能对做法、结果进行评估,却不能对目标进行评估;10)没有或不恰当的风险及应对措施。

 

计划的关键在于做计划

In preparing for battle I have always found that plans are useless but planning is indispensable. 在准备作战时,计划往往是最不中用的,但做计划是绝对不可缺少的。——艾森豪威尔(美国总统,诺曼底登陆的总司令)

好的计划很难见到,其根本原因是因为我们没有很好地做计划。当你是一个团队负责人的时候,这一点尤其重要。

计划是自己的,但做计划却不能只考虑自己。当我们只考虑自己的时候,我们往往只能发现那些我们能做的,而不是我们真正需要做的。什么是需要做的?需要来自于自身之外。可以尝试干系人分析方法,并回答如下问题:“谁是我们的客户?”“客户需要我们做什么?”“怎么做才能让客户满意?”“如果不能让所有的客户满意,优先让哪位客户满意?”“能否找到一种让绝大多数客户满意的方式?”“客户是短期满意重要还是长期满意重要?”“我们有哪些方式可以影响到客户?”“我们如何得到客户的反馈?”“我们如何衡量客户满意的程度?”。有人一考虑客户就会迷失自我,考虑客户很好,但也不能不考虑自己。“我们擅长什么?” “能够为客户创造什么价值?”“希望在客户心目中建立什么样的形象?”“是什么造成了客户印象和我们期望之间的差异?” “不擅长的部分是自己克服还是引入外部支持?”“我们需要什么改变?”“这种改变和我们的方向有无偏差?”“这种改变本身会给客户带来什么影响?”如果在做计划时就充分考虑了客户需求和自身特点,并对外部资源利用有所考虑,一定会对计划有所帮助。

计划要解决过去的问题,但更重要的是走向未来。改正错误的习惯是我们从小开始就养成的。而且现实中,大多数组织对错误零容忍的态度给团队负责人带来了巨大的压力,让他们的关注点放在了解决问题上。与此同时,缺乏目标是现代组织的常见病,所以做团队计划的这些人没有长期目标也是再正常不过了。在这种情况下,解决过去的问题当然为成为主流。甚至会出现为了讨好上司,上司关注什么就做什么的情况。但是,解决问题往往是头痛医头脚痛医脚,难以解决真正的问题,根本无法带来本质意义上的提升。看病只能治病却无法健身,就是这个道理了。可以尝试关注未来,设定长期目标,并回答如下问题:“试着想象一年后我们是什么样的,有什么特点?”“与未来比,我们的差距在哪里?”“我们需要什么样的改变?”“如何庆祝我们奔向未来取得的成就?”。一个让人值得深思的事实是,当我们真正奔向长期目标时,很多短期问题居然会不药而愈。

做计划的一个重点是日常评估,这也是计划中最大的难点。日常评估包含做法评估、结果评估、目标评估和调整手段,通过对日常评估的思考可以促使我们做出更好的计划。可以尝试回答如下问题:“如何在日常知道做法是否按计划进行?”“如何在日常知道离结果有多远?” “如何在日常对目标进行评估?”“这些评估方式需要付出什么代价?需要由谁完成?多长时间频度?选择什么评估方式更合理?”“如果通过日常评估发现了问题,怎么处理?” “如果通过日常评估发现了问题,怎么处理?”“如何知道处理措施是否生效?”

如果计划是团队计划,那么做计划也是团队的事,否则计划沟通、计划执行都会出现问题。计划沟通的问题是团队不知道计划从何而来。有不少人认为做计划是是自己的事,团队只需要执行就好了。除了这种看法外,原因还可能是他的计划来自直觉,因此他自己也无法描述。但是,计划中只包含了做什么和怎么做,却没包含为什么做。计划沟通是主管和团队一起了解为什么做,并共同发掘更好解决方案的机会;它还是很好的团队建设机会,可以让团队有共同作战的感觉。在缺乏计划沟通的情况下,计划执行肯定会出问题。这种计划依然还是主管的,团队只能被动执行,既无主动性也难有责任心,遇到任何变化团队都无法应变也不愿应变。久而久之,一只推卸责任隐藏问题被动抱怨的团队就会出现。尝试结合上面两点进行团队共创,和团队一起制订计划。这种方式看似效率不高,但这实际是把做计划和计划沟通二合一一次完成,综合效率其实更高。

做计划时一定要包含我和团队的关系,虽然未必放到计划中。很多人在做计划时都考虑如何做出完美的计划,完美的解决所有问题,完美的走向未来。但是,没有考虑到自己与团队的关系,也没有计划如何改善自己与团队的关系。结果团队与他的信任关系薄弱,视他为监工,计划沟通不畅,计划执行过程中团队出现抵触,最后的结果不够理想,他很受伤。可以尝试与团队共创计划,改变自己与团队的协作关系,并将自己与团队的关系纳入到日常评估中。

 

简要总结

好的计划要简洁,通常可以描述成“一句话三件事”。

好的计划需要包含目标、最终衡量(结果)、做法、日常评估,日常评估包含做法评估、结果评估、目标评估和调整手段。

好的计划很难见到,其根本原因是因为我们没有很好地做计划。

计划是自己的,但做计划却不能只考虑自己。

计划要解决过去的问题,但更重要的是走向未来。

做计划的一个重点是日常评估,这也是计划中最大的难点。

如果计划是团队计划,那么做计划也是团队的事,否则计划沟通、计划执行都会出现问题。

做计划时一定要包含我和团队的关系,虽然未必放到计划中。

 

吐槽环节

1SMART原则:说到计划,不能不提到SMART原则,但SMART原则被滥用了。没错我喜欢SMART原则,但我讨厌什么都数字化。至少人脑无法数字化,关系很难数字化。

2)风险及应对措施:已知的风险应该是计划的一部分,未知的风险无法计划。可以尝试通过做计划发现更多的风险,但要防止为了找出更多风险过多投入。还可以尝试可以尽早暴露风险的工作方式,避免风险堆积。

3)优先级:简洁就是优先级。

4)关键路径:别太早进入关键路径,也别太早考虑阶段评估方式,这代表着你认可了只有这一种方式能够解决问题。试着在做计划的时候去发现更好的方式吧。

 

后记

文中提到的干系人梳理、团队共创等实践将在下一篇《我的团队计划实践》中分享。

 

参考

1. SMART原则

 

评论(1)

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