信息系统如何成为管理助推器

访客:22455  发表于:2012-11-17 21:10:18

企业的信息系统离不开整体的信息化规划、详尽的需求调研等等重要的前期工作,以下将针对如何使业务信息系统能真正成为企业的管理工具的要素及方法展开一些讨论及分享。

 

信息系统优化企业制度流程

 

当企业准备上线一个业务信息系统前,对整个业务的范围及过程必须要有明确的制度及流程,关键性流程需要明确责权。

当然,这个过程不是非要企业独自完成,更多的时候可以借助业务系统供应商的咨询能力,结合企业自身的运营特性共同制定。没有明确的制度及流程,信息系统的落地只能是空话。需要强调的是,企业的制度流程不是一成不变的,也需要根据实际情况不断地优化及改良。实施信息系统正好是一个优化公司相应的制度及流程的良机。

 

信息系统体内、外双机制承载管理功能

 

信息系统至少承载着企业管理的两大主要功能:一是业务过程管控,尤其是关键业务管控;二是业务数据的沉淀,为企业运营决策做支撑。

制度、流程及信息系统落地,形成了业务过程管控的基础,但远达不到为运营决策提供支撑。很多企业常常会停留于此,困惑不已:公司制度流程已相当清晰,信息系统也已落地,但对过程管控以及运营支持的价值都非常有限。

 

1.信息系统管控的体内循环——关键业务审批

业务过程管控强调的是关键业务管控及审批,在不同企业或不同管理模式下,关键业务不尽相同。比如成本采招系统,有的企业特别关注供应商确定,有的企业特别关注合同签订,有的企业特别重视付款审批。又比如销售系统,有的企业特别关注底价审批,有的企业则尤为关注销售折扣审批。不管企业确定的关键业务是哪些、有多少,一旦企业确定了关键业务,将来所有此类关键业务审批必须要在信息系统执行。这样既方便了业务领导审批的便利性,也使得业务数据在同一个平台能及时录入发起,便于将来的数据汇总分析。

可以看出,关键业务审批是信息系统实现业务过程管控天生的体内机制。然而,是不是有了信息系统的关键业务审批就能给管理及运营提供支撑了呢?很多企业的实践已经给出了否定的答案。笔者就个人经验勾勒了一个信息系统外的PDCA循环,也许能给有以上困惑的朋友们一些启示。(见图1

2.信息系统管控的体外循环——运营管理支撑

信息系统落地后有几大关注点,一是数据录入的及时性;二是数据的准确性;三是用户的使用体验;四是对运营管理的支撑。

许多企业的信息系统在运营管理支持和数据准确性上走入了一个非良性循环:数据准确性不够导致不敢进行运营管理支撑展示;即使敢于展示,也由于数据不准确,导致领导质疑,进而对系统数据不重视;运营决策还是依靠各子公司或业务部门上报的手工数据。在这个非良性循环中,业务部门同往常一样还是要提供手工报表,另外还需要在业务过程中操作信息系统,信息系统俨然成为各业务部门的额外工作负担而被敌视。

所以,从根本上来讲,信息系统要想成为管理工具,一定要为管理层提供即时可靠的数据,同时取消手工统计报表,提升信息系统的重要性。数据的即时可靠需要数据录入及时、准确,但不要期望信息系统落地之初就能实现,尤其对于有较多子公司的集团公司。

用户在系统落地之初对系统还不够熟悉,而且改变工作行为习惯需要一个过程。集团层面尤其是集团业务部门对数据录入的及时性和准确性做定期的执行监督公布很有必要,同时对子公司及用户的再培训及指导更要及时跟进。这个阶段往往是强制执行及推动期,子公司需要严格按照集团的规范做到及时准确。此过程中需要多收集用户的反馈信息,尤其是用户体验方面的建议,为下一步优化使用做好准备。系统优化落地将进一步促进用户对系统的使用,进而成为用户的日常行为习惯。

经过一个阶段的即时准确的运营管理支撑展示,及时取消手工报表工作,管理上明确信息系统数据成为管理考核依据。至此,“执行监督-优化体验-系统改进-用户日常行为”成为一个不断促进信息系统使用深度及使用效果的外体循环,从而实现对管理及运营的有效支撑,使得信息系统真正成为企业的管理工具。

 

小结

 

如上图所示,信息系统成为管理工具的七步走不是线性过程,严格地说应该是七要素,分别为管理制度、流程责权、系统落地、执行监督、优化使用、日常行为、运营支撑,各要素间紧密联系,缺一不可。

评论(2)

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    1. 徐蕊 这是根,需要在上边长出树,生根发芽,枝叶茂盛,茁壮生长!

      回复[0] 2012/11/19 09:47

    1. 张嘉奕 感谢您的分享,文章已推送至e行网“热点精华”页面~

      回复[0] 2012/11/17 23:04

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