关于OA的实施

标签:OA系统实施最佳实佳

访客:21321  发表于:2012-12-15 14:35:12

 

如何有效实施OA

办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,已有10多年的历史了。办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。

现代企业高效运营的障碍:

    1、公司运作缺乏计划性: 没有企业战略也没有生存战术

    2、内部沟通难: 难以及时了解工作进展情况, 在业务执行发生失误时,往往损失已经造成

    3、工作协调难: 业务执行缺少透明度, 需要多部门多人协作的工作尤其执行效率低下

    4、绩效考核难: 绩效数据人为性太多, 难以有效实施

    5、公司成长性差: 团队与员工的能力往往不能适应市场新的要求

    6、信息系统缺少整体性, 经营者难以及时获得有效信息

OA的作用:

1、无纸化办公节约成本

2、简化信息传递方式提高工作效率

3、规范企业流程,实现流程的固化

4、实现工作过程记录,可追溯防扯皮

5、资料档案的自动归总,规范档案管理

6、提供企业培训交流的平台
7、内网平台替代普通的企业内刊

8、远程网络登录,实现异地办公

OA有效实施之道

随着时间的发展,OA已发展成为支持企业各方面业务运营的重要系统,OA如此有用,但在企业实施的失败率却高达40%

失败原因如下:

1、  低估了流程化管理的复杂性,在初始阶段很多部门不适应电脑化管理手段;

2、  提不出具体的业务需求,系统运行一段时间,才发现不适合企业需求;

3、  贪大求全,妄想一步到位;

4、  得不到最高层领导的支持,遇到业务部门阻力后无法克服;

5、  选型时贪图便宜,没考虑长远发展要求,造成OA的扩充性、应用性差,无法随机应变。

多年来笔者在OA实施方面拥有多次成功实施经历,现在初步总结一下,谨供参考,并请同行多加指正!

OA成功实施的心法:

心法1:信息化系统实施是一把手工程,获得最高领导者的支持,试运行一个月后,不再允许纸质文件上报与审批

心法2:从最容易看到价值的业务流程着手,找准突破口

集团型企业不同的分支机构分布不同的区域,不同机构间,不同部门间都需要大量的文件传递,通过OA进行部门办文的审核、传递,简单易行,效果显著,短期可见;

业务文档传递多的部门间也是OA需求最迫切的用户,如售后服务系列的表单在门店、客服、物流、总部职能部门间是传递最普遍,以此为切入点,以最短的时间为业务部门提供了高效的信息传递手段,并业务数据得以积累;

传统的绩效考核打分,多采用EXCEL表格方式,而采用OA进行,可以实现数百人一二天内完成360度评分,并自动化进行成绩的汇总;

心法3:业务报表,进一步为领导服务,提高决策支持能力

       ERP的报表,看起来不直观,可通过OA建立接口,通过OA进行信息展现,基于普通电脑、平板电脑、智能手机可以随时随地查看企业经营情况,方便了领导对企业经营数据的迅速把握,从而及时决策。

基础的办文及核心的业务得到认可,特别是为领导提供更好的服务,OA的实施就能迅速获得认可。

尝到了甜头,各个部门的积极性也将会逐步高涨,任务化管理机制、知识档案管理、与ERP整合等等相应的业务应用也将逐步深入,OA成长为企业运营不可或缺的支撑平台。

      

评论(2)

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    1. 徐蕊 这个心法适合于所有企业吗?

      回复[1] 2012/12/17 09:14

    1. 邹波 e非常赞同,非常感谢!oa核心就是工作流,领导重视在外,还需要将业务与技术融合,是业务成为技术的灵魂,当前oa缺失集成概念,

      回复[0] 2012/12/15 23:10

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